Bis zu 70 % und mehr bei den Speicherkosten für SharePoint Online sparen
Abschnitt betitelt „Bis zu 70 % und mehr bei den Speicherkosten für SharePoint Online sparen“KOSTEN SENKEN. DEN ÜBERBLICK BEHALTEN.
SMART Offload hilft, Speicherkosten zu senken, indem geeignete Dokumentbinärdateien und ältere Versionen aus SharePoint Online in Azure Blob Storage verschoben werden. Dokument-Proxys, Metadaten und Versionseinträge bleiben in SharePoint sichtbar, und die Inhalte lassen sich bei Bedarf wiederherstellen.
Sparen Sie bis zu 70 % der Speicherkosten für geeignete ausgelagerte Inhalte. Die tatsächlichen Einsparungen hängen von Ihren Microsoft-Speicherpreisen, dem Auslagerungsumfang, der Azure-Konfiguration, der Lizenzierung und der Abrufaktivität ab.
Wie die Speichereinsparungen im Lauf der Zeit wachsen
Abschnitt betitelt „Wie die Speichereinsparungen im Lauf der Zeit wachsen“Heutige Ausgaben und die Kosten künftigen Wachstums senken
Der wirtschaftliche Nutzen von SMART Offload besteht aus zwei Teilen: der Reduzierung des bereits benötigten zusätzlichen SharePoint-Speichers und der Senkung der Kosten für die Speicherung geeigneter Inhalte, die in den kommenden Jahren hinzukommen.
Der Business Case stellt die vermiedenen Ausgaben für zusätzlichen SharePoint-Speicher der Lizenzierung von SMART Offload, dem Azure-Speicher und den zugehörigen Betriebskosten gegenüber. Einsparungen werden zu einem liquiditätswirksamen Vorteil, wenn zusätzliche Speicherkäufe vermieden oder bestehende Verpflichtungen im Rahmen der Vereinbarung des Kunden reduziert werden können.
Organisches Datenwachstum setzt sich auch ohne zusätzliche Benutzer fort
Die tägliche Geschäftstätigkeit erzeugt neue Dokumente, Projektdateien und zusätzliche Versionen bestehender Inhalte. Auch Aufbewahrungsanforderungen können dazu führen, dass Inhalte länger erhalten bleiben. Der Speicherverbrauch kann daher steigen, während die Mitarbeiterzahl und das enthaltene SharePoint-Kontingent unverändert bleiben.
Microsoft dokumentiert, dass der Versionsverlauf Speicher verbraucht und dass Aufbewahrungseinstellungen beeinflussen, wie lange Versionen erhalten bleiben. Prognostizieren Sie das Wachstum anhand der tatsächlichen Speichertrends, des Versionsverbrauchs und der geschäftlichen Anforderungen des Kunden.
Jährliches Wachstum kumuliert sich. Bei einer beispielhaften jährlichen Rate von 15 % werden aus 45 TB nach einem Jahr 51,75 TB und nach zwei Jahren etwa 59,51 TB. Der zweite jährliche Zuwachs bezieht sich auf das größere, bereits aufgelaufene Volumen.
Die Rate von 15 % ist eine Planungsannahme für dieses Beispiel und kein allgemeingültiger Richtwert für das Wachstum in SharePoint.
Beispiel: 500 Lizenzen und 45 TB zusätzlicher Speicher
Dieses Beispiel geht von 500 berechtigten Microsoft-Lizenzen, etwa 6 TB enthaltenem SharePoint-Speicher und 45 TB kostenpflichtigem zusätzlichem Speicher aus. Bei einem angenommenen Jahrespreis von 2.100 EUR pro zusätzlichem TB betragen die anfänglichen Speicherausgaben 94.500 EUR. Das Modell wendet auf das kostenpflichtige Volumen ein jährliches Wachstum von 15 % an.
| Jährliche Kosten | Jahr 0 | Jahr 1 | Jahr 2 |
|---|---|---|---|
| Zusätzlicher SharePoint-Speicher | 94.500 € | 108.675 € | 124.976 € |
| SMART-Plattform und Azure-Speicher | 22.267 € | 25.392 € | 28.581 € |
| Modellierte jährliche Einsparung | 72.233 € | 83.283 € | 96.395 € |
Das bereitgestellte Modell weist über drei jährliche Abrechnungszeiträume kumulierte Einsparungen von etwa 251.910 EUR aus, was etwa 77 % der Ausgaben für zusätzlichen SharePoint-Speicher entspricht.
