- Was Power BI ist
- Power BI Desktop und der Power BI-Dienst
- Woher die Daten des Berichts stammen
- Die Begriffe, denen Sie begegnen
- Sechs Klicks, mit denen der Bericht funktioniert
- Eine dichte Seite, ein Visual nach dem anderen
Was Power BI ist
Abschnitt betitelt „Was Power BI ist“Power BI liest Daten aus einer Datenbank, behält eine Kopie davon und zeigt sie als Seite mit Visuals an – Diagramme, Tabellen, Kennzahlen und Filterfelder –, die alle aufeinander reagieren: Wählen Sie in einem Visual etwas aus, zeigt jedes andere Visual auf der Seite nur noch das, was dazu passt.
Für eine Migration bedeutet das: Fragen wie _wie viele Dateien sind älter als fünf Jahre_, _welche Bibliotheken enthalten den meisten Versionsverlauf_ oder _welche Dateien müssen noch migriert werden_ lassen sich mit wenigen Klicks beantworten, nicht mit einer Abfrage oder einer Tabellenkalkulation.
Kurz gesagt
SMART BI.pbix ist eine Datei. Öffnen Sie sie im kostenlosen Power BI Desktop, klicken Sie auf das, was Sie interessiert, und die ganze Seite folgt. Nichts, worauf Sie klicken, verändert die Daten oder die Migration.
Power BI Desktop und der Power BI-Dienst
Abschnitt betitelt „Power BI Desktop und der Power BI-Dienst“Power BI gibt es in zwei Formen, und der Bericht funktioniert in beiden. Die erste ist für alle kostenlos und alles, was die meisten Projekte brauchen; die zweite ist optional und der einzige Teil von Power BI, für den Lizenzgebühren anfallen.
Power BI Desktop – kostenlos für alle
Ein Programm für Windows, kostenlos von Microsoft: Zum Öffnen und Aktualisieren eines Berichts sind weder eine Lizenz noch ein Abonnement noch ein Microsoft-Konto nötig. Es öffnet .pbix-Dateien so, wie Word .docx-Dateien öffnet. Dafür ist der Bericht von SMART Migration gebaut, und mehr brauchen die meisten Projekte nicht.
Der Power BI-Dienst – optional, mit Lizenzgebühren
Das Onlineportal von Microsoft, app.powerbi.com, zum Veröffentlichen von Berichten innerhalb einer Organisation. SMART Migration benötigt es an keiner Stelle. Eine .pbix-Datei wird aus Power BI Desktop dort veröffentlicht; anschließend wird der Bericht im Browser gelesen und kann nach Zeitplan aktualisiert werden. Veröffentlichen und Teilen erfordern kostenpflichtige Power BI-Lizenzen, und für eine Datenbank innerhalb Ihres Netzwerks ist für die geplante Aktualisierung das lokale Datengateway von Microsoft erforderlich.
| Power BI Desktop | Power BI-Dienst | |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos, für alle | Lizenzgebühren, pro Benutzer oder pro Kapazität |
| Erforderlich | Ja, um den Bericht zu öffnen | Nein – optional |
| Läuft unter | Windows | Jedem Browser |
| Öffnet den Bericht | Als Datei, die Sie herunterladen | Sobald jemand ihn in einem Arbeitsbereich veröffentlicht hat |
| Aktualisieren | Manuell, mit Aktualisieren | Manuell oder nach Zeitplan |
| Den Bericht ändern | Alles | Das meiste, im Browser |
| Geteilt als | Eine Datei – per Mail, Team Folder, Archiv –, die jeder kostenlos öffnet | Ein Link zum Arbeitsbereich, für lizenzierte Benutzer |
Kostenlos für alle
Power BI Desktop ist kostenlos, für alle. Jeder kann es bei Microsoft herunterladen und SMART BI.pbix ohne Kosten öffnen – das Projektteam, Führungskräfte, Prüfer, die Verantwortlichen der einzelnen Bibliotheken, ein Partner oder ein Kunde. Der Bericht kann daher als Datei geteilt werden, per Mail oder in einem Team Folder, und von jedem geöffnet werden, der ihn erhält, ohne dass eine Lizenz gekauft werden muss.
