SMART Offload – Häufig gestellte Fragen
Abschnitt betitelt „SMART Offload – Häufig gestellte Fragen“SHAREPOINT-OFFLOAD IN AZURE BLOB STORAGE
Senken Sie den SharePoint-Speicherverbrauch, während Dokument-Proxys, Metadaten und Bibliotheksstruktur in Teams und SharePoint sichtbar bleiben. Diese Fragen erläutern die Konfiguration, die Benutzererfahrung, die Wiederherstellungsoptionen und die Lizenzierung.
Konfiguration und Inhaltsauswahl
Abschnitt betitelt „Konfiguration und Inhaltsauswahl“Sollte die IT-Abteilung Quelle und Ziel des Offloads konfigurieren?
Ja. Die Konfiguration der SharePoint-Quellumgebung, des Azure Blob Storage-Zielkontos und der Kriterien für die Inhaltsauswahl ist eine Aufgabe der IT-Administration. Die IT-Abteilung verwaltet die Infrastruktur, legt die Offload-Richtlinien fest und steuert die Ausführung. Endbenutzer müssen die Jobs nicht konfigurieren.
Wählen Sie für den vollständigen Datei-Offload Inhalte aus, auf die selten zugegriffen wird, etwa Dokumente abgeschlossener Projekte und inaktive Datensätze, die für den Offload infrage kommen. Häufig genutzte Dateien sollten in der Regel aktiv in SharePoint verbleiben, da der Zugriff auf ausgelagerte Binärinhalte eine Wiederherstellung erfordert.
Alternativ können Sie die aktuelle Version in SharePoint behalten und nur ältere Versionen auslagern.
Die Erfahrung für Endbenutzer
Abschnitt betitelt „Die Erfahrung für Endbenutzer“Arbeiten die Benutzer weiterhin über Teams und SharePoint?
Ja. Ausgelagerte Elemente bleiben über kleine Proxys in der bestehenden Dokumentbibliothek sichtbar. Die Benutzer können in Teams und SharePoint die gewohnten Ordner durchsuchen und die beibehaltenen Metadatenspalten einsehen.
Beim vollständigen Datei-Offload wird der ursprüngliche Binärinhalt in Azure Blob Storage gespeichert. Ein Dokument wie myfile.docx wird durch einen Proxy namens myfile.docx.url dargestellt. Das Öffnen des Proxys startet den konfigurierten Prozess zur Wiederherstellungsanforderung, anstatt das Originaldokument direkt zu öffnen.
Der verbleibende Speicherbedarf in SharePoint hängt von den Metadaten, der Anzahl der Versionen und davon ab, ob die aktuelle Binärdatei beibehalten wird.
Können Benutzer ausgelagerte Dokumente weiterhin finden?
Den Benutzern bleiben die Ordnerstruktur, die sichtbaren Proxy-Namen und die Metadaten zum Durchsuchen und Filtern erhalten. Die Suche kann beibehaltene Informationen nutzen, sofern die betreffenden Felder indiziert und durchsuchbar sind.
Die Auffindbarkeit über Metadaten und die Volltextsuche im Inhalt sind zwei verschiedene Dinge. Binärinhalte, die sich ausschließlich in Azure Blob Storage befinden, stehen der SharePoint-Inhaltsindizierung nicht automatisch zur Verfügung. Verbleibt die aktuelle Dokumentversion in SharePoint, steht dieser aktive Inhalt weiterhin für die normale Indizierung zur Verfügung.
Wiederherstellen von Dateien
Abschnitt betitelt „Wiederherstellen von Dateien“Muss ein Benutzer die IT-Abteilung bitten, Dateien wiederherzustellen?
In der Standardkonfiguration ja. Die IT-Abteilung führt über SMART Migration einen Wiederherstellungsjob aus und wählt dabei die Inhalte und deren Ziel aus. Dateien können an ihrem ursprünglichen Speicherort, an einem anderen unterstützten SharePoint-Ziel oder auf einer Dateifreigabe wiederhergestellt werden.
Die Konfiguration der Wiederherstellung ist unkompliziert. Die Dauer bis zum Abschluss hängt vom Datenvolumen, der Infrastruktur und der Azure-Speicherebene ab. Inhalte der Archivebene müssen vor dem Abruf rehydriert werden.