Dieses konkrete Beispiel übertrifft die in der Überschrift des Artikels genannte Einsparung. Es berücksichtigt die dargestellten Kosten für die SMART-Plattform und den Azure-Speicher, die beide im Lauf der Zeit steigen. Die Zahlen sind gerundet. Berücksichtigen Sie bei der Berechnung des endgültigen Business Case für den Kunden auch Implementierung, Abruf, Transaktionen, Datenübertragung und den verbleibenden SharePoint-Speicher.
Inkrementelle Auslagerung sichert die Einsparung dauerhaft
Eine einmalige Auslagerung reduziert den bestehenden SharePoint-Speicherbedarf. Eine wiederkehrende inkrementelle Auslagerung erweitert den Mechanismus auf neu geeignete Dateien und ältere Versionen und hilft zu verhindern, dass sich erneut teurerer Speicher ansammelt.
Ziel ist es, die Kosten des Wachstums zu senken. Azure-Speicher und Auslagerungslizenzen steigen weiterhin mit der Nutzung, geeignete Inhalte können sich jedoch zu geringeren Speicherkosten ansammeln.
Microsoft: Plan version storage Microsoft: Version history and retention
So funktioniert SMART Offload
Abschnitt betitelt „So funktioniert SMART Offload“Binärinhalte verschieben und das SharePoint-Element beibehalten
Wenn ein Element einer Dokumentbibliothek ausgelagert wird, wird sein Binärinhalt nach Azure Blob Storage übertragen und in SharePoint durch einen kleinen Proxy ersetzt, der den Blob-Verweis enthält. Das Element bleibt mit seinen Metadaten und Versionseinträgen sichtbar; der ausgelagerte Dateiinhalt liegt in Azure.
Unterstützte Umbenennungs-, Kopier- und Verschiebevorgänge innerhalb des Tenants können den Auslagerungsverweis beibehalten. Der Verweis ist dem Element zugeordnet und hängt nicht allein vom übergeordneten Ordner ab. Prüfen Sie das Verhalten aller Drittanbietertools oder Skripte, mit denen ausgelagerte Elemente bearbeitet werden.
Die aktuelle Version aktiv halten
Sie können festlegen, dass die aktuelle Dokumentversion in SharePoint verbleibt und nur der Binärinhalt älterer Versionen ausgelagert wird. Benutzer können weiterhin mit der aktiven Datei arbeiten und neue Versionen erstellen.
Die aktuelle Binärdatei bleibt für die normale SharePoint-Indizierung und den berechtigten Zugriff durch Microsoft 365 Copilot verfügbar, abhängig von Berechtigungen, Lizenzierung und Dienstkonfiguration. Ältere Inhalte, die nur in Azure Blob Storage gespeichert sind, stehen nicht automatisch über die SharePoint-Inhaltsindizierung zur Verfügung.
Sichtbarkeit bei geringerem Speicherbedarf erhalten
Beim Auslagern werden große Binärdateien und die Binärdateien älterer Versionen durch kleine Proxy-Inhalte ersetzt. Der verbleibende SharePoint-Speicherbedarf hängt von den Metadaten, der Anzahl der Versionen und davon ab, ob die aktuelle Binärdatei beibehalten wird.
Wenn alle Binärinhalte ausgelagert sind, sehen Benutzer das Element und seine Metadaten weiterhin, der ursprüngliche Dokumentinhalt muss jedoch wiederhergestellt werden, bevor er normal angezeigt oder bearbeitet werden kann.
Inhalte bei Bedarf wiederherstellen
Abschnitt betitelt „Inhalte bei Bedarf wiederherstellen“Eine Datei, einen Ordner oder eine Bibliothek wiederherstellen
Geben Sie die SharePoint-URL an, die den ausgelagerten Inhalt kennzeichnet, und optional eine Ziel-URL in SharePoint oder einen UNC-Pfad zu einer Dateifreigabe.
Am ursprünglichen Ort wiederherstellen: Lassen Sie das Ziel weg, um Inhalte an ihrem bestehenden SharePoint-Speicherort wiederherzustellen.
An anderer Stelle in SharePoint wiederherstellen: Wählen Sie eine andere Website oder eine von Teams verwendete Dokumentbibliothek aus, einschließlich des Versionsverlaufs, sofern unterstützt.
In einer Dateifreigabe wiederherstellen: Geben Sie einen UNC-Pfad an, um Dateiinhalte für den lokalen Zugriff oder die Weiterverarbeitung abzurufen.
