Die Aufträge eines Projekts organisieren

• Sechs Werkzeuge mit je einer Aufgabe
• Gruppen und ihre Farbpunkte
• Tags
• Anheften
• Meine Notiz
• Das Archiv
• Muster zum Übernehmen
• Eine Checkliste für ein neues Projekt

Sechs Werkzeuge mit je einer Aufgabe

Jedes Werkzeug beantwortet eine Frage zu einem Auftrag, sodass sie sich nie in die Quere kommen. Eines legt fest, wo ein Auftrag abgelegt wird. Die anderen bestimmen, wie er gekennzeichnet, im Blick behalten, erläutert oder weggeräumt wird.

Werkzeug	Beantwortet	Eines pro Auftrag?	Wo
Gruppe	In welcher Migrationswelle befindet sich dieser Auftrag?	Eine oder keine	Job Group, die Spalte „Gruppe“, In Gruppe verschieben
Tags	Zu welchen Arbeitspaketen gehört er?	Beliebig viele	Tags, die Spalte „Tags“, Tags bearbeiten
Anheften	Muss er im Blick bleiben?	An oder aus	Die Spalte „Anheften“, der Auftragsdialog, Ausgewählte Aufträge ändern … für die markierten Aufträge
Meine Notiz	Was muss ich mir dazu merken?	Ein kurzer Text pro Administrator, Ihr eigener	Die angeheftete Übersichtskarte eines Auftrags oder Laufs, der Auftragsdialog, der Detaildialog eines Problems
Archiv	Ist er erledigt?	An oder aus	Die Spalte „Arch.“, Ausgewählte Aufträge ändern … im Menü „Aktionen“
Filter	Was möchte ich jetzt sehen?	—	Unter den Spaltentiteln und in der Registerleiste

Gruppen, Tags, Anheften, Meine Notiz und das Archiv funktionieren auf den Registerkarten „Aufträge“, „Laufverlauf“ und „Dateiprobleme“ gleich. Ein Lauf behält die Gruppe und die Tags, die sein Auftrag zum Zeitpunkt des Laufs hatte, hat aber eine eigene Notiz.

Gruppen und ihre Farbpunkte

Eine Gruppe ist das Rückgrat des Projekts: Der Baum auf jeder Registerkarte ordnet die Zeilen darunter ein, und der Power-BI-Bericht zeigt die Migration Gruppe für Gruppe. Weisen Sie jedem Auftrag genau eine Gruppe zu.

• Benennen Sie Gruppen nach der Reihenfolge, in der sie laufen – Pilot, Welle 1 Finanzen, Welle 2 Personal –, damit sich der Baum wie der Plan liest.
• Den Farbpunkt neben jedem Gruppennamen wählen Sie in Gruppen verwalten. Nutzen Sie die Farbe für den Zustand: eine Farbe für die Wellen, die noch vorbereitet werden, eine andere für die Welle, die gerade läuft, ein Grau für die abgeschlossenen Wellen. Ein Blick über den Baum zeigt dann, wo das Projekt steht.
• Die Gruppe eines Importauftrags erhält Datum und Uhrzeit des Imports, sodass jeder Stapel für sich geprüft werden kann, bevor er mit Zusammenführen in … in seine Welle übernommen wird.
• Nur diese Gruppe anzeigen im Menü ⋯ einer Gruppenzeile beschränkt alle drei Registerkarten auf einmal auf diese Welle.

Mehr erfahren: Gruppen und Tags · Eine Migration planen und durchführen, Welle für Welle

Tags

Tags kennzeichnen, was quer zu den Wellen liegt: eine Abteilung, einen Verantwortlichen, ein Risiko oder den Stand der Arbeit. Ein Auftrag kann viele Tags tragen. Der Tags-Filter zeigt die Zeilen, die alle ausgewählten Tags tragen.

Wer

Namen von Verantwortlichen oder Teams, etwa Finance oder Anna. So filtert jede Person nach ihren eigenen Aufträgen.

Was

Die Art des Inhalts oder Risikos, etwa Sensitive, Large oder Legal hold. So sind die Aufträge, die besondere Sorgfalt erfordern, nur einen Filter entfernt.

Stand

Wo die Arbeit steht, etwa Needs review, Signed off oder Waiting on customer. Diese Tags werden geändert, wenn die Arbeit voranschreitet.

