Umstellung: traditionelle und erweiterte Migration

Traditionelle Migration

Die Dateien werden nach Nextcloud kopiert, und die Originale bleiben in Microsoft 365. Inkrementelle Läufe halten Nextcloud bis zu einer geplanten Umstellung auf dem aktuellen Stand. Am besten geeignet für einen festgelegten Umstellungstermin und eine kurze Koexistenz.

Erweiterte Migration

Nachdem eine Datei migriert wurde, wird die SharePoint-Datei durch einen kleinen .url-Link zu ihr in Nextcloud ersetzt. Der von ihr belegte SharePoint-Speicher wird frei, die Benutzer behalten ihre vertrauten Orte in SharePoint und Teams, und jeder Link führt zu der einen Kopie in Nextcloud. Am besten geeignet, um Speicherkosten zu senken, für einen schrittweisen Übergang und eine lange Koexistenz.

Traditionelle Migration: kopieren, synchron halten, umstellen

1. Migrieren Sie die Welle mit der Standardregel Neue hinzufügen, vorhandene bei neueren überschreiben.
2. Lassen Sie die Benutzer weiter in SharePoint arbeiten. Führen Sie die Jobs erneut aus – manuell oder mit einer Wiederholung –, um Neues oder Geändertes zu übertragen.
3. Bitten Sie die Benutzer am Tag der Umstellung, die Bearbeitung in SharePoint einzustellen, führen Sie die Jobs ein letztes Mal aus und verweisen Sie die Benutzer auf Nextcloud.

Zwei bearbeitbare Kopien während der Koexistenz

Bis zur Umstellung existiert dasselbe Dokument sowohl in Microsoft 365 als auch in Nextcloud, und beide Kopien können bearbeitet werden. Die Regeln für das Hinzufügen und Überschreiben von Dateien entscheiden, welche Kopie sich beim nächsten Lauf durchsetzt; sie führen Bearbeitungen nicht zusammen. Halten Sie die Koexistenz kurz oder schalten Sie eine Seite schreibgeschützt.

Die Regeln sind unter Regeln für das Hinzufügen und Überschreiben von Dateien beschrieben

Warum die Dateien durch Links ersetzen: Speicherkosten und Akzeptanz

Das Ersetzen jeder migrierten Datei durch einen Link leistet zweierlei, was eine reine Kopie nicht kann: Es beendet die SharePoint-Speicherkosten für die verschobenen Inhalte, und es macht jeden Ort, an dem Benutzer nach einer Datei suchen, zu einem Zugang zu Nextcloud.

Weniger SharePoint-Speicher, der bezahlt werden muss

Microsoft 365 umfasst 1 TB SharePoint-Speicher plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer; darüber hinaus kostet zusätzlicher Speicher zum Listenpreis etwa 2.400 USD pro TB und Jahr. Videos, Bilder, technische Zeichnungen und der Versionsverlauf überschreiten diese Grenze leicht. Ein Link belegt anstelle der Datei weniger als 1 KB.

Benutzer finden ihre Dateien in Nextcloud

Wo auch immer Benutzer in SharePoint, Teams oder OneDrive nach einer Datei suchen, öffnet deren Link sie in Nextcloud, unabhängig davon, wohin sie verschoben wurde. Die Benutzer behalten ihre Gewohnheiten bei, landen jedes Mal in Nextcloud und nehmen es als Teil ihrer täglichen Arbeit an.

Die Kosten, Rechenbeispiele zu den Einsparungen und was die Links für die Akzeptanz und den Übergang leisten, werden ausführlich unter Warum SharePoint-Dateien durch .url-Links ersetzen erläutert

Erweiterte Migration: ein .url-Link anstelle jeder Datei

Aktivieren Sie SharePoint Online-Quellelement der Dokumentbibliothek durch einen .url-Link zu Nextcloud ersetzen im Schritt Quelle eines Migrationsjobs unter Erweiterte Einstellungen. Nachdem eine Datei erfolgreich migriert wurde, wandelt SMART Migration das Element der SharePoint-Bibliothek in eine .url-Datei um, die auf die migrierte Datei in Nextcloud verweist. Wenn ein Benutzer darauf klickt, wird die Datei in Nextcloud geöffnet, entsprechend seinen dortigen Berechtigungen.

