Zusammenarbeiten: was geteilt wird und was Ihnen gehört

Ein Projekt, viele Administratoren

Die App ist für ein Team gemacht: einen Berater, der die Aufträge anlegt, eine Kollegin, die die Läufe beobachtet, einen Administrator des Kunden, der die Dateiprobleme prüft. Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto bei Nextcloud an und arbeitet in derselben App.

Alle sehen dieselbe Arbeit. Ein Auftrag, den ein Administrator anlegt, ein Status, den ein anderer ändert, ein Lauf, den SMART Migration abschließt – jede geöffnete Seite zeigt es innerhalb weniger Sekunden an, ohne Neuladen.
Niemand kommt jemandem in die Quere. Was eine Person anheftet, filtert, sortiert oder ausblendet, ändert nur ihre eigene Ansicht.
Für SMART Migration macht es keinen Unterschied. Es liest die Aufträge und schreibt die Läufe, egal wer sie angelegt hat; die Personen, die in der App arbeiten, betreffen es nicht.

Wer die App nutzen kann

Jeder Nextcloud-Administrator kann die App nutzen. Ebenso die Mitglieder der Nextcloud-Gruppen, die ein Administrator auf dem Tab Einstellungen unter Wer die App nutzen kann auswählt. Das Projektteam braucht also keine Administratorrechte für den Rest von Nextcloud.

Wie Sie die Gruppen einrichten und was zu tun ist, wenn jemand hinzukommt oder ausscheidet: Das Projektteam einrichten

Wer	Was sie tun können
Nextcloud-Administratoren	Alles; nur sie wählen die Gruppen aus und schalten die KI-Hilfe ein oder aus
Mitglieder einer ausgewählten Gruppe	Die gesamte App: Jobs, Läufe, Dateiprobleme, die Übersicht, Power BI und die Einstellungen des Projekts, genau wie ein Administrator. Die Berichte in Dateien erst, wenn sie zusätzlich Mitglied von `SMART Migration Reports` sind
Alle anderen	Nichts: kein Menüeintrag, und die App weist sie ab
SMART Migration Server	Ein eigenes Administratorkonto und App-Passwort, über die API der App; keine Person in der App. Die API antwortet denselben Personen wie die App: Jedes andere Konto wird abgewiesen

Alles oder nichts

Ein Mitglied einer ausgewählten Gruppe erhält die gesamte App, ohne eigene Rollen: Nehmen Sie nur die Personen in die Gruppe auf, die die Migration ändern sollen. Ist keine Gruppe ausgewählt, können nur die Administratoren die App nutzen.

Was mit jedem Administrator geteilt wird

Diese Elemente gehören zum Projekt. Eine Änderung durch einen Administrator sehen alle anderen Administratoren.

Geteilt	Bedeutung
Aufträge und Auftragsgruppen	Jeder Auftrag, seine Einstellungen und sein Status; die Gruppen und ihre Farben.
Laufverlauf und Dateiprobleme	Jeder Lauf und jedes Dateiproblem, so wie SMART Migration sie geschrieben hat.
Tags	Die Tags und ihre Farben, an jedem Auftrag und Lauf.
Archiviert	Ein archivierter Auftrag oder Lauf ist für alle weggeräumt.
Ausgeblendet in der Übersicht	Eine in der Übersicht ausgeblendete Benachrichtigung verschwindet aus der Übersicht aller.
Empfänger	An wen die Benachrichtigungen eines Auftrags gehen: Benutzer oder Gruppen, je Auftrag gewählt.
KI-Hilfe, MetaVox, Domänenzuordnung, Partner	Die Einstellungen der Instanz, einmal für das Team festgelegt.

Was nur Ihnen gehört

Diese Elemente folgen der Person, die sie gewählt hat. Ein Kollege sieht sie nie und ändert sie nie für Sie.