• Halten Sie die Liste kurz und abgestimmt: Ein Tag, das nur eine Person versteht, hilft niemandem. Mit Tags verwalten benennen Sie Tags um, färben sie neu ein und führen sie zusammen.
• Tags in Ausgewählte Aufträge ändern … (im Menü Aktionen oder im Menü einer markierten Zeile) zeigt die Tags der markierten Aufträge. Entfernen Sie ein Tag mit seinem × oder fügen Sie eines hinzu. Die Änderung gilt sofort für alle markierten Aufträge.
• Die eigenen Tags eines Laufs lassen sich auf der Registerkarte „Laufverlauf“ ändern, ohne seinen Auftrag zu berühren, zum Beispiel um die geprüften Läufe zu kennzeichnen.

Anheften

Ein angehefteter Auftrag, Lauf oder ein angeheftetes Problem wird an den Anfang der Tabelle verschoben, getrennt vom Rest. Er erscheint unter einem Band Angeheftet oberhalb der Baumansicht oder der Liste, mit einer orangefarbenen Linie an seinem Rand und einer weiteren unter der letzten angehefteten Zeile, wo der Rest beginnt. Angeheftete Zeilen bleiben unter den Spaltentiteln sichtbar, während der Rest darunter durchläuft, solange sie höchstens drei Viertel der Tabellenhöhe einnehmen. Nehmen sie mehr ein, scrollen sie mit dem Rest. Heften Sie an, was im Übrigen nicht untergehen darf.

• Die Aufträge des Umstellungswochenendes, solange es läuft.
• Einen Lauf mit Fehlern, die Sie noch untersuchen.
• Die Dateiprobleme, nach denen ein Kunde gefragt hat.

Lösen Sie sie, wenn sie erledigt sind, damit das Anheften seine Bedeutung behält. Angeheftete Einträge gehören Ihnen allein: Jeder Administrator heftet an, was er beobachtet, und niemand sonst sieht es. Um eine Zeile für das ganze Team zu kennzeichnen, verwenden Sie ein Tag wie Needs review oder Meine Notiz. Siehe Zusammenarbeiten: was geteilt wird und was Ihnen gehört

Eine Zeile löschen, die jemand anderes angeheftet hat

Ist ein Auftrag, ein Lauf, ein Dateiproblem oder eine Benachrichtigung, die Sie löschen möchten, von einem anderen Administrator angeheftet, nennt der Löschdialog, wie viele der Zeilen betroffen sind und von wem. Das Löschen wird ausgeführt, sobald Sie es bestätigen. Jeder dieser Administratoren erhält dann eine Nextcloud-Benachrichtigung mit der Zeile und dem Namen der Person, die sie gelöscht hat, und sein Anheften verschwindet mit der Zeile.

Meine Notiz

Meine Notiz sind ein paar Zeilen, die zu einem einzelnen Auftrag, Lauf oder Dateiproblem gespeichert werden: etwas Wichtiges zu genau dieser Zeile, das nicht in die Beschreibung des Auftrags gehört – eine Entscheidung, eine Warnung, wen man fragen sollte, warum etwas wartet. Jede Zeile hat eine Notiz mit bis zu 2000 Zeichen.

Ihre eigene, wie der Name schon sagt

Meine Notiz ist privat. Jeder Administrator hat zu derselben Zeile seine eigene Notiz; niemand sonst kann Ihre Notiz lesen, ändern oder löschen, und der Textfilter findet nur Ihre eigenen Notizen. Was das ganze Team über einen Auftrag wissen muss, gehört in seine Job Description oder in einen Tag.

Wo Sie sie schreiben

Die Notiz steht dort, wo die Details der Zeile stehen; eine Übersichtskarte beim Darüberfahren zeigt sie an, eine angeheftete Karte lässt Sie sie schreiben.

Auftrag

Klicken Sie auf der Registerkarte „Aufträge“ auf den Titel des Auftrags, um seine Übersichtskarte anzuheften. Schreiben Sie in Meine Notiz zu diesem Auftrag neben dem Abschnitt „Auftrag“. Der Auftragsdialog hat dasselbe Feld unter Job Description im Schritt „Auftrag“; es wird mit Speichern zusammen mit dem Auftrag gespeichert – auch während der Auftrag läuft und der übrige Dialog schreibgeschützt ist.

Lauf

Klicken Sie im Laufverlauf – oder unter Laufende Aufträge in der Übersicht – auf den Titel des Laufs, um seine Karte anzuheften. Schreiben Sie in Meine Notiz zu diesem Lauf.

Dateiproblem

Öffnen Sie auf der Registerkarte „Dateiprobleme“ den Detaildialog des Problems. Schreiben Sie in Meine Notiz.

