Warum SharePoint-Dateien durch .url-Links ersetzen

• Zwei Vorteile durch eine Option
• Speicherkosten: was SharePoint-Speicher kostet
• Speicherkosten: was das Ersetzen der Dateien einspart
• Akzeptanz: Jeder Link führt zu Nextcloud
• Übergang: von der Koexistenz zu Nextcloud
• Erste Schritte

Zwei Vorteile durch eine Option

Die Option heißt Replace SharePoint Online source Document Library item with a .url link to Nextcloud und befindet sich im Schritt „Quelle“ eines Migrationsjobs unter „Erweiterte Einstellungen“. Nachdem eine Datei migriert wurde, ersetzt SMART Migration sie in SharePoint Online oder OneDrive durch eine .url-Datei, die sie in Nextcloud öffnet.

Weniger SharePoint-Speicher, für den bezahlt werden muss

Der Inhalt jeder Datei verlässt SharePoint, und ein Link mit weniger als 1 KB tritt an seine Stelle. Der Speicher wird mit jeder migrierten Welle frei, nicht erst an einem Umstellungstag in einigen Jahren – und der zusätzliche Speicher, den die Organisation einkauft, kann entsprechend schrumpfen.

Benutzer finden ihre Dateien in Nextcloud

Wo auch immer Benutzer nach einer Datei suchen – in einer SharePoint-Bibliothek, auf dem Tab „Dateien“ eines Teams-Kanals oder in OneDrive –, der Link öffnet sie in Nextcloud, egal wohin sie verschoben wurde. Niemand muss lernen, wohin jede Datei gewandert ist, und jeder Klick führt nach Nextcloud.

Speicherkosten: was SharePoint-Speicher kostet

Microsoft 365 stellt einer Organisation einen gemeinsamen SharePoint-Speicherpool zur Verfügung, den alle SharePoint-Websites und alle Teams in Teams teilen: 1 TB plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer. Darüber hinaus wird Speicher als Office 365 Extra File Storage zu einem Listenpreis von 0,20 USD pro GB und Monat gekauft – rund 2.400 USD pro TB und Jahr. Dieser Betrag fällt jedes Jahr an, solange die Inhalte vorhanden sind, und wächst mit ihnen.

Lizenzierte Benutzer	Enthaltener Speicher
100	2 TB
500	6 TB
2.000	21 TB
10.000	101 TB

Der Pool ist schnell überschritten. Office-Dokumente sind klein, vieles von dem, was Organisationen aufbewahren, jedoch nicht:

• Videos: aufgezeichnete Besprechungen, Schulungs- und Marketingfilme – eine einzige Stunde kann mehrere GB belegen.
• Bilder und Scans: Baustellenfotos, Prüfberichte, gescannte Archive.
• Technische Zeichnungen und Modelle: CAD-Zeichnungen, 3D-Modelle, GIS-Daten und deren Exporte.
• Versionsverlauf: SharePoint speichert Versionen jeder Datei und rechnet jede davon auf den Speicher an. Eine große, häufig bearbeitete Datei kann ein Vielfaches ihrer eigenen Größe belegen.
• Kopien: Dieselbe Datei, in mehreren Bibliotheken und Teams gespeichert, wird mit jeder Kopie erneut gezählt.

Ingenieurwesen, Bauwesen, Fertigung, Medien, Gesundheitswesen und öffentlicher Sektor speichern häufig Dutzende Terabyte über das enthaltene Volumen hinaus und bezahlen jedes einzelne davon jedes Jahr.

Preise unterscheiden sich je nach Vertrag

Die Angaben hier sind die Listenpreise von Microsoft und der Speicher, der in den meisten Business- und Enterprise-Plänen enthalten ist. Rabatte, Pläne und Preise ändern sich: Prüfen Sie den Microsoft-Vertrag der Organisation und ihren Speicher im Microsoft 365 Admin Center, bevor Sie die Einsparungen berechnen.

Speicherkosten: was das Ersetzen der Dateien einspart

Wenn die Dateien durch Links ersetzt werden, verlässt der von ihnen belegte Inhalt den Pool. Sobald die Organisation wieder innerhalb des in ihren Lizenzen enthaltenen Volumens liegt, muss kein zusätzlicher Speicher mehr gekauft werden.

