Anwendungsszenarien

SMART Migration: Anwendungsfälle für Partner und Kundennutzen

Machen Sie aus Herausforderungen bei der Analyse, Migration und Speicherung von Dateien Dienstleistungen für Ihre Kunden.

SMART Migration bietet Partnern eine Plattform, mit der sie Dienstleistungen für die Analyse, Migration, Reorganisation und Speicherauslagerung von Dateien erbringen können. Die Plattform unterstützt sowohl Microsoft-Umgebungen als auch die Migration nach Nextcloud Files und vereint Business Intelligence, datengestützte Dateiauswahl, Metadatenverarbeitung, Ausführung und Projektdokumentation.

Analysieren und planen

Nutzen Sie Analyse und BI, um die Inhalte des Kunden zu verstehen und gemeinsam festzulegen, was migriert, beibehalten, reorganisiert oder für eine Auslagerung in Betracht gezogen werden soll.

Konfigurieren und umsetzen

Setzen Sie Kundenanforderungen in Inhaltsauswahl, Metadatenzuordnung, Zielstrukturen und eine konfigurierte Ausführung um.

Dokumentieren und unterstützen

Nutzen Sie Berichte auf Dateiebene, um Ergebnisse zu prüfen, die Projektabnahme zu unterstützen und Dokumentation für die Übergabe und den anschließenden Support bereitzustellen.

Eine Plattform für vielfältige Partnerleistungen

Für Partner geht die Chance über das reine Verschieben von Dateien hinaus. Die Plattform kann eine Erstbewertung, ein Migrationsprojekt, eine Umstrukturierung von Inhalten oder einen fortlaufenden Auslagerungsservice unterstützen. Partner schaffen Mehrwert, indem sie die Anforderungen des Kunden interpretieren, die Lösung konfigurieren und die Umsetzung steuern.

Der Ansatz beginnt mit dem Verständnis der Inhalte. Analysieren Sie die Quellumgebung, vereinbaren Sie, was mit den Dateien geschehen soll, führen Sie die ausgewählten Aktionen aus und dokumentieren Sie die Ergebnisse.

Analyse und Bewertung vor einer Migrationsentscheidung

Schaffen Sie eine sachliche Grundlage für die nächste Entscheidung des Kunden

Kunden verfügen nicht immer über einen verlässlichen Überblick über ihre Inhalte in SharePoint, Teams, OneDrive und auf Dateifreigaben. Sie kennen möglicherweise ihren Speicherverbrauch, ohne zu wissen, welche Dateien, Versionen oder Speicherorte dafür verantwortlich sind.

So nutzen Partner die Plattform: Verwenden Sie die Analyse- und Power BI-Funktionen von SMART Migration, um Dateivolumen, Alter, Aktivität, Metadaten, Strukturen und Versionsverlauf zu bewerten. Entscheiden Sie gemeinsam mit dem Kunden, was migriert, beibehalten, reorganisiert oder für eine Auslagerung in Betracht gezogen werden soll.

Nutzen für Kunden und Partner: Der Kunde erhält eine sachliche Grundlage für die Planung. Der Partner kann die Analyse als eigenständige Bewertung anbieten oder sie nutzen, um ein Folgeprojekt zu definieren. Dies ist besonders relevant, wenn der Kunde den Umfang verstehen muss, bevor er sich für eine Migration entscheidet.

Migration von Microsoft-Dateien nach Nextcloud

Ermöglichen Sie einen kontrollierten Übergang zu Nextcloud Files

Für Kunden, die Dateiinhalte nach Nextcloud verlagern, können Partner SMART Migration nutzen, um aus SharePoint Online, Teams-Dateispeicherorten, OneDrive, SharePoint Server und Dateifreigaben zu migrieren.

So nutzen Partner die Plattform: Die native Nextcloud-App stellt die Verwaltungsoberfläche bereit. Ein separater SMART Migration Server unter Windows liest die Quellen, führt die Migrationsarbeiten aus und erzeugt Berichtsdaten. Partner konfigurieren die Verbindungen, helfen bei der Festlegung der Zielstruktur, verwalten Migrationsjobs und prüfen die Ergebnisse.

Die Analyse unterstützt eine selektive oder schrittweise Migration. Partner können einen Pilotumfang festlegen, das Ergebnis mit dem Kunden prüfen und mit weiteren Inhalten fortfahren. SharePoint-Spalten und Metadaten können je nach Zielkonfiguration mithilfe von Nextcloud-Tags oder MetaVox übertragen werden. Validieren Sie Metadatenzuordnungen und Versionsanforderungen während des Pilotprojekts.