• Keine Schaltfläche nötig: Eine geänderte Notiz wird gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen – beim Schließen der Karte, beim Schließen des Dialogs oder beim Wechsel zu einer anderen Zeile –, niemals schon während der Eingabe. Leeren Sie das Feld, um die Notiz zu entfernen.
• Auf einen Blick erkennbar: Eine Zeile mit Notiz hat ein kleines orangefarbenes Dreieck in der oberen rechten Ecke ihres Titels, so wie eine Tabellenkalkulation eine Zelle mit Kommentar markiert – auf den Registerkarten „Aufträge“, „Laufverlauf“ und „Dateiprobleme“ gleichermaßen. Auf den Registerkarten „Aufträge“ und „Laufverlauf“ hat eine Zeile mit Beschreibung ein kleines blaues Dreieck in der unteren rechten Ecke ihres Titels, im Blau des Beschreibungsfelds in den Auftrags- und Laufdialogen; dort zeigen beide Felder ihr Dreieck neben ihrem Namen. Halten Sie den Mauszeiger über den Titel, um die Notiz auf der Übersichtskarte zu lesen.

Zeilen anhand ihrer Notiz finden

Der Textfilter unter der Spalte „Titel“ – auf der Registerkarte „Dateiprobleme“ unter „Dateiname“ – durchsucht auch die Notizen, sodass ein in einer Notiz geschriebenes Wort jede Zeile findet, die es enthält. Eine Notiz mit dem Text „Mit Janus darüber sprechen“ finden Sie, indem Sie nur Janus eingeben.

Registerkarte	Der Textfilter durchsucht
Aufträge	Titel, Quelle, Ziel und Meine Notiz
Laufverlauf	Titel, Quelle, Ziel, Fortschritt, Meldung und Meine Notiz
Dateiprobleme	Dateiname, Lauftitel und Meine Notiz

• Verwenden Sie in Ihren Notizen einige eigene Stichwörter – waiting, owner, legal –, und der Filter wird zu Ihrer Aufgabenliste: Geben Sie waiting ein, um jede Zeile zu sehen, auf die Sie warten.
• Der Filter lässt sich mit den anderen kombinieren: legal im Textfilter und eine Welle im Filter „Gruppe“ zeigen die Zeilen dieser Welle mit einer rechtlichen Notiz.
• Die Notiz einer archivierten Zeile wird nur gefunden, solange das Kästchen Arch. die archivierten Zeilen anzeigt.

Was eine Notiz nicht tut

• Sie gehört nur der App. SMART Migration liest sie nie, die OCS-API sendet sie nie, und sie erscheint nicht im Power-BI-Bericht – schreiben Sie frei, an der Migration ändert sich dadurch nichts.
• Die Notiz eines Laufs ist eigenständig. Die Notiz eines Auftrags wird nicht in seine Läufe übernommen, und die Notiz eines Laufs ändert seinen Auftrag nicht; schreiben Sie an den Lauf, was nur diesen einen Lauf betrifft.
• Kopieren lässt sie zurück. Ein kopierter Auftrag beginnt ohne Notiz.
• Das Archiv behält sie. Ein archivierter Auftrag, Lauf oder ein archiviertes Problem behält seine Notiz, und sie ist wieder da, sobald die Zeile angezeigt wird.
• Sie geht mit ihrem Verfasser. Wenn ein Nextcloud-Benutzer gelöscht wird, werden auch seine Notizen gelöscht.

Notizen bei Warten und Zurückgestellt

Ein Auftrag mit Warten oder Zurückgestellt wird nie übernommen, und ein Status allein sagt nicht, warum. Wann immer Sie einen Auftrag zurückstellen, notieren Sie den Grund und das Datum für die erneute Prüfung – „Zurückgestellt, bis der Eigentümer zustimmt, am 2026-11-01 erneut prüfen“: in seiner Job Description oder einem Tag, wenn das Team es wissen muss, in Meine Notiz, wenn es Ihre eigene Erinnerung ist. Wenn Sie im Menü der Spalte „Status“ Zurückgestellt wählen, öffnet sich ein Dialog für diese Notiz, bevor der Auftrag zurückgestellt wird. Der Filter „Tags“ findet dann jeden Auftrag, der auf dasselbe wartet, und der Textfilter Ihre eigenen Notizen.

Eine gute Notiz ist kurz, datiert und unterschrieben

Eine datierte Notiz ergibt auch Monate später noch Sinn, also geben Sie an, wann und von wem: „2026-10-12 – Eigentümer bat, auf die rechtliche Freigabe zu warten (Anna)“. Die Beschreibung des Auftrags ist dafür da, was der Auftrag ist; Meine Notiz dafür, was mit ihm geschieht – aktualisieren oder löschen Sie sie, wenn sich das ändert.

