SMART Migration Platform

SMART Migration – Konzept, Anwendungsfälle und zentrale Elemente

SMART Migration ist die Plattform von MigrateDMS für Dateianalyse, Reorganisation, Migration und Auslagerung. Sie unterstützt Projekte innerhalb von Microsoft-Umgebungen sowie die Migration von Microsoft 365, SharePoint Server und Dateifreigaben zu Nextcloud Files.

Die Plattform vereint Business Intelligence, selektive Migration, Metadatenverarbeitung, Jobverwaltung und Projektdokumentation. Sie unterstützt eigenständige Analyseprojekte, umfangreiche Migrationen, Konsolidierungen, das wiederkehrende Kopieren von Dateien und die Reduzierung des SharePoint-Speicherverbrauchs.

Das Konzept

Verstehen Sie Ihre Inhalte, entscheiden Sie, was mit ihnen geschehen soll, und dokumentieren Sie die Ergebnisse.

SMART Migration beginnt mit einem Verständnis der vorhandenen Inhalte. Organisationen können ihre Dateilandschaft analysieren, relevante Dateien auswählen und die Zielstruktur festlegen, bevor sie die Migration ausführen.

Die Plattform unterstützt vier miteinander verbundene Phasen:

Phase	Funktion
Analyse	Ermitteln Sie Dateien, Datenmengen, Speicherorte, Alter, Metadaten und Versionen. Schaffen Sie eine faktenbasierte Grundlage für das Projekt.
Auswahl & Planung	Entscheiden Sie, welche Dateien migriert, beibehalten, reorganisiert oder ausgelagert werden sollen. Legen Sie Zielorte und die Metadaten-Zuordnung fest.
Migration & Ausführung	Führen Sie ausgewählte Migrations- oder Auslagerungsjobs aus – mit Zeitplanung, wiederkehrenden Läufen und Fortschrittsüberwachung.
Dokumentation	Dokumentieren Sie Dateiverarbeitung, Zielorte, Ergebnisse und Fehler. Nutzen Sie das Reporting für Validierung, Fehlerbehebung und Projektabnahme.

Diese Phasen lassen sich gemeinsam oder je nach Projektanforderungen nutzen. Ein Analyseprojekt kann beispielsweise die Entscheidungsgrundlage für ein anschließendes Migrations- oder Speicheroptimierungsprojekt liefern.

Microsoft-Anwendungsfälle

Analysieren, migrieren, reorganisieren und optimieren Sie Ihre Microsoft-Dateiumgebung

SMART Migration unterstützt die Analyse von Microsoft 365, die Migration zu und zwischen SharePoint-Umgebungen, die Reorganisation von Inhalten sowie die Auslagerung in externen Speicher.

Anwendungsfall	Einsatz von SMART Migration
Microsoft 365-Analyse und Dateianalytik	Analysieren Sie Inhalte in SharePoint Online, in Teams-Dateiablagen und in OneDrive. Prüfen Sie Datenmengen, Dateialter, Versionen, Metadaten und Struktur, um Entscheidungen zu Governance, Bereinigung und Migration zu unterstützen.
Migration von Dateifreigaben zu SharePoint	Verschieben Sie Dateien nach SharePoint Server oder SharePoint Online und verteilen Sie sie auf die relevanten Websites und Bibliotheken. Projekte können eine Anreicherung mit Metadaten aus einer Datenbank umfassen.
Migration von Alt-DMS und Fallbearbeitungssystemen	Verschieben Sie Dokumente und die zugehörigen Metadaten aus bestehenden Dokumenten- und Fallbearbeitungssystemen nach SharePoint. Quellstrukturen und Datenbeziehungen werden über eine projektspezifische Konfiguration abgebildet.
SharePoint-zu-SharePoint-Migration	Migrieren Sie zwischen SharePoint-Umgebungen, einschließlich SharePoint Server und SharePoint Online, mit Zuordnung von Inhalten, Metadaten und Zielstrukturen.
Reorganisation und Konsolidierung	Planen Sie mithilfe von BI eine neue Dateistruktur und führen Sie gezielte Verschiebungen zwischen den relevanten SharePoint- und Teams-Dateiablagen durch.
Fusionen, Übernahmen und Ausgliederungen	Ermitteln und wählen Sie Inhalte aus, die bestimmten Gesellschaften, Benutzern oder Geschäftsbereichen zugeordnet sind, und migrieren Sie sie anschließend in die vereinbarte Zielstruktur.
Auslagerung in Blob Storage	Verschieben Sie ausgewählte Dateiinhalte aus SharePoint Server oder SharePoint Online nach Azure Blob Storage oder in AWS-Speicher, um den SharePoint-Speicherverbrauch zu reduzieren.
Wiederkehrende Auslagerung und Wiederherstellung	Konfigurieren Sie wiederkehrende Auslagerungsjobs und stellen Sie ausgelagerte Inhalte bei Bedarf wieder her. Die Auslagerung von Versionen kann Teil der gewählten Konfiguration sein.
Komplexe Datei- und Metadatenprojekte	Kombinieren Sie Dateien mit Metadaten aus Quellen wie SQL-Datenbanken oder verarbeiten Sie spezielle Quellformate und verschlüsselte Inhalte mithilfe einer projektspezifischen Lösung.

