Scénarios d’utilisation

SMART Migration : cas d’usage pour les partenaires et valeur pour les clients

Transformez les enjeux d’analyse, de migration et de stockage des fichiers en services pour vos clients.

SMART Migration offre aux partenaires une plateforme pour fournir des services d’analyse, de migration, de réorganisation et de délestage du stockage des fichiers. Elle prend en charge à la fois les environnements Microsoft et la migration vers Nextcloud Files, en associant Business Intelligence, sélection des fichiers fondée sur les données, gestion des métadonnées, exécution et documentation de projet.

Évaluer et planifier

Utilisez l’analyse et la BI pour comprendre le contenu du client et convenir de ce qui doit être migré, conservé, réorganisé ou envisagé pour un délestage.

Configurer et exécuter

Traduisez les exigences du client en sélection de contenu, mappage des métadonnées, structures de destination et exécution configurée.

Documenter et assister

Utilisez les rapports au niveau des fichiers pour examiner les résultats, appuyer la recette du projet et fournir la documentation nécessaire à la passation et à l’assistance ultérieure.

Une plateforme pour de multiples services partenaires

Pour les partenaires, l’opportunité va au-delà du simple déplacement de fichiers. La plateforme peut servir à une évaluation initiale, à un projet de migration, à une restructuration de contenu ou à un service de délestage continu. Les partenaires apportent de la valeur en interprétant les exigences du client, en configurant la solution et en pilotant la réalisation.

La démarche commence par la compréhension du contenu. Analysez l’environnement source, convenez du sort à réserver aux fichiers, exécutez les actions retenues et documentez les résultats.

Analyse et évaluation avant toute décision de migration

Établir une base factuelle pour la prochaine décision du client

Les clients ne disposent pas toujours d’une vue d’ensemble fiable de leur contenu SharePoint, Teams, OneDrive et de leurs partages de fichiers. Ils peuvent connaître leur consommation de stockage sans savoir quels fichiers, versions ou emplacements en sont à l’origine.

Comment les partenaires utilisent la plateforme : utilisez les fonctions d’analyse et de Power BI de SMART Migration pour évaluer les volumes de fichiers, leur ancienneté, leur activité, leurs métadonnées, les structures et l’historique des versions. Travaillez avec le client pour décider de ce qui doit être migré, conservé, réorganisé ou envisagé pour un délestage.

Valeur pour le client et le partenaire : le client dispose d’une base factuelle pour sa planification. Le partenaire peut proposer l’analyse sous forme d’évaluation autonome ou s’en servir pour définir un projet ultérieur. C’est particulièrement pertinent lorsque le client doit comprendre le périmètre avant de s’engager dans une migration.

Migrer des fichiers Microsoft vers Nextcloud

Assurer une transition maîtrisée vers Nextcloud Files

Pour les clients qui transfèrent leur contenu de fichiers vers Nextcloud, les partenaires peuvent utiliser SMART Migration pour migrer depuis SharePoint Online, les emplacements de fichiers Teams, OneDrive, SharePoint Server et les partages de fichiers.

Comment les partenaires utilisent la plateforme : l’application Nextcloud native fournit l’interface de gestion. Un SMART Migration Server distinct, fonctionnant sous Windows, lit les sources, exécute les travaux de migration et produit les données de reporting. Les partenaires configurent les connexions, aident à définir la structure de destination, gèrent les tâches de migration et examinent les résultats.

L’analyse permet une migration sélective ou par phases. Les partenaires peuvent définir un périmètre pilote, examiner le résultat avec le client, puis poursuivre avec d’autres contenus. Les colonnes et métadonnées SharePoint peuvent être transférées à l’aide des étiquettes Nextcloud ou de MetaVox, selon la configuration de la destination. Validez les mappages de métadonnées et les exigences relatives aux versions pendant le pilote.

Valeur pour le client et le partenaire : le client bénéficie d’une transition maîtrisée, fondée sur un contenu convenu et des résultats documentés. Les partenaires peuvent associer la migration au déploiement, à l’hébergement, à la configuration de Nextcloud, à la formation et à l’assistance, selon leur propre offre de services.

Exigence de réalisation : les autorisations de la source ne sont pas migrées. Configurez les droits d’accès séparément dans Nextcloud et vérifiez l’accès à la destination avant de terminer la migration.

Mettre en place un environnement de fichiers Nextcloud parallèle

Appuyer la planification de la continuité et une transition future

Certains clients souhaitent disposer d’un environnement de fichiers alternatif tout en continuant à utiliser Microsoft 365. SMART Migration permet une copie initiale suivie d’exécutions incrémentielles afin de maintenir dans Nextcloud le contenu source sélectionné.

Comment les partenaires utilisent la plateforme : définissez le périmètre du contenu, configurez des tâches récurrentes, examinez les résultats du traitement et aidez le client à tester la manière dont l’environnement parallèle serait utilisé lors d’une interruption ou d’une transition future.

Valeur pour le client et le partenaire : le client dispose d’un environnement supplémentaire contenant le contenu de fichiers sélectionné, ainsi que d’une documentation du processus de copie. Les partenaires peuvent prendre en charge la configuration, les tests et l’exploitation de cet environnement dans le cadre d’un service de continuité plus large.

Exigences de réalisation : ce cas d’usage nécessite un accès à la destination, des procédures d’exploitation, des tests et un plan de continuité convenu. La plateforme ne doit pas être présentée comme un basculement automatique ni comme une garantie de conformité réglementaire.

