Dateien mit einer Power-BI- oder SQL-Abfrage auswählen

In Entwicklung

Der Source Type Dynamic BI data query kann im Auftragsdialog ausgewählt werden, und seine Felder werden angezeigt, damit Sie sehen, was kommt. Sie lassen sich jedoch noch nicht ausfüllen, und ein Auftrag mit dieser Quelle kann nicht ausgeführt werden: Er wird nie validiert und erreicht daher nie den Status Bereit. Dieses Thema beschreibt die Funktion im Stand ihrer Entwicklung.

Wofür eine Abfrage auf die BI-Daten dient

Die Analyse erfasst jede gefundene Datei in der Berichtsdatenbank, die SMART Migration für den Power-BI-Bericht führt: Name, Pfad, Größe, Datumsangaben, Versionsanzahl und Metadatenspalten. Eine Abfrage auf diese Daten wählt Dateien danach aus, was sie sind, nicht danach, wo sie liegen:

Genau über diese Dateien berichten

Führen Sie die Abfrage als Analyse-Auftrag aus: Der Power-BI-Bericht zeigt dann nur die passenden Dateien, über alle Quellen hinweg.

Erneut migrieren

Führen Sie sie als Migration-Auftrag aus, um genau die passenden Dateien noch einmal zu übertragen – als zweiten Durchgang, als Korrektur, auf Wunsch eines Fachverantwortlichen –, ohne einen Auftrag pro Bibliothek.

Eine DORA-Kopie der kritischen Dateien

Kennzeichnen Sie in den wenigen Bibliotheken, von denen eine kritische Funktion abhängt, die kritischen Dokumente mit einer Metadatenspalte und halten Sie eine Kopie genau dieser Dokumente an einem Ort vor, jede Nacht aktualisiert – für den Zugriff im Notfall.

Die Abfrage ist die Auswahl: Der Auftrag hat keine eigene Bibliothek, Freigabe oder OneDrive, und jede Datei wird von dort gelesen, wo sie liegt.

Eine Kopie, die den Dokumenten folgt, für DORA

Eine Abfrage ist nur so aktuell wie die BI-Daten, die sie liest. Halten Sie diese Daten mit einer inkrementellen Analyse der Bibliotheken aktuell, von denen eine kritische Funktion abhängt, und ein Abfrageauftrag repliziert deren kritische Dokumente dynamisch: Was heute Nacht passt, wird heute Nacht kopiert, wo auch immer es in diesen Bibliotheken liegt – ohne dass jemand einen Auftrag bearbeitet oder eine Liste exportiert.

1. Die geschützten Bibliotheken inkrementell analysieren

   Geben Sie jeder Bibliothek im geschützten Umfang – den wenigen, die enthalten, was kritische Funktionen benötigen, niemals dem gesamten Tenant – einen wiederkehrenden Analyse-Auftrag, täglich, mit aktivierter Option Inkrementell (nur seit dem letzten erfolgreichen Lauf geänderte Dateien). Nach dem ersten vollständigen Scan liest jeder Lauf nur, was seitdem erstellt oder geändert wurde, sodass die BI-Daten den Dokumenten jede Nacht zu einem Bruchteil des Aufwands folgen: neue Dateien, neue Versionen, geänderte Metadaten.

2. Festlegen, was kritisch ist

   Kennzeichnen Sie die kritischen Dokumente auf eine Weise, die in den BI-Daten enthalten ist: eine Metadatenspalte wie Critical, ein Inhaltstyp, eine Website, eine Versionsanzahl – was auch immer der Fachbereich bereits verwendet.

3. Die kritischen Dateien abfragen

   Erstellen Sie einen wiederkehrenden Migration-Auftrag mit Source Type Dynamic BI data query und einer Abfrage, die diese Dateien auswählt, mit dem einen Ort als Ziel, an den die Kopie gehört. Planen Sie ihn nach den Analyse-Aufträgen ein – Analyse um 01:00 Uhr, Kopie um 03:00 Uhr –, damit er die in dieser Nacht aktualisierten Daten liest.

4. Die Kopie hält sich selbst aktuell

   Jeder Lauf übernimmt die Dateien, die aktuell passen. Ein heute als kritisch gekennzeichnetes Dokument wird heute Nacht kopiert; ein heute bearbeitetes kritisches Dokument wird erneut kopiert; eine dem geschützten Umfang hinzugefügte Bibliothek wird erfasst, sobald ihre Analyse gelaufen ist.

