Das Projektteam einrichten

Die Beteiligten einer Migration

Ein Migrationsprojekt umfasst in Nextcloud in der Regel drei Arten von Konten, und jede benötigt etwas anderes.

Nextcloud-Administratoren

Die eigenen Administratoren des Kunden. Sie können die App immer nutzen, und die App fügt sie beim ersten Öffnen selbst zu SMART Migration Reports hinzu.

Das Projektteam

Berater, Mitarbeitende des Partners und Mitarbeitende des Kunden, die keine Administratoren sind. Sie nutzen die App über eine Gruppe, die auf dem Tab Einstellungen ausgewählt wird, und sehen die Berichte erst, wenn sie zusätzlich in SMART Migration Reports sind.

Das Serverkonto

Ein eigenes Nextcloud-Administratorkonto, mit dem sich der SMART Migration Server über ein App-Passwort anmeldet. Die App hat kein eigenes Konto, das sie ihm überlassen könnte, daher benötigt es Administratorrechte. Es ist keine Person und gehört nie zur Projektgruppe.

Die Gruppen, die ein Projekt benötigt

Zwei Nextcloud-Gruppen tragen das gesamte Team; eine dritte ist optional.

Gruppe	Wer darin ist	Was sie ermöglicht
admin	Die Nextcloud-Administratoren des Kunden	Die gesamte App; nur sie wählen die Projektgruppen aus und schalten die KI-Hilfe ein oder aus
Eine Projektgruppe, z. B. Migration project	Alle Mitglieder des Projektteams, die keine Administratoren sind	Die gesamte App – Aufträge, Läufe, Dateiprobleme, die Übersicht, Power BI und die Einstellungen des Projekts
SMART Migration Reports	Wird von der App bei der ersten Übernahme eines Auftrags angelegt. Administratoren und das Serverkonto fügt die App hinzu; alle anderen werden manuell hinzugefügt	Der gleichnamige Teamordner in Nextcloud Files: die Berichte und Protokolle jedes Laufs sowie SMART BI.pbix
Eine Benachrichtigungsgruppe (optional)	Alle, die über Läufe informiert werden sollen	Eine Auswahlmöglichkeit für Notify to bei jedem Auftrag, sodass eine Benachrichtigung die gesamte Gruppe erreicht

Alles oder nichts

Ein Mitglied der Projektgruppe erhält die gesamte App, ohne eigene Rollen. Nehmen Sie nur die Personen auf, die die Migration ändern sollen.

Das Team einrichten

Ein Administrator erledigt dies einmalig zu Projektbeginn in den Nextcloud-eigenen Einstellungen unter Konten und auf dem Tab Einstellungen der App.

1. Jeder Person ein eigenes Nextcloud-Konto geben

   Die Mitarbeitenden des Kunden und alle Berater melden sich mit ihrem eigenen Konto an – nie mit einer gemeinsamen Anmeldung und nie mit dem Konto des Servers. Anheftungen, Filter und die Sortierreihenfolge gehören jeweils der einzelnen Person.

2. Die Projektgruppe anlegen

   Legen Sie unter Konten eine Gruppe wie Migration project an und fügen Sie alle Teammitglieder hinzu, die keine Administratoren sind.

3. Sie auf dem Tab Einstellungen auswählen

   Wählen Sie unter Wer die App nutzen kann die Gruppe in Gruppen, die die App nutzen dürfen aus und klicken Sie auf Speichern. Ihre Mitglieder finden SMART Migration ab der nächsten aufgerufenen Seite im App-Menü.

4. Sie zu SMART Migration Reports hinzufügen

   Fügen Sie dieselben Personen unter Konten der Gruppe SMART Migration Reports hinzu. Die Gruppe erscheint, sobald der SMART Migration Server seinen ersten Auftrag übernommen hat; bis dahin gibt es keine Berichte zu sehen.

5. Das Serverkonto einrichten

   Legen Sie ein eigenes Administratorkonto für den SMART Migration Server und dafür ein App-Passwort an. Die App fügt es SMART Migration Reports hinzu, wenn es seinen ersten Auftrag übernimmt.

So richten Sie das Serverkonto und sein App-Passwort ein: Sicherheit, Datenschutz und Datenhoheit

Wenn jemand hinzukommt oder ausscheidet

Wer später hinzukommt, benötigt dieselben beiden Gruppen; wer ausscheidet, wird aus beiden entfernt.

Wann	Was unter Konten zu tun ist
Ein Administrator kommt hinzu	Nichts weiter. Er öffnet die App und wird zu SMART Migration Reports hinzugefügt.
Ein Berater oder Mitarbeitender kommt hinzu	Fügen Sie ihn der Projektgruppe und SMART Migration Reports hinzu.
Jemand verlässt das Projekt	Entfernen Sie ihn aus der Projektgruppe, wodurch die App für ihn gesperrt wird, und aus SMART Migration Reports, wodurch die Berichte aus seinen Dateien verschwinden.
Das Projekt endet	Entfernen Sie die Projektgruppe unter Wer die App nutzen kann und entfernen Sie aus SMART Migration Reports alle außer den Administratoren und dem Serverkonto.

Ein entfernter Administrator wird wieder hinzugefügt

Die App fügt jeden Administrator beim nächsten Öffnen wieder zu SMART Migration Reports hinzu. Um einen Administrator von den Berichten fernzuhalten, entziehen Sie ihm die Administratorrechte.

Mehr erfahren: Zusammenarbeiten: was geteilt wird und was Ihnen gehört · Berichte und Laufordner in Nextcloud Dateien · Einstellungen · Benachrichtigungen bei Auftragsläufen