Funktionen

Dateimigration nach Nextcloud

Analysieren, auswählen, migrieren und dokumentieren

Quellen. Migrieren Sie Dateien aus SharePoint Online, in SharePoint gespeicherten Teams-Dateien, OneDrive, SharePoint Server und Dateifreigaben nach Nextcloud Files.
Zielzuordnung. Ordnen Sie Bibliotheken und Ordner Nextcloud-Team-Ordnern oder -Benutzerordnern zu, führen Sie Quellen zusammen und erstellen Sie Team-Ordner dynamisch. Erkennen Sie OneDrives automatisch und ordnen Sie sie Nextcloud-Benutzerordnern zu; die Zuordnungen werden vor der Ausführung geprüft.
Versionen und Metadaten. Bewahren Sie Dateiversionen, Zeitstempel, Benutzer und SharePoint-Eincheckkommentare. Übertragen Sie SharePoint-Spalten und Metadaten je nach Zielkonfiguration über Nextcloud-Tags oder MetaVox.
Metadatentransformation. Nutzen Sie direkte Zuordnung, Nachschlagevorgänge (Lookups), Verkettung, bedingte Logik und Datentypkonvertierung, um Quellmetadaten anzupassen.
Wiederkehrende Migration. Übertragen Sie neue und geänderte Quelldateien über wiederkehrende Aufträge, um einen schrittweisen Übergang zu unterstützen oder eine parallele Nextcloud-Dateiumgebung zu betreiben.
Optionale SharePoint-URL-Links. Ersetzen Sie nach der Migration die ursprünglichen SharePoint-Dateien durch kleine URL-Links auf ihre migrierten Kopien in Nextcloud und verringern Sie so den Speicherbedarf in SharePoint. Prüfen Sie vor der Umwandlung die migrierten Inhalte und den Zugriff am Ziel. Das Aufrufen eines Links gewährt keinen Zugriff.
Rückmigration. Zu den unterstützten Migrationspfaden gehört auch die Migration von Nextcloud nach SharePoint.

Anforderungen und Grenzen für Nextcloud

App und Server. Der Workflow mit der Nextcloud-App erfordert sowohl die native Nextcloud-App als auch den SMART Migration Server. Die App verwaltet Aufträge, Fortschritt und Ergebnisse. Die separate Windows-Anwendung liest Quellen, führt Migrationen aus und erstellt Berichte; sie muss installiert und mit der App verbunden sein.
Zugriffsrechte. Quellberechtigungen werden nicht migriert. Konfigurieren Sie Zugriffsrechte separat in Nextcloud und prüfen Sie Konten und Benutzerzuordnungen vor der Ausführung.
Dateiumfang. Abgedeckt sind Office-Dokumente, PDFs, Bilder, Videos, Textdateien und ZIP-Archive. OneNote erfordert eine gesonderte Bewertung. E-Mails, Kalender und Anwendungsworkflows liegen außerhalb des Umfangs der Nextcloud-Dateimigration.
Pilotvalidierung. Testen Sie repräsentative Dateien, Versionen und Metadaten und prüfen Sie den Zugriff am Ziel, bevor Sie den Umfang ausweiten.

BI-Analyse und Migrationsdokumentation

Power BI von der ersten Analyse bis zur Projektübergabe

Analyse. Analysieren Sie den Dateibestand nach Quelle, Dateityp, Speichervolumen, Alter, Metadaten und Versionshistorie, um den Migrationsumfang festzulegen.
Ausführung und Überprüfung. Untersuchen Sie Auftrags- und Dateiergebnisse, prüfen Sie Fehler und verfolgen Sie nach, was verschoben wurde, wohin es gelangt ist und ob der Vorgang erfolgreich war.
Dauerhafte Dokumentation. Bewahren Sie den .pbix-Bericht als Nachweis des Bestands und der Migrationsergebnisse auf. Nach Abschluss funktioniert er unabhängig von SMART Migration, ohne dass der Migrationsserver weiterlaufen muss.

SharePoint- und IDE-Operationen

Die folgenden Abschnitte beschreiben SharePoint-Datenoperationen und Plattformintegrationen. Verweise auf Listen, Spalten, Inhaltstypen, GUIDs verwalteter Metadaten und Microsoft 365-Aufbewahrungsbezeichnungen beziehen sich auf die Microsoft-Umgebung.

Elementdaten suchen und ersetzen

Elementdaten bereinigen und dabei Audit-Informationen erhalten

Suchen und ersetzen Sie Elementdaten – mit Optionen, um die Werte von Modified und ModifiedBy beizubehalten und das Erstellen neuer Versionen zu vermeiden.