Das Archiv

Archivieren räumt abgeschlossene Arbeit weg: Archivierte Aufträge und Läufe verschwinden aus den alltäglichen Tabellen, Zählern und Filtern, an ihnen selbst ändert sich jedoch nichts. Ein Auftrag mit dem Status Bereit wird weiterhin abgeholt, und ein archivierter Lauf bleibt im BI-Bericht. Das Kästchen unter dem Titel Arch. zeigt sie wieder an.

Archivieren Sie eine Welle samt ihren Läufen, sobald sie freigegeben ist. So zeigen die Registerkarten, was noch zu tun ist.

Auf den Registerkarten „Aufträge“ und „Laufverlauf“ funktioniert es gleich:

Sie möchten	So gehen Sie vor
Eine Zeile archivieren	Aktivieren Sie das Kästchen Archiviert ganz rechts in der Zeile, oder verwenden Sie für die markierten Zeilen Archiviert in Ausgewählte Aufträge ändern … im Menü Aktionen
Sie wieder aktivieren	Deaktivieren Sie ihr Kästchen Archiviert, oder verwenden Sie Ausgewählte Aufträge ändern … im Menü Aktionen. Sie ist sofort wieder Teil der alltäglichen Arbeit
Die archivierten Zeilen sehen	Klicken Sie auf das Filterkästchen unter dem Titel Arch.: Leer zeigt nur die aktiven Zeilen (die Alltagsansicht), ein Strich zeigt alle Zeilen, ein Häkchen nur die archivierten

Um eine archivierte Zeile zurückzuholen, lassen Sie zuerst mit dem Filterkästchen die archivierten Zeilen anzeigen und deaktivieren dann das Kästchen Archiviert der Zeile. Dateiprobleme haben kein eigenes Archiv.

Mehr erfahren: Die Migration an einer Stelle verfolgen

Muster zum Übernehmen

Projekte unterscheiden sich, doch die meisten landen bei einem dieser Muster. Wählen Sie das, das Ihrem Projekt am nächsten kommt, und passen Sie es an.

Projekt	Gruppen	Tags	Anheften und Meine Notiz
Ein Mandant, mehrere Abteilungen	Eine Welle pro Abteilung, in der Reihenfolge ihres Umzugs	Verantwortlicher, Sensitive, Needs review / Signed off	Heften Sie die Welle an, die gerade umgestellt wird; notieren Sie die Entscheidungen jedes Verantwortlichen
Eine große Dateifreigabe	Eine Welle pro Freigabe oder Website der obersten Ebene	Größenklasse (Large), Legal hold	Heften Sie die fehlgeschlagenen Aufträge an; notieren Sie, was gefunden wurde
Erst Analyse, später Migration	Gruppe Discovery, dann eine Welle pro Migrationscharge	Was die Analyse ergeben hat: Clean, Needs cleanup	Notieren Sie die mit dem Verantwortlichen vereinbarte Bereinigung
Wiederkehrende Synchronisierung für digitale Resilienz	Eine Gruppe pro geschützter Website	Daily, Weekly, der Verantwortliche	Heften Sie die Aufträge an, die in der letzten Nacht gewarnt haben; notieren Sie die Ursache

Einfach beginnen

Beginnen Sie nur mit Gruppen und fügen Sie Tags hinzu, sobald eine Frage auftaucht, die die Gruppen nicht beantworten können, etwa „Welche Aufträge gehören Anna?“ oder „Welche sind freigegeben?“. Zwei oder drei gut gewählte Tags leisten mehr als zwanzig.

Eine Checkliste für ein neues Projekt

1. Die Wellen festlegen

   Legen Sie in Gruppen verwalten eine Gruppe pro Welle an, benannt in der Reihenfolge der Ausführung, jede mit einer Farbe.

2. Eine kurze Tag-Liste festlegen

   Wer, was und Zustand – und halten Sie sie dort fest, wo das Team sie sehen kann.

3. Jeden Auftrag einordnen

   Verschieben Sie jeden Auftrag in seine Welle; versehen Sie die Aufträge, die es brauchen, mit Ausgewählte Aufträge ändern … mit Tags.

4. Die Arbeit im Blick behalten

   Heften Sie an, was gerade läuft, und schreiben Sie in Meine Notiz, woran Sie denken müssen – vor allem bei einem Auftrag mit Zurückgestellt; was das Team wissen muss, gehört in die Beschreibung des Auftrags oder in einen Tag.

5. Die erledigte Arbeit wegräumen

   Archivieren Sie jede Welle samt ihren Läufen, sobald sie abgenommen ist.

Mehr erfahren: Viele Aufträge auf einmal ändern · Aufträge und Auftragsmodi · Laufverlauf · Dateiprobleme