Nextcloud-Anwendungsfälle

Dateiinhalte nach Nextcloud verschieben und einen schrittweisen Umstieg unterstützen

SMART Migration unterstützt die selektive Migration zu Nextcloud Files, Initiativen zur digitalen Souveränität sowie parallele Dateiumgebungen, die durch wiederkehrende, inkrementelle Läufe aktuell gehalten werden.

Anwendungsfall	Einsatz von SMART Migration
Microsoft 365 zu Nextcloud Files	Migrieren Sie Dateien aus SharePoint Online, Teams-Dateiablagen und OneDrive zu Nextcloud Files.
SharePoint Server zu Nextcloud Files	Verschieben Sie Dateiinhalte aus einer bestehenden SharePoint-Umgebung nach Nextcloud – unter Verwendung der vereinbarten Zielstruktur und Metadatenverarbeitung.
Dateifreigaben zu Nextcloud Files	Migrieren Sie Dateien von Netzlaufwerken nach Nextcloud und nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Analyse, um Inhalte auszuwählen und das Ziel zu strukturieren.
Selektive oder phasenweise Migration	Migrieren Sie ausgewählte Bereiche und Dateien, statt die gesamte Quellumgebung auf einmal zu übertragen. Dies unterstützt Pilotprojekte und einen schrittweisen Umstieg.
Digitale Souveränität	Unterstützen Sie den Umzug von Dateiinhalten aus Microsoft in eine Nextcloud-Umgebung, für die die Organisation Hosting, Betriebspartner und Datenstandort selbst wählt.
Parallele Nextcloud-Umgebung	Richten Sie eine parallele Kopie ausgewählter Dateiinhalte ein und halten Sie diese durch wiederkehrende, inkrementelle Läufe aus der Microsoft-Quelle aktuell.
Betriebliche Resilienz und Notfallplanung	Nutzen Sie die parallele Umgebung als Teil der Kontinuitäts- und Notfallplanung Ihrer Organisation, einschließlich Initiativen im Zusammenhang mit DORA.
Erweiterte Migration mit Dateiverweisen	Nach der Migration können die ursprünglichen SharePoint-Dateien durch kleine URL-Links auf ihre migrierten Kopien in Nextcloud ersetzt werden. Benutzer können Inhalte weiterhin über die bestehende SharePoint-Bibliothek finden, während deren Speicherbedarf sinkt. Überprüfen Sie die migrierten Inhalte und den Zugriff auf das Ziel vor der Umwandlung. Das Aufrufen eines Links gewährt keinen Zugriff; Benutzer benötigen die entsprechenden Zugriffsrechte in Nextcloud.
Nextcloud zu SharePoint	Migrieren Sie Dateiinhalte von Nextcloud nach SharePoint, wenn sich die Anforderungen an das Ziel ändern.
Vom Kunden verwaltete oder partnergestützte Migration	Steuern Sie die Migration über die native Nextcloud App – mit internen Ressourcen oder mit einem SMART Migration Partner für Planung, Konfiguration und Ausführung.

Die parallele Umgebung wird durch Kopieren und inkrementelle Läufe von der Quelle nach Nextcloud aktuell gehalten. Sie sollte als parallele Dateiumgebung beschrieben werden, nicht als automatisches Failover oder bidirektionale Synchronisierung.

Zentrale Elemente der Plattform

1. Business Intelligence und detaillierte Dateianalytik

Power BI bietet eine interaktive Sicht auf die Dateilandschaft und den Projektfortschritt. Die Analysen können große Dateien, umfangreiche Versionsverläufe, ältere Inhalte und relevante Metadaten aufzeigen und helfen Organisationen so, den Migrationsumfang festzulegen.

2. Selektive Migration

Mit SMART Migration können Organisationen Inhalte und Zielorte entsprechend den Projektanforderungen auswählen. Analyse, Auswahl und Ausführung sind miteinander verbunden, sodass Entscheidungen getroffen werden können, bevor Dateien verschoben werden.

3. Metadaten-Zuordnung und Versionsverarbeitung

Die Plattform unterstützt die Migration und Zuordnung von Metadaten sowie die Verarbeitung von Versionsverläufen. Bei der Migration zu Nextcloud können SharePoint-Spalten und -Metadaten je nach Konfiguration des Ziels mithilfe von Nextcloud-Tags oder MetaVox übertragen werden. Was tatsächlich übertragen wird, hängt von Quelle, Ziel und Konfiguration ab.