Wählen Sie Elemente anhand von Kriterien aus: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Legen Sie den Ordnerbereich der Abfrage fest und schließen Sie optional Unterordner ein.
Aktualisieren Sie Elementspalten mit festen Werten oder nutzen Sie Berechnungen auf Basis aller Elementspalten, um dynamische Werte zu erzeugen.
Wenden Sie Aufbewahrungsbezeichnungen an und weisen Sie Werte für Nachschlagespalten und verwaltete Metadaten über den Namen zu. Die interne SharePoint-ID bzw. GUID wird automatisch aufgelöst.
Nutzen Sie Optionen, um die Werte von Modified und ModifiedBy beizubehalten und das Erstellen neuer Versionen zu vermeiden.

Elemente mit verwalteten Metadaten taggen

Begriffe über lesbare Bezeichnungen zuweisen

Weisen Sie Werte für verwaltete Metadaten über Bezeichnungen oder berechnete Begriffsbezeichnungen zu. SMART Migration löst die zugehörige interne SharePoint-GUID automatisch auf.

Weisen Sie Spalten mit verwalteten Metadaten über Bezeichnungen zu. Die interne SharePoint-GUID wird automatisch aufgelöst.
Nutzen Sie Berechnungen auf Basis aller Elementspalten, um die Begriffsbezeichnung dynamisch zu berechnen.
Nutzen Sie Audit-Optionen, um die Werte von Modified und ModifiedBy beizubehalten und das Erstellen neuer Versionen zu vermeiden.
Wählen Sie die zu taggenden Elemente anhand von Kriterien aus: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Legen Sie den Ordnerbereich der Abfrage fest und schließen Sie optional Unterordner ein.

Elemente anhand anderer Listen und Bibliotheken erstellen oder aktualisieren

Elementdaten zuordnen, berechnen und synchronisieren

Erstellen oder aktualisieren Sie Elemente mit Quelldaten aus anderen SharePoint-Listen und -Bibliotheken – mit direkter Spaltenzuordnung, berechneten Werten und inkrementeller Auswahl.

Wählen Sie Quellelemente anhand von Kriterien aus: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Nutzen Sie die inkrementelle Auswahl auf Basis von Modified, Created oder benutzerdefinierten Schlüsseln in jeder Liste.
Legen Sie den Ordnerbereich fest und schließen Sie optional Unterordner ein.
Ordnen Sie Spalten eins zu eins zu oder nutzen Sie Berechnungen auf Basis aller Spalten des Quellelements, um dynamische Werte zu erzeugen.
Weisen Sie Werte für Nachschlagespalten und verwaltete Metadaten über Bezeichnungen zu; sie werden automatisch aufgelöst.
Nutzen Sie Optionen, um die Werte von Modified und ModifiedBy beizubehalten und das Erstellen neuer Versionen zu vermeiden.

Listen- und Bibliothekselemente löschen oder in den Papierkorb verschieben

Elemente zum Löschen oder Verschieben in den Papierkorb auswählen

Wählen Sie Elemente anhand von Kriterien, des Ordnerbereichs oder von Eingaben aus einer anderen Liste oder einer externen Datenquelle aus.

Wählen Sie Quellelemente anhand von Kriterien aus: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Legen Sie den Ordnerbereich fest und schließen Sie optional Unterordner ein.
Nutzen Sie die Eingabeauswahl aus einer anderen Liste oder einer externen Datenquelle, um die zu löschenden oder in den Papierkorb zu verschiebenden Elemente zu ermitteln.

Externe Daten mit Listen- und Bibliothekselementen integrieren

SharePoint-Daten mit externen Quellen verbinden

Nutzen Sie die bidirektionale Integration mit SQL Server, CSV, Access, ODBC und Excel.

Nutzen Sie die bidirektionale Integration mit SQL Server, CSV, Access, ODBC und Excel.
Wählen Sie Quelldaten anhand von Kriterien aus: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Verwenden Sie bei Bedarf parametrisiertes Roh-SQL.

Inhaltstyp von Elementen ändern

Inhaltstypen über Bezeichnung oder Berechnung zuweisen

Legen Sie den Inhaltstyp eines Elements über seine Bezeichnung fest oder berechnen Sie die Bezeichnung bzw. GUID dynamisch aus Spaltenwerten.

Legen Sie den Inhaltstyp über eine Bezeichnung fest, z. B. SpecialReport.
Nutzen Sie Berechnungen auf Basis aller Spalten, um die Bezeichnung bzw. GUID dynamisch zu berechnen.
Wählen Sie Elemente anhand von Kriterien aus: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Nutzen Sie Optionen, um die Werte von Modified und ModifiedBy beizubehalten und das Erstellen neuer Versionen zu vermeiden.

Leere Elementwerte nach dem Hinzufügen neuer Spalten aktualisieren

Fehlende Werte mit passenden Standardwerten füllen

Füllen Sie leere Werte mit festen Standardwerten oder mit Berechnungen auf Basis anderer Elementspalten, einschließlich Bezeichnungen für Nachschlagespalten und verwaltete Metadaten.

