Eine Dateiliste aus Power BI exportieren

Bevor Sie beginnen
Die Tabelle auf die gewünschten Dateien eingrenzen
Export in Power BI Desktop
Export im Power BI-Dienst
Die Exportgrenzen von Power BI
Mehr als 30.000 Dateien
Die Datei vor der Verwendung prüfen
Wenn „Daten exportieren“ fehlt

Bevor Sie beginnen

Eine Datei kann erst ausgewählt werden, wenn Power BI sie kennt. Der Bericht muss daher die Dateien aller Quellen enthalten, aus denen die Liste schöpfen soll.

Analyse für die Quellen ausführen
Die Analyse erfasst jede gefundene Datei in der Berichtsdatenbank, mit ihrem Namen, ihrem Pfad und den übergeordneten Ordnern. Siehe „Analyse“ in den Links unten.
SMART BI.pbix aktualisieren
Öffnen Sie SMART BI.pbix in Power BI Desktop und klicken Sie auf Aktualisieren. Der Bericht enthält dann, was die Analyse und die bisherigen Läufe gefunden haben.
Die Spalten beibehalten, die der Auftrag benötigt
Der Export übernimmt nur die Spalten, die das Visual anzeigt. Die Tabelle File details zeigt im Auslieferungszustand Name, Path und Relative Path. Wenn Sie das Visual geändert haben, fügen Sie diese Spalten vor dem Export wieder hinzu.

Mehr erfahren: Analyse · SMART BI.pbix aktualisieren, hochladen und teilen · Ein Rundgang durch den SMART BI-Bericht

Die Tabelle auf die gewünschten Dateien eingrenzen

Der Export übernimmt alle Zeilen, die die Tabelle File details nach Anwendung ihrer Datenschnitte und Filter enthält – nicht nur die auf dem Bildschirm sichtbaren. Die Auswahl treffen Sie daher mit Datenschnitten und Filtern, nicht durch Scrollen.

Wo sich die Dateien befinden

Website, Bibliothek, OneDrive-Besitzer oder Dateifreigabe – eine Quelle oder mehrere zusammen.

Was sie sind

Dateityp, Größe, der Ordner, in dem sie liegen, Wörter im Dateinamen.

Wann sie geändert wurden

Vor oder nach einem Datum erstellt oder geändert: alles, was seit einem Stichtag bearbeitet wurde, oder nichts, was älter als die Aufbewahrungsfrist ist.

*Wählen Sie Discovery Report unter File status*, um nur die noch nicht migrierten Dateien aufzulisten – der übliche Ausgangspunkt für eine Liste dessen, was noch aussteht. Siehe „Jede Datei von der Discovery bis zur Migration verfolgen“ in den Links unten.
Filter für dieses Visual im Bereich Filter grenzen nur die Tabelle ein; die Datenschnitte der Seite grenzen alle Visuals auf der Seite ein.
Prüfen Sie die Anzahl vor dem Export. Die Anzahl der Dateien in der Tabelle sollte unter 30.000 liegen – siehe Die Exportgrenzen von Power BI
Speichern Sie die Auswahl als Lesezeichen oder notieren Sie die Werte der Datenschnitte, damit sich dieselbe Liste später erneut erstellen lässt – für einen zweiten Durchgang oder für die Abnahme.

Mehr erfahren: Jede Datei von der Discovery bis zur Migration verfolgen · Power BI für Einsteiger

Export in Power BI Desktop

Power BI Desktop ist kostenlos und öffnet SMART BI.pbix so, wie die Datei aus der Übersicht heruntergeladen wird. Es exportiert eine Tabelle ausschließlich in eine CSV-Datei.

Die Seite Dateien öffnen
Öffnen Sie SMART BI.pbix und wechseln Sie zu der Seite mit der Tabelle File details.
Das Menü der Tabelle öffnen
Zeigen Sie auf die Tabelle File details und klicken Sie oben rechts auf Weitere Optionen (…).
Daten exportieren wählen
Power BI Desktop fragt, wo die Datei gespeichert werden soll.
Die CSV-Datei speichern
Wählen Sie einen Ordner, geben Sie der Datei einen Namen, der ihren Inhalt beschreibt – Wave 2 Finance 2026-10.csv statt data.csv –, und klicken Sie auf Speichern.