Lizenzierte Benutzer	Enthalten	Inhalte in SharePoint	Zusätzlicher Speicher	Kosten pro Jahr	Über fünf Jahre
200	3 TB	10 TB	7 TB	rund 16.800 USD	rund 84.000 USD
500	6 TB	20 TB	14 TB	rund 33.600 USD	rund 168.000 USD
2.000	21 TB	60 TB	39 TB	rund 93.600 USD	rund 468.000 USD

Die Einsparungen beginnen mit der ersten Welle und wachsen mit jeder weiteren, weil jede migrierte Datei sofort nicht mehr zählt. Migrieren Sie die größten Inhalte zuerst, dann kann der größte Teil des zusätzlichen Speichers früh im Projekt wegfallen.

• Ermitteln Sie, was am meisten kostet. Eine Analyse misst jede Bibliothek und jedes OneDrive einschließlich der Versionen, und der Power-BI-Bericht zeigt, welche Websites, Bibliotheken und Dateitypen den meisten Speicher belegen.
• Zählen Sie die Versionen. Der Versionsverlauf macht oft einen großen Teil des Volumens aus. Legen Sie fest, welche Versionen migriert werden; siehe Versionsverlauf
• Prüfen Sie das Ergebnis. Nach einer Welle zeigt das Microsoft 365 Admin Center den von der Organisation belegten Speicher. SharePoint zählt auch gelöschte Elemente in seinen Papierkörben mit, daher wird der freigegebene Speicher erst vollständig sichtbar, wenn diese geleert sind.

OneDrive wird separat gezählt

Jedes OneDrive hat seinen eigenen Speicher pro Benutzer, außerhalb des SharePoint-Pools der Organisation. Das Ersetzen von OneDrive-Dateien durch Links dient der Akzeptanz und einer einzigen aktiven Kopie; die Speicherrechnung senken Sie, indem Sie die Dateien von SharePoint-Websites und Teams ersetzen.

Mehr erfahren: Analyse · Business Intelligence mit Power BI · Umfang und Dauer schätzen

Akzeptanz: Jeder Link führt zu Nextcloud

Eine Migration ist erfolgreich, wenn die Menschen in Nextcloud arbeiten, nicht wenn die Dateien dort angekommen sind. Das übliche Risiko nach einer Migration ist, dass Benutzer weiterhin dort suchen, wo sie immer gesucht haben: Sie finden eine alte Kopie und bearbeiten sie weiter, oder sie finden nichts und rufen den Helpdesk an.

Steht anstelle jeder Datei ein Link, beantworten die alten Orte die Frage selbst. Benutzer öffnen die Bibliothek, den Teams-Kanal oder den OneDrive-Ordner, den sie immer verwendet haben, klicken auf die Datei und landen bei ihr in Nextcloud. Jeder Klick ist eine kleine Lektion darüber, wo die Dateien jetzt liegen – genau in dem Moment, in dem der Benutzer die Datei braucht.

Gewohnheiten bleiben erhalten

Die Menschen behalten ihre Art bei, Dateien zu finden. Nichts muss neu gelernt werden, bevor sie arbeiten können, sodass der erste Tag in Nextcloud ein ganz normaler Arbeitstag ist.

Keine verlorenen Dateien

Niemand muss fragen, wo ein Dokument geblieben ist: Der Ort, an dem es früher lag, führt zu ihm. Weniger Helpdesk-Anrufe und weniger doppelt gespeicherte Dateien, weil die erste nicht gefunden wurde.

Eine aktive Kopie

In SharePoint bleibt nur der Link übrig, sodass dort niemand eine alte Kopie weiterbearbeiten kann. Jede Bearbeitung landet in der einen Datei in Nextcloud.

Nextcloud wird zur Gewohnheit

Jeder Link bringt Benutzer zu Nextcloud, wo sie dessen Ordner, Suche und Freigaben sehen. Mit der Zeit beginnen sie direkt dort, und die Links werden immer seltener gebraucht.

Ein Link öffnet die Datei nur für Personen, die in Nextcloud Zugriff darauf haben: SharePoint-Berechtigungen werden nicht migriert, daher müssen die Mitglieder jedes Teamordners eingerichtet sein, bevor die Links erstellt werden.

Übergang: von der Koexistenz zu Nextcloud

Eine traditionelle Migration kopiert die Dateien und belässt die Originale bis zu einer geplanten Umstellung an ihrem Platz: Bis dahin wird der Speicher weiterhin bezahlt, und es gibt zwei bearbeitbare Kopien. Werden die Dateien durch Links ersetzt, ändert sich das.