Gibt es eine Self-Service-Option zur Wiederherstellung?
Ja. Der .url-Proxy kann auf eine Power App verweisen und Argumente übergeben, mit denen die zum Erstellen eines Wiederherstellungsjobs erforderlichen Informationen vorausgefüllt werden.
myfile.docx → myfile.docx.url → Power App → Wiederherstellungsjob
Der Quellcode der Power App wird bereitgestellt, damit der Kunde die Oberfläche und den Workflow an seine Anforderungen anpassen kann. Es handelt sich um einen konfigurierbaren Ansatz für Wiederherstellungsanforderungen; dies ist nicht automatisch ein nativer Befehl „Datei wiederherstellen“ im SharePoint-Dateimenü.
Die IT-Abteilung sollte die administrative Kontrolle über Wiederherstellungsberechtigungen, Zielauswahl und Ausführung behalten. Benutzeranfragen können in den Genehmigungsprozess der Organisation eingebunden werden.
Wie der Ansatz die Akzeptanz fördert
Abschnitt betitelt „Wie der Ansatz die Akzeptanz fördert“Was ist an der Benutzeroberfläche anders?
SMART Offload behält sichtbare Dokument-Proxys und Metadaten in der bestehenden Teams- und SharePoint-Umgebung bei. Die Benutzer können Inhalte über die gewohnten Bibliotheken und Ordner finden, anstatt ausschließlich auf eine separate Archivoberfläche angewiesen zu sein.
Diese Kontinuität kann den Aufwand für das Change-Management verringern. Die Benutzer müssen dennoch die Proxy-Dateien, den Prozess der Wiederherstellungsanforderung und den Unterschied zwischen der Metadatensuche und der Suche im Inhalt ausgelagerter Dokumente verstehen.
Lizenzierung und Zugriff auf gespeicherte Inhalte
Abschnitt betitelt „Lizenzierung und Zugriff auf gespeicherte Inhalte“Muss der Kunde dauerhaft ein kostenpflichtiges Abonnement aufrechterhalten?
Nein. Für die Durchführung von Offload-Vorgängen ist eine kostenpflichtige SMART Offload-Lizenz erforderlich. Die Wiederherstellungsfunktion ist frei von MigrateDMS-Lizenzgebühren, unabhängig davon, wann oder wie oft Inhalte wiederhergestellt werden.
Eine fortlaufende kostenpflichtige Lizenz ist erforderlich, wenn der Kunde weiterhin neu infrage kommende Dateien oder ältere Versionen auslagern möchte. Kosten für Azure-Speicher, Abruf, Transaktionen und Datenübertragung fallen getrennt von der MigrateDMS-Lizenz an.
Sind die ausgelagerten Inhalte an ein proprietäres Format gebunden?
Die Ablagestruktur in Azure Blob Storage ist transparent und beruht nicht auf einem proprietären Black-Box-Speicherformat. Die Entwickler des Kunden oder ein Drittanbieter können anhand der gespeicherten Inhalte und der zugehörigen Verweise einen alternativen Abruf- oder Wiederherstellungsprozess erstellen.
Die vollständige Wiederherstellung des SharePoint-Elements einschließlich Metadaten und Versionsverlauf erfordert die entsprechenden Zuordnungsinformationen und einen geeignet implementierten Wiederherstellungs-Workflow.
Wichtige Einschränkungen
Abschnitt betitelt „Wichtige Einschränkungen“Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsbezeichnungen und Purview-Verschlüsselung
Der hier beschriebene SMART Offload-Workflow unterstützt nicht die Beibehaltung von Vertraulichkeitsbezeichnungen oder Aufbewahrungsbezeichnungen beim Offload. Werden diese Dateien dennoch durch den Prozess geführt, können die Bezeichnungen verloren gehen. Mit Microsoft Purview verschlüsselte Dateien liegen ebenfalls außerhalb des unterstützten Umfangs dieses Workflows.
Schließen Sie betroffene Inhalte vom Offload aus und klären Sie deren Behandlung vor der Ausführung. Dies sind Einschränkungen des beschriebenen SMART Offload-Workflows und keine allgemeine Aussage über Azure Blob Storage.
Inhalte sichtbar halten. Offload zentral steuern. Dateien wiederherstellen, wenn sie benötigt werden.
Siehe auch