Lizenzgebühren fallen nur für den Power BI-Dienst an – das Portal von Microsoft zum Veröffentlichen von Berichten innerhalb einer Organisation. Das Veröffentlichen dort ist optional.
- Auf einem Mac gibt es kein Power BI Desktop: Verwenden Sie einen Windows-Rechner oder eine virtuelle Maschine oder den Power BI-Dienst.
- Die App spielt im Dienst keine Rolle. Weder die App noch Nextcloud kommuniziert mit Power BI; das Veröffentlichen des Berichts ist Ihr eigener Schritt, außerhalb der App, unter Ihren eigenen Microsoft-Lizenzen.
- Die Lizenzen von Microsoft und ihre Preise ändern sich; die aktuellen finden Sie auf der Power BI-Preisseite von Microsoft.
Mehr erfahren: SMART BI.pbix aktualisieren, hochladen und teilen · Eine Dateiliste aus Power BI exportieren
Woher die Daten des Berichts stammen
Abschnitt betitelt „Woher die Daten des Berichts stammen“Der Bericht liest niemals selbst aus SharePoint, OneDrive, Dateifreigaben oder Nextcloud. Seine Daten gelangen in drei Schritten zu ihm, und die Registerkarte Erste Schritte zeigt dasselbe Bild.
SMART Migration schreibt jede Datei in die Reporting-Datenbank
Jeder Analyse- und Migrationslauf erfasst jede verarbeitete Datei – wo sie liegt, ihre Größe, Versionen, Datumsangaben, Bezeichnungen, Metadaten und was mit ihr geschehen ist – in der PostgreSQL-Reporting-Datenbank.
Eine Aktualisierung kopiert diese Daten in die Datei
Jemand mit Zugriff auf die Datenbank öffnet
SMART BI.pbixin Power BI Desktop und klickt auf Aktualisieren. Die Daten werden in die Datei kopiert.Ab dann trägt die Datei ihre eigenen Daten
Jeder kann die gespeicherte Datei öffnen – ohne Datenbank, ohne Anmeldedaten, ohne Netzwerkpfad und ohne SMART Migration. Jedes Visual greift auf die darin enthaltene Kopie zurück.
Der Bericht zeigt die Migration also so, wie sie bei der letzten Aktualisierung war: Aktualisieren Sie ihn erneut, um neuere Läufe zu sehen.
Die Kopie wird im Arbeitsspeicher des Computers gehalten, solange der Bericht geöffnet ist, und eine Aktualisierung benötigt bis zum Doppelten davon. Bei einer Migration von zig Millionen Dateien erfordert das einen gut ausgestatteten Computer – 64–96 GB Arbeitsspeicher sind keine Seltenheit. Siehe Die Server für eine große Migration dimensionieren Das Feld Power BI in der Übersicht, neben Fortschritt, bietet jede in den Team-Ordner hochgeladene Kopie an, die neueste zuerst.
Mehr erfahren: Business Intelligence mit Power BI · SMART BI.pbix aktualisieren, hochladen und teilen
Die Begriffe, denen Sie begegnen
Abschnitt betitelt „Die Begriffe, denen Sie begegnen“| Begriff | Bedeutung im Bericht |
|---|---|
| Bericht | Die gesamte .pbix-Datei: eine oder mehrere Seiten. |
| Seite | Ein Bildschirm des Berichts, ausgewählt über die Registerkarten am unteren Rand. |
| Visual | Ein einzelnes Feld auf einer Seite: ein Diagramm, eine Tabelle, eine Kennzahl oder ein Filter. |
| Datenschnitt | Ein Visual, das filtert: eine Liste zum Ankreuzen, eine Dropdownliste, ein Suchfeld oder ein Bereich mit zwei Schiebereglern. |
| Karte | Ein Visual, das eine einzelne Kennzahl zeigt, etwa File count oder Total volume. |
| Measure | Eine Berechnung, etwa das Gesamtvolumen der ausgewählten Dateien; sie folgt jedem Filter. |
| Aktualisieren | Das Kopieren der neuesten Daten aus der Reporting-Datenbank in die Datei. |
Sechs Klicks, mit denen der Bericht funktioniert
Abschnitt betitelt „Sechs Klicks, mit denen der Bericht funktioniert“Diese funktionieren auf jeder Seite des Berichts, in Power BI Desktop ebenso wie im Dienst.