	Traditionelle Migration	Erweiterte Migration, mit .url-Links
SharePoint-Speicher	Wird weiter belegt, bis die Originale gelöscht werden	Wird mit jeder migrierten Datei freigegeben
Wohin die Benutzer gehen	Werden am Tag der Umstellung informiert	Werden bei jedem Aufruf durch den Link geleitet
Kopien einer Datei	Zwei, beide bearbeitbar, bis zur Umstellung	Eine, in Nextcloud
Tempo	Ein Umstellungstermin für alle in einer Welle	Jede Welle, Abteilung oder Bibliothek in ihrem eigenen Tempo
SharePoint und Teams	Werden bei der Umstellung zurückgelassen	Bleiben als Zugang erhalten, so lange wie nötig

Das macht einen schrittweisen Übergang sicher: Eine Abteilung kann umziehen, während andere noch in SharePoint und Teams arbeiten, und Teams-Chats, -Besprechungen und -Kanäle funktionieren weiter, während die Dateien in Nextcloud liegen.

Die Quelle wird verändert

Der Inhalt jeder migrierten Datei wird aus SharePoint entfernt, und nur der Link bleibt zurück. Ihre Organisation sollte stets über eine Sicherung der Quelle verfügen, damit eine Datei bei Bedarf wiederhergestellt werden kann, und die App-Registrierung, die der SMART Migration Server verwendet, benötigt Schreibberechtigungen für die Quelle.

Eine Datei anstelle ihres Links wiederherstellen

Die Links sind keine Einbahnstraße. Eine durch einen .url-Link ersetzte Datei kann aus ihrer Kopie in Nextcloud zurück in SharePoint gebracht werden: Ein Migration-Job mit aktiviertem Wiederherstellen im Schritt Aktion füllt jeden Link wieder mit seiner Datei – mit ihrem ursprünglichen Versionsverlauf, den seither in Nextcloud entstandenen Versionen sowie ihren Metadaten und Berechtigungen, wie sie waren.

Mehr erfahren: Wiederherstellen: Dateien aus Nextcloud zurück nach SharePoint Online oder auf eine Dateifreigabe · Umstellung: traditionelle und erweiterte Migration

Legen Sie zuerst die Struktur fest

Ein Link bleibt bei einer Verschiebung innerhalb desselben Teamordners oder Benutzerkontos erhalten, bricht aber, wenn die Datei in einen anderen Teamordner oder zu einem anderen Benutzer verschoben wird, weil Nextcloud ihr dort eine neue ID zuweist. Entscheiden Sie, wohin jede Bibliothek kommt, bevor Sie ihre Dateien ersetzen.

Erste Schritte

1. Den Speicher messen

   Führen Sie eine Analyse durch und aktualisieren Sie den Power-BI-Bericht: das Volumen jeder Bibliothek und jedes OneDrive, einschließlich der Versionen. Vergleichen Sie es mit dem in den Lizenzen enthaltenen Speicher.

2. Nextcloud vorbereiten

   Erstellen Sie die Teamordner, richten Sie deren Mitglieder ein und testen Sie mit einigen echten Benutzern, ob sie ihre Dateien öffnen können.

3. Die größten Inhalte zuerst migrieren

   Führen Sie jede Welle zunächst als Testmigration und dann als Migration aus. Beginnen Sie mit den Bibliotheken, die den meisten Speicher belegen.

4. Die Links einschalten

   Aktivieren Sie im Schritt „Quelle“ unter „Erweiterte Einstellungen“ die Option Replace SharePoint Online source Document Library item with a .url link to Nextcloud und bestätigen Sie.

5. Die Benutzer informieren

   Teilen Sie den Benutzern vor der Welle mit, dass sich ihre Dateien ab sofort in Nextcloud öffnen und dass ein Klick auf eine Datei in SharePoint oder Teams sie dorthin führt.

6. Nachverfolgen

   Das Feld Source converted to .url des Laufs im Laufverlauf zeigt Yes, wenn seine Dateien ersetzt wurden. Prüfen Sie nach jeder Welle den Speicher der Organisation im Microsoft 365 Admin Center.

Mehr erfahren: Umstellung: traditionelle und erweiterte Migration · Eine Migration planen und durchführen, Welle für Welle · Laufdetails und das Sitzungsprotokoll

Die Option ist Teil der Lizenzen Enterprise und Enterprise+, zusammen mit allen anderen Funktionen einer Migration zu Nextcloud; siehe Testversion und Lizenzen