Nutzen für Kunden und Partner: Der Kunde erhält einen kontrollierten Übergang auf Basis vereinbarter Inhalte und dokumentierter Ergebnisse. Partner können die Migration entsprechend ihrem eigenen Leistungsangebot mit Bereitstellung, Hosting, Konfiguration, Schulung und Support für Nextcloud kombinieren.

Voraussetzung für die Umsetzung: Berechtigungen der Quelle werden nicht migriert. Konfigurieren Sie die Zugriffsrechte separat in Nextcloud und überprüfen Sie den Zugriff auf das Ziel, bevor Sie die Migration abschließen.

Aufbau einer parallelen Nextcloud-Dateiumgebung

Unterstützen Sie Notfallplanung und künftige Umstellungen

Manche Kunden wünschen sich eine alternative Dateiumgebung, während sie Microsoft 365 weiterhin nutzen. SMART Migration unterstützt eine erste Kopie, gefolgt von inkrementellen Durchläufen, um ausgewählte Quellinhalte in Nextcloud aktuell zu halten.

So nutzen Partner die Plattform: Legen Sie den Inhaltsumfang fest, konfigurieren Sie wiederkehrende Jobs, prüfen Sie die Verarbeitungsergebnisse und helfen Sie dem Kunden zu testen, wie die parallele Umgebung bei einer Störung oder einer künftigen Umstellung genutzt würde.

Nutzen für Kunden und Partner: Der Kunde erhält eine zusätzliche Umgebung mit den ausgewählten Dateiinhalten sowie eine Dokumentation des Kopiervorgangs. Partner können Konfiguration, Test und Betrieb dieser Umgebung als Teil eines umfassenderen Kontinuitätsservices unterstützen.

Voraussetzungen für die Umsetzung: Dieser Anwendungsfall erfordert Zugriff auf das Ziel, Betriebsverfahren, Tests und einen vereinbarten Kontinuitätsplan. Die Plattform sollte weder als automatisches Failover noch als Garantie für die Einhaltung regulatorischer Vorgaben dargestellt werden.

Verlagerung von Dateifreigaben und Altsystemen nach SharePoint

Verbinden Sie Dokumente, Metadaten und Geschäftsregeln

Kunden müssen möglicherweise Dokumente aus Dateifreigaben, älteren Dokumentenmanagementsystemen oder Vorgangsbearbeitungssystemen nach SharePoint Server oder SharePoint Online verlagern.

So nutzen Partner die Plattform: Verbinden Sie Dateien mit externen Metadaten und verteilen Sie die Inhalte auf die erforderlichen Websites und Bibliotheken. Migration Automation bietet visuelle Bausteine für Dateioperationen, Datentransformation und wiederholte Verarbeitung. Wo projektspezifische Logik erforderlich ist, kann PowerShell eingebunden werden.

Dies ist hilfreich, wenn das Ziel Geschäftsinformationen widerspiegeln soll, statt die ursprüngliche Ordnerstruktur nachzubilden. So können beispielsweise Metadaten aus SQL Server bestimmen, wohin Dokumente gehören und welche Werte ihnen zugeordnet werden sollen.

Nutzen für Kunden und Partner: Der Kunde erhält eine Migration, die auf die angestrebte Informationsstruktur ausgerichtet ist. Der Partner bringt Kenntnisse des Quellsystems, Zuordnungen, Transformationsregeln, Workflow-Konfiguration und Validierung ein.

Projektplanung: Bewerten Sie Quellvolumen, Komplexität der Metadaten und Zielstrukturen, bevor Sie den Umsetzungsplan vereinbaren. Validieren Sie den konfigurierten Ansatz in einem repräsentativen Pilotprojekt und dimensionieren Sie das Projekt für die Umgebung des Kunden.

SharePoint-Konsolidierung, Reorganisation und Unternehmenstrennung

Setzen Sie organisatorische Veränderungen in Inhaltsentscheidungen um

Migrationsanforderungen entstehen auch innerhalb von Microsoft-Umgebungen. Kunden müssen möglicherweise SharePoint-Landschaften konsolidieren, Teams-Dateibereiche reorganisieren oder Inhalte im Rahmen einer Übernahme oder Abspaltung trennen.