Legen Sie feste Werte fest oder nutzen Sie Berechnungen auf Basis anderer Elementspalten, um dynamische Werte zu erzeugen.
Wählen Sie Elemente anhand von Kriterien aus: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Bezeichnungen für Nachschlagespalten und verwaltete Metadaten werden automatisch aufgelöst.
Nutzen Sie Optionen, um die Werte von Modified und ModifiedBy beizubehalten und das Erstellen neuer Versionen zu vermeiden.

Highlights

Erstellen, Zuordnen und Transformieren von Listen

Neue Listen aus vorhandenen Daten erstellen. Verwenden Sie Excel, CSV, SQL, ODBC oder eine andere SharePoint-Liste als Quelle. Verwenden Sie Quellspalten als Vorlage, legen Sie den Inhaltstyp fest und fügen Sie Websitespalten und benutzerdefinierte Spalten mit denselben internen Namen und Titeln wie in der Quelle hinzu. Alle SharePoint-Datentypen werden unterstützt. Werte für Nachschlagefelder, verwaltete Metadaten, Inhaltstypen und Aufbewahrungsbezeichnungen werden automatisch anhand des Namens aufgelöst. Synchronisieren Sie anschließend die Daten.
Eine Datenquelle einer vorhandenen SharePoint-Liste zuordnen. Als Quellen stehen Excel, CSV, SQL, ODBC und andere SharePoint-Listen zur Verfügung. Alle SharePoint-Datentypen werden unterstützt. Werte für Nachschlagefelder, verwaltete Metadaten und Inhaltstypen werden automatisch anhand der Bezeichnung oder des Namens aufgelöst. Synchronisieren Sie anschließend die Daten.
Vorhandene Elemente bearbeiten, aktualisieren und transformieren. Nutzen Sie vorhandene Listen- und Bibliotheksdaten, um Werte zu transformieren, einschließlich komplexer Typen wie Nachschlagefelder und verwaltete Metadaten. Ändern Sie Inhaltstypen bedingungsabhängig. Alle SharePoint-Spaltentypen werden unterstützt; interne GUIDs werden anhand von Bezeichnungen oder Namen aufgelöst. Bei Aktualisierungen können Version, Modified und ModifiedBy in den meisten Fällen erhalten bleiben.
SharePoint-Listen und -Bibliotheken mit mehr als 5.000 Elementen abfragen. Datenquellen aus SharePoint-Listen und -Bibliotheken sind nicht auf 5.000 Elemente beschränkt. Filter verwenden optimiertes SharePoint-CAML und unterstützen Operatoren wie BeginsWith, Contains, IN und NOT IN. Abfragen können sich ab einer ausgewählten Ebene über alle Ordner erstrecken oder auf einen einzelnen Ordner beschränkt bleiben.
SharePoint-Listenelemente mit Anlagen migrieren. Ordnen Sie Werte während der Verarbeitung neu zu und transformieren Sie sie, einschließlich der dynamischen Zuweisung unterschiedlicher Inhaltstypen, verwalteter Metadaten und Nachschlagewerte.
Nachschlagelisten aus eindeutigen Werten erstellen. Rufen Sie die eindeutigen Elemente einer Liste oder Bibliothek ab, um eine Nachschlageliste mit einem Element pro eindeutigem Wert zu erstellen. Aktualisieren Sie anschließend die ursprüngliche Liste mit Werten aus vorhandenen Spalten, um das Nachschlagefeld aufzulösen.

Massenaktionen, Aufbewahrungsbezeichnungen und Inhaltstypen

Elemente in großen Mengen löschen oder in den Papierkorb verschieben. Löschen Sie Elemente in Listen und Bibliotheken bedingungsabhängig oder verschieben Sie sie in den Papierkorb.
Microsoft 365-Aufbewahrungsbezeichnungen bedingungsabhängig anwenden oder entfernen. Um eine Aufbewahrungsbezeichnung zuzuweisen, setzen Sie die Spalte [Retention label] auf den Namen der Bezeichnung. Bei der Aktualisierung können Version, Modified und ModifiedBy erhalten bleiben. Dies ist ein Microsoft 365-Vorgang; er richtet in Nextcloud keine gleichwertige Durchsetzung der Aufbewahrung ein.
Inhaltstypen bedingungsabhängig anwenden oder entfernen. Um einen Inhaltstyp zuzuweisen, setzen Sie die Spalte [Content Type] auf den Namen des Inhaltstyps. Bei der Aktualisierung können Version, Modified und ModifiedBy in den meisten Fällen erhalten bleiben.