Einen Wert in einem Datenschnitt auswählen
Kreuzen Sie einen Wert an – eine Jobgruppe, einen Dateityp, eine Aufbewahrungsbezeichnung –, und jedes Visual auf der Seite zeigt nur noch die passenden Dateien. Halten Sie Strg gedrückt, um mehrere anzukreuzen. Geben Sie Text in das Feld Suchen eines Datenschnitts ein, um einen Wert in einer langen Liste zu finden.
Auf einen Teil eines Diagramms klicken
Klicken Sie auf ein Segment eines Ringdiagramms oder einen Balken, und die anderen Visuals filtern darauf oder heben ihren Anteil daran hervor. Mit Strg+Klick wählen Sie mehrere Teile aus; klicken Sie erneut auf denselben Teil, um die Auswahl aufzuheben.
Auf etwas zeigen, um es abzulesen
Halten Sie den Mauszeiger über einen Balken, ein Segment oder eine Zelle, und eine QuickInfo zeigt die genauen Werte.
Einen Filter löschen
Zeigen Sie auf einen Datenschnitt und klicken Sie auf sein Radiergummisymbol, um die Auswahl zu löschen. Die Schaltfläche Clear all filters des Berichts löscht alle Datenschnitte auf der Seite auf einmal.
Eine Schaltfläche verwenden: Strg+Klick in Power BI Desktop
In Power BI Desktop wird eine Schaltfläche auf der Seite – etwa Clear all filters – mit Strg+Klick verwendet, wie es auf den Schaltflächen des Berichts steht; ein einfacher Klick wählt sie nur zum Bearbeiten aus. Im Power BI-Dienst genügt ein einfacher Klick.
Das Menü eines Visuals öffnen
Zeigen Sie auf ein Visual und klicken Sie oben rechts auf Weitere Optionen (…): Als Tabelle anzeigen listet die Werte hinter einem Diagramm auf, Sortieren ordnet es, und Daten exportieren speichert, was es zeigt.
Nichts, worauf Sie klicken, kann etwas kaputt machen
Datenschnitte, Klicks und der Fokusmodus ändern nur, was Sie sehen. Sie ändern weder die Daten noch die Migration noch die Datei – es sei denn, Sie speichern sie, und selbst dann nur, mit welchen Filtern sie geöffnet wird.
Eine dichte Seite, ein Visual nach dem anderen
Abschnitt betitelt „Eine dichte Seite, ein Visual nach dem anderen“Die Seiten des Berichts enthalten viele Visuals gleichzeitig, damit jeder Filter in Reichweite ist. Um eines bequem zu lesen, öffnen Sie es im Vollbild: Zeigen Sie auf das Visual und klicken Sie oben rechts auf das Symbol Fokusmodus. Das Visual füllt das Fenster aus und bleibt nach allem gefiltert, was auf der Seite ausgewählt ist; Zurück zum Bericht oben links führt zur Seite zurück.
Der Fokusmodus ist Standard in Power BI und funktioniert bei jedem Visual. Einige Visuals des Berichts weisen in ihrem Titel darauf hin – Decomposition tree -> Focus mode, Tree map -> Focus mode –, weil sie sich im Vollbild viel leichter erkunden lassen.
Mehr erfahren: Ein Rundgang durch den SMART BI-Bericht · Jede Datei von der Discovery bis zur Migration verfolgen
Siehe auch