• Eine aktive Kopie. Die Datei befindet sich in Nextcloud; in SharePoint verbleibt keine konkurrierende bearbeitbare Kopie.
• Weniger SharePoint-Speicher. Jeder Link belegt anstelle der Datei weniger als 1 KB, sodass der Speicher freigegeben wird, während die Dateien migriert werden.
• Ein schrittweiser Übergang. Die Benutzer navigieren weiterhin wie gewohnt durch SharePoint oder Teams und landen in Nextcloud.
• Pro Lauf erfasst. Das Feld Source converted to .url des Laufs zeigt Yes, wenn dessen Dateien ersetzt wurden.

Die Option wird für SharePoint Online- und OneDrive-Quellen angeboten sowie für eine SharePoint-Bibliothek, deren URL noch nicht eingegeben ist, etwa in den Standardwerten eines Import-Jobs. Für SharePoint On-Premises oder Dateifreigaben wird sie nicht angeboten.

Bevor Sie sie aktivieren: eine Sicherung und Schreibberechtigungen

Beim Aktivieren der Option wird zunächst eine Bestätigung angefordert. Die Bestätigung legt dar, was Sie erhalten – weniger SharePoint-Speicher, der bezahlt werden muss, und Benutzer, die ihre Dateien in Nextcloud finden –, und nennt auch, was vorhanden sein muss, denn die Option schreibt in SharePoint Online und OneDrive zurück: Der Inhalt jeder migrierten Datei wird aus der Quelle entfernt, und dort bleibt nur der .url-Link zurück. Das birgt ein geringes Risiko, daher sollte Ihre Organisation stets über eine Sicherung der Quelle verfügen, damit eine Datei bei Bedarf wiederhergestellt werden kann. Die vom SMART Migration Server verwendete App-Registrierung muss Schreibberechtigungen für die Quelle haben; mit reinen Leseberechtigungen können die Dateien nicht ersetzt werden.

Der Link folgt der Datei nur begrenzt

Der Link bleibt bei einer Verschiebung innerhalb desselben Team-Ordners oder Benutzerkontos erhalten. Er funktioniert nicht mehr, wenn die Datei in einen anderen Team-Ordner oder zu einem anderen Benutzer verschoben wird, da Nextcloud der Datei dort eine neue ID zuweist. Legen Sie die Zielstruktur fest, bevor Sie die Quellen durch Links ersetzen.

Berechtigungen bei der Umstellung

SharePoint-Berechtigungen werden nicht migriert, daher muss die Nextcloud-Seite bereit sein, bevor die Benutzer ankommen: Die Mitglieder jedes Team-Ordners müssen eingerichtet und mit einigen echten Benutzern getestet sein. Ein .url-Link öffnet die Datei nur für jemanden, der in Nextcloud Zugriff darauf hat.

Zurück zu SharePoint

Eine Umstellung lässt sich rückgängig machen. Bei einem Migration-Job aus SharePoint Online oder von einer Dateifreigabe kopiert Wiederherstellen im Schritt Aktion (bei aktivierten Erweiterte Einstellungen) die Dateien aus Nextcloud zurück in die Quelle: Eine durch einen .url-Link ersetzte Datei erhält wieder ihren Inhalt, ihren ursprünglichen Versionsverlauf und die in Nextcloud hinzugekommenen Versionen, wobei ihre Metadaten und Berechtigungen erhalten bleiben. Eine an ihrem Ort belassene Datei erhält die in Nextcloud hinzugekommenen Versionen. Eine in Nextcloud erstellte Datei wird in die Quelle kopiert. Eine Wiederherstellung nach SharePoint on-premises ist nicht möglich.

Mehr erfahren: Wiederherstellen: Dateien aus Nextcloud zurück nach SharePoint Online oder auf eine Dateifreigabe

Eine Wiederherstellung an einen neuen Speicherort oder nach SharePoint on-premises wird über die SMART Migration IDE (Integrated Development Environment) ausgeführt. Das ist etwas technisch, wenden Sie sich daher an Ihren Partner. Siehe SMART Migration für Nextcloud

Siehe auch

• Eine Migration planen und durchführen, Welle für Welle
• Planung, Wiederholung und Priorität
• Ziele