Analyse

Volumen

Dateianzahl, Größe, gesamter Speicherplatz und das Volumen aller Versionen – nicht nur die aktuelle Dateigröße.

Alter und Aktivität

Wann Dateien zuletzt geändert und auf Dateifreigaben zuletzt geöffnet wurden: wie viel seit Jahren niemand angerührt hat.

Struktur und Prüfpunkte

Ordnerstrukturen und -tiefe, Dateitypen, große und versionsreiche Dateien sowie die Dateien, die Aufmerksamkeit erfordern, bevor sie verschoben werden können.

Was ein Analyse-Auftrag ermittelt

Die Analyse liest die Quelle vom SMART-Migration-Server aus und erfasst jede gefundene Datei in der Berichtsdatenbank. Je nach Quelle kann sie Folgendes ermitteln:

die Anzahl der Dateien, die Dateigröße und das gesamte Speichervolumen,
die Anzahl der Versionen und das Gesamtvolumen einschließlich Versionsverlauf,
Alter und Aktivität der Dateien, bei Dateifreigaben außerdem das Datum des letzten Zugriffs,
Dateitypen sowie die Dateien, die Aufmerksamkeit erfordern,
Ordnerstrukturen und deren Tiefe,
SharePoint-Websites, Dokumentbibliotheken und deren Metadatenspalten,
OneDrive-Inhalte,
große Dateien und Dateien mit vielen Versionen.

Der Bericht des Laufs wird in dessen Ordner in Nextcloud Files abgelegt, seine Zählwerte in seiner Zeile im Laufverlauf und die Daten auf Dateiebene in der Berichtsdatenbank hinter dem Power-BI-Bericht – eine Zeile pro Datei, mit der eindeutigen ID der Datei als Schlüssel.

Der Analysebericht: was sich seit dem letzten Lauf geändert hat

Jeder Analyselauf hinterlässt in seinem Laufordner eine Excel-Arbeitsmappe (.xlsx), in der jede vom Lauf gefundene Datei aufgeführt ist. Ihre Spalte StatusInBI vergleicht jede Datei mit dem, was die BI-Tabellen bereits enthalten:

New – erstmals gefunden. Bei der ersten Analyse einer Quelle ist jede Datei New.
Modified – bereits früher gefunden und seitdem geändert.
Unchanged – bereits früher gefunden und seitdem nicht geändert.

Nur die Dateien mit New und Modified werden in die BI-Tabellen geschrieben; der Bericht führt auch die unveränderten auf. Führen Sie erneut eine Analyse aus und filtern Sie StatusInBI nach New und Modified: Das ist genau das, was sich in der Quelle seit ihrer letzten Analyse geändert hat. Ein inkrementeller Lauf liest nur die Dateien, die seit dem letzten erfolgreichen Lauf geändert wurden, daher führt sein Bericht nur diese auf.

Der Laufverlauf zählt auf dieselbe Weise: Files, Volume, Versions und Version volume eines Analyselaufs sind seine Dateien mit New und Modified zusammen. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Titel des Laufs: Seine Karte zeigt die drei getrennt – auch Unchanged – mit ihrer Summe.

Mehr erfahren: Was jeder Analyselauf erfasst · Berichte und Laufordner in Nextcloud Dateien

Einen Analyseauftrag ausführen

Öffnen Sie auf der Registerkarte Aufträge die Option Neuer Auftrag und wählen Sie Analyse.
Geben Sie einen Titel und eine Quelle an: eine Bibliotheks-URL, einen OneDrive-Benutzer oder eine Dateifreigabe. Ein Analyseauftrag hat kein Ziel.
Speichern Sie ihn und setzen Sie ihn auf Bereit. Der SMART Migration-Server übernimmt ihn bei seinem nächsten Aufruf.
Sobald er abgeschlossen ist, lesen Sie die Zahlen im Laufverlauf und das vollständige Bild im Power-BI-Bericht.

Führen Sie denselben Analyseauftrag erneut aus, wann immer es hilft: mit anderen Filtern – einem Größen- oder Datumsbereich im Schritt „Quelle“ unter Erweiterte Einstellungen –, um einen Ausschnitt der Quelle zu sehen, oder später mit denselben Einstellungen, um zu sehen, wie sich die Quelle im Laufe der Zeit verändert. Jeder Lauf behält seine eigene Zeile im Laufverlauf und seinen eigenen Bericht, sodass sich die Läufe vergleichen lassen.

