Business Intelligence
Power BI: Wissen Sie genau, was Sie haben – jede gefundene Datei, was migriert wurde, wann und wo sie sich jetzt in Nextcloud befindet.
Ein Bericht für vorher, währenddessen und danach
Abschnitt betitelt „Ein Bericht für vorher, währenddessen und danach“Vor der Migration
Planen und budgetieren Sie die Arbeit auf Grundlage dessen, was tatsächlich vorhanden ist: wie viel, wie alt, wie tief verschachtelt und wie viel davon seit Jahren niemand mehr geöffnet hat – einschließlich der Inhalte, die gar nicht migriert werden müssen.
Während der Migration
Ein Fortschritt, den ein Lenkungsausschuss lesen kann, statt einer Konsole, die nur die Person versteht, die die Migration ausführt: welche Wellen abgeschlossen sind, welches Volumen migriert wurde und was vor der nächsten Welle entschieden werden muss.
Beim Projektabschluss
Das Übergabedokument: was migriert wurde, woher, wann und was bewusst zurückgelassen wurde – und Jahre später die Antwort auf die Frage, woher eine Datei stammt.
Für eine dauerhafte Kopie, die von einem wiederkehrenden Auftrag gepflegt wird, ist der Bericht zugleich der Nachweis, wann jeder geschützte Bestand zuletzt aktualisiert wurde. Siehe Digitale operationale Resilienz (DORA)
Was der Bericht zeigt
Abschnitt betitelt „Was der Bericht zeigt“- Planung: Websites und Dokumentbibliotheken, OneDrives und Dateifreigaben; Dateivolumen, Alter und Aktivität, Dateitypen, Versionsverlauf und Speicher.
- Metadaten: Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen, Inhaltstypen, Datumsangaben, Autoren – sowie jede Metadatenspalte jeder SharePoint-Bibliothek, an einem Ort gesammelt. Nach all dem kann gefiltert werden.
- Überwachung: Auftragsstatus, Migrationsfortschritt, der Status jeder Datei, Durchsatz, Fehler und Ausnahmen sowie die Korrekturmaßnahmen, die sie erfordern.
- Dokumentation: ein vollständiges Inventar der Dateien, ihre Quelle und ihr Ziel, das Migrationsergebnis, Metadaten- und Versionsinformationen, die erfolgreichen und die fehlgeschlagenen Migrationen sowie eine Dateisuche – wohin ist diese Datei gegangen?
Der Bericht berücksichtigt Versionen: Er zählt das gesamte Versionsvolumen von SharePoint-Dateien, nicht nur die aktuelle Dateigröße. Das macht ihn zu einer solideren Grundlage, um die Migration zu dimensionieren, ihre Dauer zu schätzen und den Speicher am Ziel zu planen.
Mehr erfahren: Ein Rundgang durch den SMART BI-Bericht
Jede Datei einmal, mit ihrem Status
Abschnitt betitelt „Jede Datei einmal, mit ihrem Status“Der Bericht ist nicht nur eine Ansicht dessen, was die Discovery gefunden hat: Er ist der Status jeder Datei. Eine von der Discovery gefundene Datei wird als Discovery Report aufgeführt; eine Testmigration setzt dieselbe Zeile auf Test Migration und eine Migration, die sie verschiebt, auf Migration, zusammen mit ihrem Ziel. Jede Datei steht genau einmal im Bericht – ob aus SharePoint, OneDrive oder Dateifreigaben –, sodass er zeigt, wie weit die Migration fortgeschritten ist, welche Dateien noch ausstehen und wo jede migrierte Datei gelandet ist. Eine migrierte Datei, die eine spätere Discovery als geändert erkennt, wird wieder auf Discovery Report gesetzt.
Die Zeile jeder Datei verweist auf den Lauf, der sie verarbeitet hat: Ein Klick auf ihren Job link öffnet die SMART Migration-App bei diesem Lauf.
Mehr erfahren: Jede Datei von der Discovery bis zur Migration verfolgen
Vom Bericht zum Auftrag
Abschnitt betitelt „Vom Bericht zum Auftrag“Im Bericht wird auch eine Auswahl von Dateien getroffen: Filtern Sie ihn auf die gewünschten Dateien und übergeben Sie diese dann an einen Auftrag.