Was an der Quelle geschieht	Was die nächsten Läufe tun
Ein Dokument wird neu als kritisch gekennzeichnet	Die Analyse erfasst die Änderung, die Abfrage wählt die Datei aus, und die Kopie übernimmt sie
Ein kritisches Dokument wird bearbeitet	Die Analyse erfasst die neue Version, und die Kopie übernimmt sie erneut nach der Regel Neue hinzufügen, vorhandene bei neueren überschreiben
Ein Dokument ist nicht mehr als kritisch gekennzeichnet	Die Abfrage wählt es nicht mehr aus; die zuvor erstellte Kopie bleibt unverändert, da eine Migration am Ziel nie löscht
Eine Bibliothek wird dem geschützten Umfang hinzugefügt	Geben Sie ihr einen wiederkehrenden Analyse-Auftrag, und die Abfrage erreicht sie ab der nächsten Nacht

Dynamische Replikation für DORA

Die Kopie wird dadurch bestimmt, was die Dokumente sind, nicht dadurch, wo sie liegen: Wo auch immer ein kritisches Dokument erstellt, verschoben oder geändert wird, finden die Läufe der nächsten Nacht es und kopieren es. Die Analyse liest nur, was sich geändert hat, sodass der gesamte Zyklus kurz genug bleibt, um jede Nacht wiederholt zu werden, und der Laufverlauf protokolliert jede Aktualisierung – welche Dateien übernommen wurden und wie sie endete –, also genau den Nachweis, den ein Prüfer verlangt.

Eine DORA-Kopie ausgewählter Bibliotheken, keine Sicherung

Microsoft 365 drosselt umfangreiche und häufige Lesezugriffe, daher kann kein wiederkehrender Auftrag einen gesamten Tenant synchron halten. Begrenzen Sie den wiederkehrenden Umfang – Analyse-Aufträge und Kopie zusammen – als Faustregel auf weniger als 20 Bibliotheken mit jeweils unter 50.000 Dateien und insgesamt nie mehr als etwa 50 Bibliotheken. Diese Einrichtung ist eine Resilienzkopie ausgewählter Bibliotheken für den Zugriff im Notfall. Sie ist keine Sicherung von SharePoint Online, SharePoint Server oder Dateifreigaben in Nextcloud: Die Sicherung eines gesamten Tenants oder Dateiservers ist Aufgabe eines dafür entwickelten Backup-Produkts, und die Inhalte außerhalb des geschützten Umfangs werden einmalig migriert oder bleiben, wo sie sind.

Ab und zu eine vollständige Analyse

Ein inkrementeller Lauf übernimmt, was seit dem letzten Lauf hinzugefügt oder geändert wurde. Um die BI-Daten vollständig mit den Quellen abzugleichen – einschließlich dort gelöschter oder verschobener Dateien –, setzen Sie das Feld From Date der Analyse-Aufträge ab und zu zurück, zum Beispiel monatlich, damit der nächste Lauf ein vollständiger Scan ist.

Mehr erfahren: Inkrementelle Läufe: nur die seit dem letzten Lauf geänderten Dateien · Digitale operationale Resilienz (DORA) – dort der Abschnitt Auswählen, was geschützt werden soll · Umfang und Dauer schätzen · Eine Migration planen und durchführen, Welle für Welle · Planung, Wiederholung und Priorität

Für einen Bericht oder eine einzelne Migration kann eine Abfrage jede Quelle erreichen, die eine einmalige Analyse erfasst hat, ganz gleich wie viele: Das ist ein einzelner Durchgang, keine synchron gehaltene Kopie. Siehe Auswählen, welche Dateien ein Auftrag übernimmt

Zwei Wege, die Abfrage zu formulieren

Abfragesprache	Wie Sie sie formulieren	Am besten geeignet für
DAX-Abfrage aus Power BI	Filtern Sie ein Visual im Power-BI-Bericht auf die gewünschten Dateien, zeichnen Sie seine Abfrage mit der Leistungsanalyse auf und lassen Sie sie mit In SQL umwandeln in SQL übersetzen	Kriterien, die Sie in Power BI ohnehin zusammenklicken: Datenschnitte, Filter, Measures
SQL-WHERE-Klausel	Formulieren Sie die Bedingungen selbst, als WHERE-Klausel einer Abfrage auf die BI-Daten – version_count > 100 AND my_column = 'abc'	Kriterien, die der Bericht nicht anzeigt, oder Bedingungen über mehrere Spalten

Wie SMART Migration die Abfrage ausführt

Der Auftrag übergibt SMART Migration Bedingungen, keine vollständige Abfrage. Wenn SMART Migration den Auftrag übernimmt, erhält es die WHERE-Klausel und fügt sie seiner eigenen Abfrage der Dateien auf die BI-Daten hinzu, die bei jedem Lauf neu ausgewertet wird.

