Warum Metadaten mit MetaVox nach Nextcloud übernehmen

Was Ihnen Metadaten bringen

Name und Ordner einer Datei sagen wenig darüber aus, was sie ist. Den Rest sagen die Spalten, die zu ihr gehören – wer sie mit übernimmt, bewahrt dieses Wissen.

Dateien nach ihrem Inhalt finden

Nextcloud indiziert die MetaVox-Spalten, sodass eine Suche eine Datei anhand ihrer Werte findet – einen Kunden, ein Aktenzeichen, einen Dokumenttyp –, ganz gleich, wo sie im Team-Ordner liegt.

Die vertraute Bibliothek beibehalten

Dieselben Spalten, befüllt, und die Ansichten der Bibliothek mit ihren Spalten und ihrer Sortierung neu angelegt. Die Anwender finden sich am Tag nach der Migration zurecht, ohne eine neue Struktur lernen zu müssen.

Klassifizieren statt Ordner verschachteln

Eine Spalte sortiert und filtert Dateien über den gesamten Team-Ordner hinweg, sodass eine Bibliothek keine tiefen Ordnerhierarchien braucht, um geordnet zu bleiben: ein Ordner, viele Ansichten.

Nachweise bewahren

[SP Created By], [SP Modified By], [SP Content-Type] und auf Wunsch die Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen bleiben als Spalten erhalten: Wer eine Datei erstellt hat, wann und wie sie klassifiziert wurde, bleibt auch Jahre später nachvollziehbar.

Von der Nextcloud-Suche gefunden

Die MetaVox-Spalten werden von Nextcloud indiziert, sodass die Suche sie ebenso liest wie Dateinamen und -inhalte. Geben Sie den Namen eines Kunden oder ein Aktenzeichen in die Suche oben in Nextcloud ein, und die Dateien mit diesem Wert werden gefunden – in allen Ordnern des Team-Ordners. Das ist oft der größte Gewinn einer Migration mit Metadaten: In SharePoint wurden Dateien nach Spalten abgelegt, und in Nextcloud lassen sie sich nach Spalten finden.

Ohne MetaVox

MetaVox ist nicht erforderlich: Dateien und Ordner werden auch ohne MetaVox einwandfrei migriert, nur ohne ihre SharePoint-Spalten und -Ansichten. Die Metadaten bleiben dann in der Quelle zurück, und nichts in Nextcloud kann danach suchen, sortieren oder filtern.

MetaVox vor dem Migrationslauf installieren

Die Spalten werden während der Ausführung eines Jobs angelegt und befüllt. Installieren Sie MetaVox zuerst, damit die Metadaten gleich beim ersten Mal mit den Dateien übernommen werden – die Registerkarte Einstellungen zeigt, ob MetaVox installiert und aktiviert ist.

Auf der Roadmap von MetaVox

Die Entwickler von MetaVox planen, die Metadaten weiter auszubauen. Es handelt sich um Pläne, nicht um heutige Funktionen – wann sie verfügbar sind, steht in den Versionshinweisen von MetaVox.

Für MetaVox geplant

• Metadaten direkt in die Dateien eingebettet, sodass sie mit einer Datei mitwandern, wenn diese heruntergeladen, kopiert oder außerhalb von Nextcloud geteilt wird.
• Metadaten in Euro-Office, sodass die Werte in einem in Euro-Office geöffneten Dokument gelesen und verwendet werden können.

Erste Schritte

1. MetaVox installieren

   Über die Apps-Seite von Nextcloud. Die Registerkarte Einstellungen der App zeigt, ob MetaVox installiert und aktiviert ist, und verlinkt dorthin.

2. In einen Team-Ordner migrieren

   MetaVox verwaltet seine Spalten in Team-Ordnern; das Ziel des Jobs ist daher ein Team-Ordner und seine Quelle eine SharePoint-Bibliothek oder ein OneDrive.

3. Alle zuordnen und fehlende Spalten anlegen

   Im Schritt Metadaten des Jobs übernimmt Alle zuordnen und fehlende Spalten automatisch anlegen sämtliche Spalten – die Standardeinstellung.

4. An einer Bibliothek prüfen

   Führen Sie zunächst eine Migration einer kleinen Bibliothek aus und prüfen Sie in Nextcloud die Spalten, die Ansichten und eine Suche nach einem Wert.

Mehr erfahren: Metadaten, MetaVox und SharePoint-Ansichten · Ziele · Einstellungen