Die Datei enthält Kommas zwischen den Spalten und die Spaltenüberschriften der Tabelle in der ersten Zeile – genau das, was ein Auftrag vom Typ Dateiliste (CSV) einliest. Laden Sie sie unverändert in Nextcloud Files hoch.

Export im Power BI-Dienst

Wenn Ihre Organisation SMART BI.pbix in einem Arbeitsbereich im Power BI-Dienst veröffentlicht, erfolgt der Export stattdessen im Browser. Der veröffentlichte Bericht zeigt die Daten mit dem Stand seiner letzten Aktualisierung dort.

Die Seite Dateien des Berichts öffnen
Öffnen Sie den Bericht im Power BI-Dienst und wechseln Sie zu der Seite mit der Tabelle File details.
Daten exportieren wählen
Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Weitere Optionen (…) und dann auf Daten exportieren.
Daten und Format wählen
Wählen Sie Zusammengefasste Daten – die Zeilen und Spalten, die die Tabelle anzeigt – und .csv als Dateiformat. Klicken Sie auf Exportieren.
Die Datei speichern
Der Browser speichert sie, standardmäßig in Ihrem Ordner „Downloads“.

Der Dienst kann auch nach Excel exportieren, mit Platz für mehr Zeilen; siehe Mehr als 30.000 Dateien

Die Exportgrenzen von Power BI

Power BI begrenzt, wie viele Zeilen ein einzelner Export enthält. Die Grenze hängt davon ab, wo und in welchem Format Sie exportieren:

Exportiert aus	Dateiformat	Höchstzahl an Zeilen pro Export
Power BI Desktop	.csv	30.000
Power BI-Dienst	.csv	30.000
Power BI-Dienst	Excel .xlsx	150.000
Power BI-Dienst	Excel .xlsx mit Liveverbindung	500.000

Die App selbst liest bis zu 1.000.000 Dateien aus einer Liste ein, daher ist die Grenze von Power BI die maßgebliche. Es handelt sich um Grenzen von Microsoft, die sich ändern können; der Microsoft-Artikel zum Exportieren von Daten aus einem Power BI-Visual nennt die aktuellen Werte.

Eine längere Liste wird bei 30.000 Dateien abgeschnitten

Zeilen jenseits der Grenze fehlen in der exportierten Datei. Wenn der Auftragsdialog Gefunden: … mit 30000 Dateien meldet, wurde die Liste mit hoher Wahrscheinlichkeit abgeschnitten: Teilen Sie sie wie unten gezeigt auf, statt nur einen Teil der Auswahl zu migrieren.

Mehr als 30.000 Dateien

Eine Auswahl, die größer als ein einzelner Export ist, lässt sich dennoch vollständig migrieren. Zwei Wege haben sich bewährt:

Die Liste aufteilen (empfohlen)

Exportieren Sie die Auswahl in Teilen mit jeweils weniger als 30.000 Dateien: jeweils ein Wert des Datenschnitts – eine Website, eine Bibliothek, ein Besitzer, ein Jahr. Legen Sie für jeden Teil einen eigenen Auftrag vom Typ Dateiliste (CSV) an, alle in derselben Gruppe, und geben Sie sie gemeinsam frei. Jeder Lauf behält dann seine eigene Liste, und ein fehlgeschlagener Teil kann einzeln erneut ausgeführt werden.

Aus dem Dienst nach Excel exportieren

Wählen Sie im Power BI-Dienst unter Daten exportieren das Format Excel .xlsx – bis zu 150.000 Zeilen. Öffnen Sie die Datei in Excel, löschen Sie alle Zeilen oberhalb der Spaltenüberschriften und speichern Sie sie mit Speichern unter → CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt).