• Es können nur Dateien zurückkommen. Die Abfrage, ihre Tabellen und ihr Ergebnis gehören SMART Migration; die Klausel schränkt sie nur ein, sodass eine Abfrage niemals Daten ändern oder etwas anderes lesen kann.
• Eine Sprache zur Laufzeit. Eine in Power BI aufgezeichnete DAX-Abfrage wird vor dem Speichern des Auftrags in dieselbe WHERE-Klausel umgewandelt, sodass SMART Migration immer SQL-Bedingungen liest.
• Immer aktuell. Die Klausel wird auf die BI-Daten in ihrem Stand zum Zeitpunkt des Laufs angewendet, nie auf eine Momentaufnahme vom Speichern des Auftrags.

Eine DAX-Abfrage in Power BI Desktop aufzeichnen

Power BI erzeugt für jedes Visual, das es darstellt, eine DAX-Abfrage, und die Leistungsanalyse zeigt sie an.

1. Eine Dateitabelle filtern

   Öffnen Sie SMART BI.pbix in Power BI Desktop und filtern Sie eine Dateitabelle auf genau die gewünschten Dateien – zum Beispiel VersionCount größer als 100 oder eine Metadatenspalte gleich abc.

2. Die Leistungsanalyse starten

   Öffnen Sie im Menüband Optimieren (in älteren Versionen Ansicht) die Leistungsanalyse, klicken Sie auf Aufzeichnung starten und dann auf Visuals aktualisieren.

3. Die Abfrage des Visuals kopieren

   Erweitern Sie den Eintrag der Tabelle im Bereich der Leistungsanalyse und klicken Sie auf Abfrage kopieren.

4. In den Auftrag einfügen

   Wählen Sie im Auftragsdialog Dynamic BI data query als Source Type und DAX query from Power BI als Query language, fügen Sie die Abfrage in DAX query ein und klicken Sie auf In SQL umwandeln.

Mit Claude in SQL umwandeln

In SQL umwandeln sendet die DAX-Abfrage mit dem KI-Hilfe-Schlüssel der App an Claude und trägt die daraus erzeugte WHERE-Klausel in das Feld ein, damit Sie sie vor dem Speichern des Auftrags lesen und prüfen können.

• Nur die Abfrage wird gesendet – keine Auftrags-, Lauf-, Datei- oder Kundendaten, wie bei der KI-Hilfe.
• Sie behalten das letzte Wort: Die Klausel wird im Feld angezeigt, und der Auftrag führt aus, was dort gespeichert ist, nicht, was Claude geantwortet hat.
• Ohne KI-Hilfe formulieren Sie die WHERE-Klausel selbst.

Mehr erfahren unter Hilfebereich und KI-Hilfe

Beispiele für eine Abfrage auf die BI-Daten

Sie möchten	Die Abfrage wählt aus
Dateien mit langem Versionsverlauf	Dateien mit mehr als 100 Versionen
Die Dokumente eines Projekts	Dateien, deren Metadatenspalte den Code des Projekts enthält
Große Dateien, die seit Jahren niemand geöffnet hat	Dateien über einer bestimmten Größe, zuletzt vor einem bestimmten Datum geändert
Die kritischen Dokumente für eine DORA-Kopie	Dateien, die in einer Metadatenspalte als kritisch gekennzeichnet sind, in den geschützten Bibliotheken

Eine Abfrage oder eine Liste von Dateien

Ein Auftrag vom Typ Dateiliste (CSV) wählt ebenfalls gezielt Dateien aus vielen Quellen aus, jedoch anhand einer festen Liste: Diese wird einmalig aus Power BI exportiert und ist auf 30.000 Zeilen pro Export begrenzt. Eine Abfrage wird bei jedem Lauf des Auftrags neu ausgewertet. Ein wiederkehrender Auftrag übernimmt daher immer die Dateien, die aktuell zutreffen, einschließlich neuer Treffer, ohne zwischenzeitlichen Export und ohne Zeilenbegrenzung.

BI-Daten vollständig halten

Eine Abfrage kann nur finden, was die Analyse erfasst hat. Führen Sie die Analyse für jede Quelle aus, die die Abfrage erreichen soll, und behalten Sie die Zeilen im Laufverlauf: Wenn Sie sie löschen, werden ihre Daten aus den BI-Daten entfernt, die die Abfrage liest.

Wichtig: Die Kennzahlen in der Übersicht ändern sich erst, nachdem SMART Migration die Läufe endgültig gelöscht hat. Aktualisieren Sie den Bericht, sobald die Überschrift Power BI in der Übersicht ein grünes Aktuell statt einer roten Markierung anzeigt. Siehe Laufverlauf

Siehe auch

• Eine Liste von Dateien aus einer CSV-Datei migrieren
• Auswählen, welche Dateien ein Auftrag übernimmt
• Business Intelligence mit Power BI
• Digitale operationale Resilienz (DORA)