So nutzen Partner die Plattform: Nutzen Sie die Analyse, um relevante Dateien und Metadaten zu ermitteln, vereinbaren Sie Auswahlregeln und konfigurieren Sie die Zielstruktur. Durch die selektive Migration kann sich das Projekt auf Inhalte konzentrieren, die zur jeweiligen Geschäftseinheit oder Gesellschaft gehören.

Nutzen für Kunden und Partner: Der Kunde erhält eine klarere Verbindung zwischen den Geschäftsanforderungen und den verlagerten Inhalten. Partner setzen diese Anforderungen in Auswahl- und Zuordnungsregeln um, klären Ausnahmen und dokumentieren das Ergebnis.

Voraussetzung für die Umsetzung: Kunde und Partner müssen die Entscheidungen zu Zuständigkeit und Umfang vereinbaren, die für die Migration maßgeblich sind.

Verringerung des SharePoint-Speichers durch Auslagerung

Verlagern Sie ausgewählte Inhalte in externen Speicher

SMART Migration unterstützt das Auslagern ausgewählter Dateiinhalte aus SharePoint in Blob-Speicher, einschließlich Wiederherstellung und inkrementeller Auslagerung. Zu den Zielen gehören Azure Blob Storage und AWS-Speicher. Prüfen Sie anhand der aktuellen Dokumentation zu SMART Offload die Anforderungen an das Ziel, die Konfiguration der Wiederherstellung und den Lizenzumfang.

So nutzen Partner die Plattform: Beginnen Sie mit der Analyse, um Speicherverbrauch, große Dateien und umfangreiche Versionsverläufe zu ermitteln. Vereinbaren Sie den Auslagerungsumfang, konfigurieren Sie Jobs und helfen Sie dem Kunden, Wiederherstellungsverfahren einzurichten. Die Auslagerung von Versionen kann Teil der gewählten Konfiguration sein.

Nutzen für Kunden und Partner: Der Kunde verringert den Speicherverbrauch in SharePoint. Partner können Bewertung, Implementierung und laufende Betriebsunterstützung anbieten.

Finanzielle Bewertung: Das Ergebnis hängt von den Speichervereinbarungen des Kunden, den Kosten des Ziels und den Zugriffsanforderungen ab. Einsparungen sollten für die jeweilige Umgebung berechnet und nicht als fester Prozentsatz zugesagt werden.

Projektdokumentation und Übergabe

Stellen Sie Nachweise bereit, die der Kunde behalten kann

In all diesen Szenarien können Partner BI-Berichte nutzen, um den Fortschritt zu überwachen, Probleme zu untersuchen und zu dokumentieren, welche Dateien verarbeitet wurden und wohin sie gelangt sind.

Die Projektdokumentation kann als Power BI-Bericht im .pbix-Format bereitgestellt werden, der nach dem Projekt unabhängig von SMART Migration nutzbar bleibt. Dies unterstützt Übergabe, Dateisuche, Audit-Tätigkeiten und Projektabnahme.

Nutzen für Kunden und Partner: Kunden erhalten Nachweise, die sie behalten und einsehen können. Partner erhalten ein konkretes Arbeitsergebnis, das Abnahmegespräche und den anschließenden Support unterstützt.

Berichte können zur Governance- und Compliance-Dokumentation beitragen. Die Compliance insgesamt hängt jedoch auch von den Zugriffskontrollen, Aufbewahrungsregelungen, Prozessen und dem Betrieb des Kunden ab.

Gliedern Sie Ihre Partnerleistung in vier Ergebnisse

Analysebewertung
Stellen Sie einen Überblick über die Quellinhalte und die Erkenntnisse bereit, auf die der Kunde seine Entscheidungen stützt.
Abgestimmter Inhalts- und Zielplan
Legen Sie die ausgewählten Inhalte, die Zielstruktur, die Metadatenanforderungen und die mit dem Kunden vereinbarten Maßnahmen fest.
Konfigurierte Durchführung
Konfigurieren Sie die Plattform, führen Sie die vereinbarten Jobs aus und prüfen Sie während der Umsetzung Ergebnisse und Ausnahmen.
Dokumentierte Ergebnisse
Stellen Sie Berichte bereit, die die Projektabnahme, die Übergabe und das spätere Auffinden von Dateien unterstützen.

SMART Migration stellt die Plattform bereit. Der Partner bringt die Expertise ein, die nötig ist, um deren Möglichkeiten in ein Ergebnis für den Kunden umzusetzen.

Siehe auch