Verfügbarkeit und Dauer der Wiederherstellung hängen von der Azure-Speicherebene ab. Inhalte in der Archivebene müssen vor dem Abruf rehydriert werden.
Große Video-, CAD- und Spezialdateien
Bei großen Dateien wie 8K-Videos oder CAD-Inhalten kann die Wiederherstellung in einer Dateifreigabe einen praktikablen Arbeitsort für Spezialanwendungen bieten. SharePoint behält das sichtbare Element und die Metadaten, während Azure Blob Storage die ausgelagerte Binärdatei enthält.
Prüfen Sie die Dateigrößenbeschränkungen und Anwendungsanforderungen für den gewählten Aufnahme- und Wiederherstellungs-Workflow.
Funktionen für Auslagerung und Wiederherstellung
Abschnitt betitelt „Funktionen für Auslagerung und Wiederherstellung“Auslagerungsumfang auswählen und automatisieren
- Bibliotheken, Ordner oder einzelne Dateien für die Auslagerung auswählen.
- Filter nach Dateigröße, Änderungsdatum und Unterordnerumfang anwenden.
- Elemente mit Metadaten und Versionseinträgen sichtbar halten.
- Die aktuelle Binärdatei beibehalten und nur ältere Versionen auslagern.
- Inkrementelle Auslagerung für neu hinzugefügte Dateien oder neue ältere Versionen ausführen.
- Mehrere Definitionen von Auslagerungs- und Wiederherstellungsjobs aus unterstützten Datenquellen importieren.
Versionen wiederherstellen, verlagern und verwalten
- Einzelne Dateien, Ordner oder ganze Bibliotheken wiederherstellen.
- Am ursprünglichen Speicherort oder an einem anderen unterstützten Ziel wiederherstellen.
- Den Versionsverlauf in unterstützten SharePoint-Zielen wiederherstellen.
- Kopier- und Verschiebevorgänge unterstützen, bei denen gültige Auslagerungsverweise erhalten bleiben.
- Das Kürzen von Versionen konfigurieren, um ältere Versionen zu entfernen oder nur die festgelegte Anzahl der neuesten Versionen zu behalten.
Beim Kürzen von Versionen werden Inhalte gelöscht, nicht ausgelagert. Wenden Sie es nur dort an, wo die vereinbarten Aufbewahrungsanforderungen ein Löschen zulassen.
Auslagerung während der Migration
Abschnitt betitelt „Auslagerung während der Migration“Kostensenkung in das Migrationsdesign einplanen
SMART Migration kann Dokumente im Rahmen des Migrationsprozesses auslagern. Das unterstützt große Inhaltsbestände und reduziert zugleich den Binärspeicher, der in SharePoint verbleiben muss.
Benutzer können über den in der Organisation konfigurierten Anfrage- und Wiederherstellungsprozess die Wiederherstellung ausgewählter Dokumente oder Ordner in eine aktive Teams-Dokumentbibliothek oder eine SharePoint-Website anfordern.
Microsoft 365 Archive
Abschnitt betitelt „Microsoft 365 Archive“Die verfügbaren Speicheransätze prüfen
Beziehen Sie Microsoft 365 Archive in Ihre Bewertung der Speicheroptionen ein. Vergleichen Sie Verfügbarkeit der Inhalte, Wiederherstellungsverhalten, Metadatenanforderungen und Kosten mit der geplanten Konfiguration von SMART Offload.
Microsoft 365 Archive – was es ist
Wichtige Einschränkungen
Abschnitt betitelt „Wichtige Einschränkungen“Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsbezeichnungen und Purview-Verschlüsselung
Der hier beschriebene SMART Offload-Workflow unterstützt nicht die Beibehaltung von Vertraulichkeitsbezeichnungen oder Aufbewahrungsbezeichnungen während des Offloads. Werden diese Dateien dennoch durch den Prozess geschleust, können die Bezeichnungen verloren gehen. Mit Microsoft Purview verschlüsselte Dateien liegen ebenfalls außerhalb des unterstützten Umfangs dieses Workflows.
Schließen Sie betroffene Inhalte vom Offload aus und klären Sie deren Behandlung vor der Ausführung. Es handelt sich um Einschränkungen des beschriebenen SMART Offload-Workflows, nicht um eine allgemeine Aussage über Azure Blob Storage.
Senken Sie die heutigen Speicherkosten und die Kosten für künftiges Wachstum. Behalten Sie Dokumente in SharePoint sichtbar und stellen Sie Inhalte wieder her, wenn Ihr Unternehmen sie benötigt.
Siehe auch