| Weg | Wie die Dateien zum Auftrag gelangen | Aktuell gehalten |
|---|---|---|
| Dateiliste (CSV) | Aus dem Bericht in eine CSV-Datei in Nextcloud Files exportiert; der Auftrag migriert die Dateien auf der Liste | Nein: Die Liste wird beim Export festgelegt, höchstens 30.000 Dateien pro Export |
| Dynamische BI-Datenabfrage – in Entwicklung | Eine aus dem Bericht aufgezeichnete DAX-Abfrage oder eine SQL-WHERE-Klausel, die SMART Migration bei jedem Lauf auf die BI-Daten anwendet | Ja: Jeder Lauf übernimmt die Dateien, die zu diesem Zeitpunkt passen |
Eine inkrementelle Discovery hält die BI-Daten – und damit den Bericht und die Abfrage – jede Nacht mit den Dokumenten im Einklang: siehe Inkrementelle Läufe: nur die seit dem letzten Lauf geänderten Dateien
Mehr erfahren: Eine Liste von Dateien aus einer CSV-Datei migrieren · Dateien mit einer Power-BI- oder SQL-Abfrage auswählen
Der Laufverlauf bestimmt, was der Bericht enthält
Abschnitt betitelt „Der Laufverlauf bestimmt, was der Bericht enthält“Der Bericht enthält die Läufe, die im Laufverlauf stehen. Die Ergebnisse jedes Laufs werden in der Berichtsdatenbank gespeichert; wenn Sie eine Zeile im Laufverlauf löschen, werden die Daten dieses Laufs auch aus der Berichtsdatenbank entfernt, bevor die Zeile endgültig gelöscht wird. Eine Datei gehört zu dem Lauf, der sie zuletzt gemeldet hat. Ein späterer Lauf, der die Datei als geändert erkannt hat, hält sie daher im Bericht: Beim Löschen des früheren Laufs werden nur die Dateien entfernt, die kein späterer Lauf übernommen hat – siehe Laufverlauf. Jeder Lauf trägt die Gruppe seines Jobs, sodass der Bericht die Migration Welle für Welle darstellen kann. Titel, Beschreibung, Tags und Gruppe eines Laufs, die im Laufverlauf geändert werden, werden bei der nächsten Prüfung durch SMART Migration ebenfalls in die Berichtsdatenbank geschrieben.
Eine Änderung erscheint im Bericht erst, wenn SMART BI.pbix aktualisiert wird: Das gilt für Daten neuer Läufe ebenso wie für Daten, die durch gelöschte Zeilen entfernt wurden. Siehe SMART BI.pbix aktualisieren, hochladen und teilen
Den Datenbestand schlank und relevant halten
Abschnitt betitelt „Den Datenbestand schlank und relevant halten“Da der Laufverlauf die Datengrundlage des Berichts bildet, halten Sie den Bericht relevant, indem Sie den Laufverlauf relevant halten. Um etwas aus den Berichten zu entfernen, löschen Sie die Zeilen im Laufverlauf, die es enthalten:
- einen Testlauf für eine Bibliothek, mit der Sie nur getestet haben,
- eine Analyse einer Bibliothek, die sich als nicht relevant für das Projekt herausgestellt hat,
- einen älteren Lauf desselben Jobs, den ein neuerer ersetzt oder der nichts hinzufügt,
- doppelte Läufe – der Filter Duplikate auf der Registerkarte „Laufverlauf“ findet sie.
Das gilt nicht für einen inkrementellen Job, also einen Job, bei dem Inkrementell (nur seit dem letzten erfolgreichen Lauf geänderte Dateien) aktiviert ist: Jeder seiner Läufe enthält nur die Änderungen seit dem vorherigen Lauf, sodass kein neuerer Lauf einen älteren ersetzt. Behalten Sie alle diese Läufe. Siehe Inkrementelle Läufe: nur die seit dem letzten Lauf geänderten Dateien
Das Archivieren eines Laufs ist etwas anderes: Ein archivierter Lauf wird nur aus der täglichen Arbeit ausgeblendet, seine Daten bleiben im Bericht. Heften Sie die Läufe an, die erhalten bleiben müssen, etwa den Nachweis einer abgenommenen Welle, damit sie nicht versehentlich gelöscht werden.
Wichtig
Die Übersicht zeigt den Stand der BI-Daten: Solange SMART Migration noch gelöschte Läufe zu entfernen hat, färbt sich die Markierung an der Überschrift Power BI der Übersicht rot und gibt deren Anzahl an; eine gelbe Markierung daneben zeigt, wie viele geänderte Läufe noch zu aktualisieren sind. Sobald beides abgearbeitet ist, erscheint sie grün mit Aktuell – aktualisieren Sie dann den Bericht.
Siehe Laufverlauf
Die Berichtsdatenbank
Abschnitt betitelt „Die Berichtsdatenbank“Die Berichtsdatenbank ist PostgreSQL 18.3 oder neuer: kostenlos und Open Source, ohne Speicherbegrenzung und ohne Lizenzkosten bei beliebig vielen Kernen, und bei den Abfragen, die Power BI ausführt, etwa doppelt so schnell wie SQL Server. Das Installationsprogramm von SMART Migration richtet sie standardmäßig ein.