4. Geplante und wiederkehrende Jobs

Migrationsjobs können zeitlich geplant und wiederholt werden. Inkrementelle Läufe unterstützen phasenweise Projekte und die Aktualisierung einer parallelen Zielumgebung.

5. Nachvollziehbarkeit und Ergebnisvalidierung

Das Reporting verknüpft Quelldateien mit ihrer Verarbeitung, ihrem Ziel und den Ergebnissen der Läufe. So können Teams Fehler untersuchen, die Übergabe validieren und Projektergebnisse dokumentieren.

6. Dokumentation über den Projektabschluss hinaus

Projektdaten können in einem Power-BI-Bericht im .pbix-Format bereitgestellt werden, der nach Projektabschluss unabhängig von SMART Migration nutzbar bleibt. Der Bericht unterstützt Audits, die Projektabnahme und das Nachschlagen von Dateizielorten.

7. Parallele Arbeitsstränge und skalierbare Ausführung

Die Plattform unterstützt parallele Arbeitsstränge und eine Multi-Server-Architektur. So können Teams Aufgaben verteilen und die Verarbeitungskapazität an den Umfang des Projekts anpassen.

8. Verwaltungsoberfläche und separater Migrationsserver

SMART Migration Server ist die Windows-Anwendung, die die eigentliche Arbeit ausführt. Sie liest Quellinhalte, führt Jobs aus und erzeugt Reporting-Daten. SMART Migration IDE stellt Konfigurations- und Verwaltungswerkzeuge für die Plattform bereit. Die Nextcloud App stellt die Projektverwaltungsoberfläche für den Workflow mit der Nextcloud App bereit.

Der Workflow mit der Nextcloud App erfordert sowohl die native Nextcloud App als auch SMART Migration Server. Der Server muss installiert und mit der App verbunden sein, damit Migrationen ausgeführt werden können.

9. Bereitstellung in einer kontrollierten Umgebung

SMART Migration Server kann auf einem physischen Windows-Server oder einer virtuellen Maschine in der Umgebung der Organisation oder des Partners betrieben werden. Die Sicherheit hängt von der Gesamtkonfiguration ab, einschließlich Zugriffskontrollen, Verbindungen und Zielumgebung.

10. Partnerunterstützung und KI-gestützte Hilfe

Die Nextcloud App bietet Zugriff auf Dokumentation, KI-gestützte Hilfe und Informationen zu qualifizierten Partnern. Partner können bei Analyse, Planung, Lizenzierung, Migration und Dokumentation unterstützen.

Zusammenspiel der Plattformkomponenten

Verwaltungsoberfläche

SMART Migration IDE stellt Werkzeuge zur Konfiguration und Verwaltung der Plattform bereit. Für den Workflow mit der Nextcloud App werden sowohl die native Nextcloud App als auch SMART Migration Server benötigt. Benutzer verwalten Jobs, Zeitpläne, Status, Laufverlauf und Dateiprobleme über die App. Die App liest selbst keine Microsoft-Quellen und führt keine Migrationen aus.

SMART Migration Server

Die Windows-Anwendung übernimmt die Verarbeitung. Im Workflow mit der Nextcloud App ruft sie berechtigte Jobs aus der App ab, liest die Quellsysteme, schreibt Dateien nach Nextcloud und meldet Status und Ergebnisse zurück.

Business Intelligence und Reporting

Die Reporting-Datenbank speichert Analyse- und Ausführungsdaten auf Dateiebene. Power BI nutzt diese Daten für interaktive Analysen, Fortschrittsberichte und die Projektdokumentation.

Umfang und Voraussetzungen

SMART Migration konzentriert sich auf Dateien, Metadaten, Versionen und Dokumentation. Die Migration von E-Mails, Kalendern, Teams-Chats, Power-Automate-Flows, Power Apps und anderer Anwendungslogik liegt außerhalb des beschriebenen Umfangs.

Berechtigungen aus der Quelle werden nicht migriert. Zugriffsrechte müssen in Nextcloud separat konfiguriert werden, um die migrierten Inhalte zu schützen. Der konkrete Umfang bei Metadaten, Versionen, Offload und Automatisierung muss auf die gewählte Lizenz, die Migrationsart und die technische Konfiguration abgestimmt werden.

Governance- und Compliance-Dokumentation

Das Reporting von SMART Migration unterstützt die Governance- und Compliance-Dokumentation. Die Compliance der Organisation insgesamt hängt außerdem von ihren Prozessen, dem Zugriffsmanagement, den Aufbewahrungsrichtlinien und dem Betrieb ab.

Siehe auch