Um eine Quelle immer wieder zu analysieren, ohne sie jedes Mal vollständig zu lesen, aktivieren Sie unter From Date die Option Inkrementell (nur seit dem letzten erfolgreichen Lauf geänderte Dateien): Der erste Lauf liest alles, jeder weitere Lauf nur die seitdem erstellten oder geänderten Dateien – so hält eine tägliche Analyse den Power-BI-Bericht mit geringem Aufwand auf dem Stand der Dokumente. Siehe Inkrementelle Läufe: nur die seit dem letzten Lauf geänderten Dateien

Für einen gesamten Tenant, eine Website mit all ihren Bibliotheken oder alle OneDrives lassen Sie die Analyseaufträge von einem Importauftrag anlegen: Aufträge durch Scannen von SharePoint oder OneDrive importieren

Schritt für Schritt, von einer Bibliothek bis zu allen Websites und OneDrives: Welche Aufträge zuerst anlegen

Aus der Analyse Entscheidungen ableiten

Der Power-BI-Bericht macht aus den Analysedaten die Entscheidungen, aus denen ein Migrationsplan besteht:

Entscheidung	Was die Analyse zeigt
Was migriert wird	Die genutzten Inhalte, nach Bibliothek, Besitzer und Alter
Was zuerst bereinigt wird	Alte, ungenutzte und übergroße Inhalte sowie die Dateitypen, die Aufmerksamkeit erfordern
Was archiviert oder zurückgelassen wird	Inhalte, die seit Jahren niemand geöffnet oder geändert hat
Wo .url-Links am meisten einsparen	Die Bibliotheken, die einschließlich Versionen den meisten SharePoint-Speicher belegen: Werden ihre Dateien durch Links zu Nextcloud ersetzt, wird am meisten frei
Wohin die Inhalte gehen	Bibliotheken, die zusammen in einen Team-Ordner gehören, und solche, die getrennt gehören
Wie die Wellen geplant werden	Volumen pro Bibliothek und pro Gruppe sowie der zugehörige Versionsverlauf
Wie lange es dauert	Das Volumen einschließlich Versionen, an dem die Migrationsgeschwindigkeit gemessen wird

Jede Datei, die die Analyse findet, bleibt mit dem Status Discovery Report im Bericht, bis eine Migration sie verarbeitet; dann wechselt dieselbe Zeile zu Test Migration oder Migration – so zeigt der Bericht im Verlauf der Wellen, was noch aussteht. Eine erneute Analyse setzt eine migrierte Datei wieder auf Discovery Report zurück, wenn sie seitdem geändert wurde.

Mehr erfahren Sie in Business Intelligence mit Power BI

Wie jede Datei durch die Migration verfolgt wird: Jede Datei von der Discovery bis zur Migration verfolgen

Vom Bericht direkt zu einem Auftrag: Exportieren Sie die ausgewählten Dateien in eine CSV-Datei für einen Auftrag vom Typ „Dateiliste (CSV)“ oder lassen Sie sie – derzeit in Entwicklung – von einem Auftrag vom Typ „Dynamische BI-Datenabfrage“ bei jedem Lauf aus den BI-Daten auswählen, nach jedem Kriterium, das die Daten enthalten. Mehr erfahren Sie in Eine Liste von Dateien aus einer CSV-Datei migrieren und Dateien mit einer Power-BI- oder SQL-Abfrage auswählen

Wie aus dem Volumen ein Zeitplan wird: Umfang und Dauer schätzen

Von der Analyse zur Migration

Der Modus eines Auftrags lässt sich später ändern, sodass ein Analyse-Auftrag zum Migrationsauftrag für dieselbe Quelle wird: Öffnen Sie ihn, stellen Sie den Modus auf Testmigration oder Migration um, fügen Sie das Ziel hinzu und setzen Sie ihn erneut auf Bereit. Seine früheren Analyseläufe bleiben im Laufverlauf erhalten.

Analyse in der Testversion

Die kostenlose Testversion umfasst die Analyse. Jeder Testauftrag verarbeitet die ersten 250 Dateien und Ordner seiner Quelle – genug, um zu sehen, wie der Power-BI-Bericht Ihre eigenen Inhalte darstellt, bevor Sie sich auf etwas festlegen.

Siehe auch