Ihres	Bedeutung
Anheftungen	Aufträge, Läufe, Dateiprobleme und Benachrichtigungen, die Sie angeheftet haben, aufgeführt im Bereich Angeheftet oben in jeder Tabelle.
Meine Notiz	Ihre Notiz zu einem Auftrag, Lauf oder Dateiproblem. Jeder Administrator schreibt seine eigene, und niemand sonst liest sie.
Sortierung	Wie jede Tabelle sortiert ist. Sie folgt Ihnen an jeden Computer.
Filter	Jedes Filterfeld, die Filter Archiviert und Ausgeblendet, die Schalter Neueste, Modus und Ergebnis in der Übersicht sowie dort der Umfang des Migrationsfortschritts.
Ihre Position	Der geöffnete Tab, Baum oder Liste, die geöffneten Knoten im Baum, die angehakten Zeilen, die Menüs Zuletzt und die Scrollposition.
Ausgeblendete Meldungen	Eine Meldung, die Sie mit Nicht mehr anzeigen ausgeblendet haben, oder ein mit dem × geschlossener Tipp ist nur für Sie ausgeblendet.
Ihre Auswahl in den Einstellungen	Die Sprache der Oberfläche, Farben, Benachrichtigungen beim Starten oder Beenden eines Laufs, der Auftragsdialog als Assistent oder Formular, das Hilfefenster, Erste Schritte und der Starttipp der Übersicht.
Zustimmung zur KI-Hilfe	Ihre eigene Zustimmung zur KI-Hilfe und zum Sprechen einer Frage.

Filter und Ihre Position bleiben in diesem Browser

Ihre Filter und Ihre Position werden in dem Browser gespeichert, den Sie verwenden, und zwar nur für Ihr Konto. Auf einem anderen Computer oder in einem anderen Browser öffnen sich die Tabellen ohne Filter; die Ausnahme ist die Sortierung, da sie mit Ihrem Konto gespeichert wird. Ein Update der App setzt jede Tabelle zurück.

Gut im Team arbeiten

Ein paar Gewohnheiten halten eine gemeinsame Migration in Ordnung.

Gruppen und Tags zeigen, wer was macht. Eine Gruppe pro Welle oder Standort, ein Tag pro verantwortlicher Person – dann filtert jede Person auf ihren eigenen Teil. Siehe Die Aufträge eines Projekts organisieren
Heften Sie Ihre eigene Arbeitsliste an. Anheftungen gehören Ihnen: Heften Sie die Aufträge an, um die Sie sich kümmern, und die Anheftungen eines Kollegen überfüllen nie Ihre Tabelle.
Begründen Sie im Auftrag, nicht in Meine Notiz. Eine Notiz gehört nur Ihnen; der Grund, warum ein Auftrag auf Warten steht, gehört daher in seine Job Description oder in einen Tag, wo das Team ihn liest.
Archivieren und ausblenden Sie mit Bedacht. Beides wirkt für das gesamte Team. Stimmen Sie ab, wann ein Lauf oder eine Benachrichtigung erledigt ist, bevor sie aus der Übersicht aller verschwindet.
Nur eine Person bearbeitet einen Auftrag zur selben Zeit. Speichern zwei Administratoren denselben Auftrag nacheinander, bleibt die letzte Speicherung erhalten. Sagen Sie Bescheid, bevor Sie einen Auftrag öffnen, an dem ein Kollege arbeitet.

Eine Zeile löschen, die jemand anderes angeheftet hat

Sie können einen Auftrag, einen Lauf, ein Problem oder eine Benachrichtigung löschen, die ein anderer Administrator angeheftet hat. Der Löschdialog nennt, wer sie angeheftet hat, und diese Person erhält eine Nextcloud-Benachrichtigung, dass sie entfernt wurde.

Mehr erfahren: Die Aufträge eines Projekts organisieren · Das Projektteam einrichten · Einstellungen · So finden Sie sich in der App zurecht