Ein Auftrag übernimmt eine Liste: Ein Auftrag kann nicht mehrere CSV-Dateien einlesen, eine aufgeteilte Liste ergibt also mehrere Aufträge.
Wenn die Auswahl aus ganzen Bibliotheken oder Freigaben besteht, ist ein Auftrag mit dieser Bibliothek oder Freigabe als Quelle, eingegrenzt mit den Filtern für die Dateiauswahl, unter Umständen einfacher als eine Liste. Siehe „Auswählen, welche Dateien ein Auftrag übernimmt“ in den Links unten.
Demnächst: Ein Auftrag vom Typ Dynamische BI-Datenabfrage übernimmt die Dateien, die ein Power BI-Filter auswählt, ganz ohne Export und damit ohne die Grenze von 30.000 Zeilen – stattdessen zeichnen Sie die Abfrage des Visuals mit der Leistungsanalyse auf. Diese Funktion befindet sich in Entwicklung.

Mehr erfahren: Auswählen, welche Dateien ein Auftrag übernimmt · Gruppen und Tags · Dateien mit einer Power-BI- oder SQL-Abfrage auswählen

Die Datei vor der Verwendung prüfen

Legen Sie die Datei in Nextcloud Files ab, verknüpfen Sie sie über Datei auswählen mit dem Auftrag und lesen Sie, was der Auftragsdialog gefunden hat: die Anzahl der Dateien und eine Vorschau der ersten Zeilen mit den Spalten Name und Path an erster Stelle.

Was unterwegs schiefgehen kann

In Excel geöffnet und erneut gespeichert. Zeichen wie Akzente oder Umlaute können verloren gehen, wenn Excel eine CSV-Datei in einem älteren Format speichert. Laden Sie die von Power BI erzeugte CSV-Datei hoch, ohne sie in Excel zu öffnen – oder speichern Sie sie aus Excel als CSV UTF-8. Kommas und Semikolons zwischen den Spalten funktionieren beide: Excel speichert in einer Sprache, die Dezimalzahlen mit Komma schreibt, mit Semikolons, und der Auftrag liest sie so ein, wie sie sind.
Ein Apostroph vor einem Namen. Power BI setzt ' vor einen Textwert, der mit =, +, - oder einem At-Zeichen beginnt, damit Excel ihn nicht als Formel liest. Eine Datei namens -draft.docx kommt als '-draft.docx an: Entfernen Sie den Apostroph aus solchen Namen, bevor Sie die Liste verwenden.
Eine Zeile oberhalb der Überschriften. Ein Excel-Export kann mit einer Zeile beginnen, die angibt, welche Filter angewendet wurden. Die Spaltenüberschriften müssen in der ersten Zeile stehen: Löschen Sie diese Zeile, bevor Sie als CSV speichern.
Fehlende Spalten. Ohne Name weist die Prüfung die Datei zurück; ohne Relative Path landen die Dateien ohne ihre bisherigen Ordner.

Mehr erfahren: Eine Liste von Dateien aus einer CSV-Datei migrieren

Wenn „Daten exportieren“ fehlt

Berichtsautoren und Power BI-Administratoren können das Exportieren deaktivieren; Daten exportieren ist dann ausgegraut oder wird gar nicht angeboten.

In Power BI Desktop befindet sich die Einstellung des Berichts unter Datei → Optionen und Einstellungen → Optionen → Aktuelle Datei → Berichtseinstellungen → Daten exportieren.
Im Power BI-Dienst hat der Power BI-Administrator der Organisation das Exportieren möglicherweise für alle deaktiviert; fragen Sie ihn, oder exportieren Sie stattdessen aus Power BI Desktop.
Sicherheit auf Zeilenebene exportiert nur die Zeilen, die Sie sehen dürfen. Der Export derselben Auswahl durch eine Kollegin oder einen Kollegen kann daher mehr Dateien enthalten als Ihrer.

Die Liste bleibt beim Lauf

Wenn SMART Migration den Auftrag übernimmt, kopiert die App die CSV-Datei in den Ordner des Laufs in SMART Migration Reports. Auch Jahre später zeigt der Lauf noch genau, welche Dateien in Power BI ausgewählt wurden – selbst wenn die Liste in Dateien inzwischen geändert wurde.

Siehe auch