Excel-Berichte und Datenbankintegration

Vordefinierte Excel-Berichte befüllen. Übertragen Sie Daten in Tabellen, Bereiche oder einzelne Zellen über mehrere Arbeitsblätter hinweg. Verwenden Sie mehrere Durchgänge, um verschiedene Bereiche zu befüllen. Der Bericht kann an mehrere Ziele kopiert oder per E-Mail versendet werden. Erstellen Sie die Excel-Datei aus einer Vorlage und benennen Sie die aktualisierte Ausgabe dynamisch.
Daten aus mehreren Listen und Bibliotheken kombinieren. Übertragen Sie Elementdaten bedingungsabhängig in vordefinierte Excel-Berichte und befüllen Sie dabei in mehreren Durchgängen Tabellen oder einzelne Zellen, bevor Sie den Bericht verteilen.
SharePoint-Elementdaten mit Datenbanktabellen synchronisieren. Kombinieren Sie Daten aus mehreren Listen und Bibliotheken, führen Sie SQL-Joins und andere SQL Server-Vorgänge aus und übertragen Sie die Ergebnisse anschließend in vordefinierte Excel-Berichte oder zurück nach SharePoint.

Bestandsaufnahme, Kopieren von Dateien und Integration von Geschäftsanwendungen

Bestandsaufnahme von Dateifreigaben. Scannen Sie eine Dateifreigabe und erzeugen Sie einen detaillierten Datensatz zu Ordnern, Dateien und Datenvolumen. Zeigen Sie eine Vorschau des Datensatzes an und exportieren Sie ihn zur weiteren Analyse nach Excel, CSV, SQL Server oder ODBC.
Bestandsaufnahme der Websitesammlungshierarchie. Scannen Sie eine Websitesammlung – oder mithilfe der For-Each-Automatisierung mehrere Websitesammlungen – und erzeugen Sie einen detaillierten Datensatz zu Listen, Bibliotheken und Elementanzahlen. Zeigen Sie eine Vorschau des Datensatzes an und exportieren Sie ihn zur weiteren Analyse nach Excel, CSV, SQL Server oder ODBC.
Mit Geschäftsanwendungen interagieren. Verwenden Sie CSV, Excel, Access, SQL, ODBC, Power Automate sowie SharePoint-Listen und -Bibliotheken.
Dateien kopieren oder synchronisieren. Kopieren oder synchronisieren Sie Dateien aus SharePoint-Dokumentbibliotheken in Dateifreigaben, einschließlich des Versionsverlaufs, oder zwischen Dateifreigaben.

Automatisierung, Power Automate und PowerShell

Prozesse automatisieren. Nutzen Sie Prozessautomatisierung und For-Each-Schleifen.
Unbeaufsichtigte Ausführung planen. Planen Sie Aufgaben und Prozesse mit dem integrierten Auftragsserver für die unbeaufsichtigte Ausführung.
Microsoft Power Automate-Flows ausführen. Rufen Sie Flows über den Trigger „HTTP Request“ auf. Übergeben Sie ein Array mit mehreren Zeilen und Spalten oder eine einzelne Zeile mit Werten. Das erforderliche JSON-Argument wird automatisch erzeugt. Das Aufrufen vorhandener Flows ist eine Integrationsfunktion; Power Automate-Flows werden dabei nicht nach Nextcloud migriert.
Unterstützte Datenquellen als Flow-Argumente verwenden. Als Quellen stehen Excel, CSV, SharePoint-Listen, SQL Server, Access und ODBC zur Verfügung. SharePoint-Quellen können On-Premises-Umgebungen oder einen anderen Microsoft 365-Mandanten umfassen. Lang laufende Flows können ohne Zeitüberschreitung ausgeführt werden.
Flow-Ergebnisse verarbeiten. Ein Flow kann eine Zeichenfolge, ein Datum, einen numerischen Wert oder ein JSON-Array zurückgeben. Ein zurückgegebenes JSON-Array kann automatisch serialisiert und als Quelle für nachfolgende Aufgaben verwendet werden, etwa um SharePoint On-Premises, Datenbanken, CSV oder Excel zu aktualisieren oder einen weiteren Flow im selben oder in einem anderen Microsoft 365-Mandanten aufzurufen.
PowerShell-Code integrieren und hosten. Führen Sie automatisierten, parametrisierten PowerShell-Code vor oder nach anderen Aufgaben oder innerhalb einfacher oder verschachtelter For-Each-Schleifen aus.

Hochleistungs-Dateimigration und -synchronisierung nach SharePoint mit Automatisierung

SMART Migration unterstützt die Dateimigration nach SharePoint, einschließlich Inhaltszuordnung und Metadatentransformation. Kombinieren Sie die Migrationsarbeiten je nach Projektanforderungen und gewählter Lizenz mit den Planungs- und Prozessautomatisierungsfunktionen der Plattform. Diese SharePoint- und IDE-Funktionen sind unabhängig vom oben beschriebenen App-basierten Nextcloud-Workflow.

Siehe auch