SMART Migration schreibt die BI-Daten in Echtzeit in die Datenbank, während jeder Analyse- und Migrationslauf läuft. Eine Aktualisierung von SMART BI.pbix läuft auf dem PC, auf dem der Bericht liegt, und übernimmt den Datenbestand, der in diesem Moment in der Datenbank vorhanden ist: Jeder, dessen PC eine Verbindung zur Datenbank hat, kann ihn aktualisieren – siehe SMART BI.pbix aktualisieren, hochladen und teilen
Microsoft SQL Server wird für den Bericht der App nicht unterstützt
Mit der Nextcloud-App und ihrem Power-BI-Bericht werden die Berichtsdaten ausschließlich in PostgreSQL gespeichert; Microsoft SQL Server, einschließlich Azure SQL, wird dafür nicht unterstützt. SQL Server kann die BI-Daten nur in eigenen Umgebungen ohne den Bericht der App aufnehmen. Siehe Wie SMART Migration installiert wird: das Repository und die BI-Datenbank
Die Datenbank kann auf dem SMART-Migration-Server selbst laufen, auf einem anderen Rechner, den der Server erreichen kann, oder als gehosteter Dienst. Bei mehreren zehn Millionen Dateien ist sie ein eigener, entsprechend dimensionierter Server – und dasselbe gilt für den Computer, der den Bericht aktualisiert: siehe Die Server für eine große Migration dimensionieren
Ihre Tabellen sind gewöhnliche, für das Reporting modellierte Tabellen, sodass jedes BI-Tool sie direkt lesen kann – darunter Tableau, Qlik, Looker oder Excel. Der mitgelieferte Bericht ist ein Startvorteil, keine Voraussetzung.
Power BI: ein kostenloses Programm und ein optionales kostenpflichtiges Portal
Abschnitt betitelt „Power BI: ein kostenloses Programm und ein optionales kostenpflichtiges Portal“SMART BI.pbix ist eine Power-BI-Datei und lässt sich in beiden Varianten von Power BI öffnen:
Power BI Desktop – kostenlos für alle
Ein Windows-Programm, das Microsoft kostenlos bereitstellt: Zum Öffnen und Aktualisieren des Berichts müssen Sie weder eine Lizenz kaufen noch ein Abonnement abschließen. Dafür ist der Bericht ausgelegt, und mehr benötigen die meisten Projekte nicht.
Der Power-BI-Dienst – optional, mit Lizenzgebühr
Das Onlineportal von Microsoft zum Veröffentlichen von Berichten innerhalb einer Organisation. Veröffentlichen Sie den Bericht dort aus Power BI Desktop nur, wenn er im Browser gelesen und nach Zeitplan aktualisiert werden soll – mit eigenen, kostenpflichtigen Power-BI-Lizenzen. SMART Migration benötigt ihn in keiner Weise.
Kostenlos für alle
Power BI Desktop ist kostenlos, für alle. Jeder kann es bei Microsoft herunterladen und SMART BI.pbix kostenlos öffnen – das Projektteam, Führungskräfte, Prüfer, die Verantwortlichen der einzelnen Bibliotheken, ein Partner oder ein Kunde. Der Bericht lässt sich daher als Datei teilen, per E-Mail oder in einem Teamordner, und von jedem Empfänger öffnen, ohne dass eine Lizenz gekauft werden muss.
Nur der Power-BI-Dienst – das Portal von Microsoft zum Veröffentlichen von Berichten innerhalb einer Organisation – ist lizenzpflichtig. Die Veröffentlichung dort ist optional.
Nextcloud verfügt über keinen Power-BI-Viewer. Daher wird der Bericht aus der Übersicht heruntergeladen und in Power BI Desktop geöffnet oder von Ihrer Organisation im Power-BI-Dienst veröffentlicht. Der Abschnitt Business Intelligence der Übersicht, der den Bericht erklärt, ist ausgeblendet, bis Sie ihn aufrufen: Architektur neben Power BI blendet ihn ein. Sie haben Power BI noch nie verwendet? „Power BI für Einsteiger“ erklärt es von Grund auf.
Mehr erfahren: Power BI für Einsteiger
Eine eigenständige Datei: die Dokumentation des Projekts
Abschnitt betitelt „Eine eigenständige Datei: die Dokumentation des Projekts“Eine Aktualisierung kopiert die Daten aus der Berichtsdatenbank in die Datei, und von da an trägt die Datei sie in sich: Sie lässt sich überall öffnen, ohne Datenbank, Server oder App – wie die Registerkarte „Erste Schritte“ zeigt. Jede Kopie behält die Daten des Zeitpunkts, zu dem sie aktualisiert wurde. Damit ist die gespeicherte Datei die Dokumentation des Projekts zu diesem Datum: Bewahren Sie bei jedem Meilenstein eine Kopie mit dem Aktualisierungsdatum im Namen auf; die letzte ist beim Projektabschluss das Übergabeprotokoll.
Mehr erfahren: SMART BI.pbix aktualisieren, hochladen und teilen
Von Ihnen anpassbar
Abschnitt betitelt „Von Ihnen anpassbar“Der Bericht ist offen: Entfernen Sie die Visuals, die Sie nicht benötigen, fügen Sie eigene Visuals, Seiten und Measures hinzu und geben Sie ihm Ihr eigenes Erscheinungsbild.
Mehr erfahren: Den SMART BI-Bericht an Ihre Bedürfnisse anpassen
Siehe auch