Transférer des partages de fichiers et des systèmes existants vers SharePoint

Associer documents, métadonnées et règles métier

Les clients peuvent avoir besoin de transférer des documents depuis des partages de fichiers, d’anciens systèmes de gestion documentaire ou des systèmes de gestion de dossiers vers SharePoint Server ou SharePoint Online.

Comment les partenaires utilisent la plateforme : associez les fichiers à des métadonnées externes et répartissez le contenu entre les sites et bibliothèques requis. Migration Automation fournit des blocs de construction visuels pour les opérations sur les fichiers, la transformation des données et les traitements répétés. PowerShell peut être utilisé lorsqu’une logique propre au projet est nécessaire.

C’est utile lorsque la destination doit refléter des informations métier plutôt que reproduire l’arborescence de dossiers d’origine. Par exemple, des métadonnées provenant de SQL Server peuvent déterminer l’emplacement des documents et les valeurs qui doivent les accompagner.

Valeur pour le client et le partenaire : le client bénéficie d’une migration alignée sur la structure d’information visée. Le partenaire apporte sa compréhension du système source, le mappage, les règles de transformation, la configuration des workflows et la validation.

Planification du projet : évaluez les volumes sources, la complexité des métadonnées et les structures de destination avant de convenir du plan de réalisation. Validez l’approche configurée dans un pilote représentatif et dimensionnez le projet en fonction de l’environnement du client.

Consolidation, réorganisation de SharePoint et séparation d’activités

Traduire les changements organisationnels en décisions sur le contenu

Des besoins de migration apparaissent aussi au sein des environnements Microsoft. Les clients peuvent avoir besoin de consolider leurs environnements SharePoint, de réorganiser les espaces de fichiers Teams ou de séparer du contenu lors d’une acquisition ou d’une cession.

Comment les partenaires utilisent la plateforme : utilisez l’analyse pour identifier les fichiers et métadonnées pertinents, convenez des règles de sélection et configurez la structure de destination. La migration sélective permet au projet de se concentrer sur le contenu appartenant à l’unité opérationnelle ou à l’entité concernée.

Valeur pour le client et le partenaire : le client obtient un lien plus clair entre les exigences métier et le contenu transféré. Les partenaires traduisent ces exigences en règles de sélection et de mappage, résolvent les exceptions et documentent le résultat.

Exigence de réalisation : le client et le partenaire doivent convenir des décisions de propriété et de périmètre qui encadrent la migration.

Réduire le stockage SharePoint grâce au délestage

Déplacer le contenu sélectionné vers un stockage externe

SMART Migration permet de délester le contenu de fichiers sélectionné de SharePoint vers un stockage blob, avec des fonctions de restauration et de délestage incrémentiel. Les destinations incluent Azure Blob Storage et le stockage AWS. Consultez la documentation actuelle de SMART Offload pour confirmer les exigences relatives aux destinations, la configuration de la restauration et la couverture de licence.

Comment les partenaires utilisent la plateforme : commencez par l’analyse pour identifier la consommation de stockage, les fichiers volumineux et les historiques de versions étendus. Convenez du périmètre du délestage, configurez les tâches et aidez le client à mettre en place des procédures de restauration. Le délestage des versions peut faire partie de la configuration retenue.

Valeur pour le client et le partenaire : le client réduit sa consommation de stockage dans SharePoint. Les partenaires peuvent fournir l’évaluation, la mise en œuvre et une assistance opérationnelle continue.

Évaluation financière : le résultat dépend des modalités de stockage du client, des coûts de destination et des besoins d’accès. Les économies doivent être calculées pour l’environnement concerné plutôt que promises sous forme de pourcentage fixe.

Documentation de projet et passation

Fournir des preuves que le client peut conserver

Dans tous ces scénarios, les partenaires peuvent utiliser le reporting BI pour suivre l’avancement, analyser les problèmes et documenter quels fichiers ont été traités et où ils ont été placés.

La documentation de projet peut être livrée sous forme de rapport Power BI .pbix, qui reste utilisable indépendamment de SMART Migration après le projet. Cela facilite la passation, la recherche de fichiers, les activités d’audit et la validation du projet.

Valeur pour le client et le partenaire : les clients reçoivent des preuves qu’ils peuvent conserver et consulter. Les partenaires disposent d’un livrable concret qui appuie les échanges de recette et l’assistance ultérieure.

Le reporting peut contribuer à la documentation de gouvernance et de conformité. La conformité globale dépend également des contrôles d’accès, des modalités de conservation, des processus et de l’exploitation du client.

Structurez votre service de partenaire autour de quatre livrables

Évaluation issue de l’analyse
Fournissez une vue d’ensemble du contenu source et des constats qui éclairent les décisions du client.
Plan de contenu et de destination validé
Définissez le contenu sélectionné, la structure de destination, les exigences en matière de métadonnées et les actions convenues avec le client.
Exécution configurée
Configurez la plateforme, exécutez les tâches convenues et examinez les résultats et les exceptions pendant la réalisation.
Résultats documentés
Fournissez des rapports qui facilitent la réception du projet, la passation et la recherche ultérieure de fichiers.

SMART Migration fournit la plateforme. Le partenaire apporte l’expertise nécessaire pour transformer ses capacités en un résultat concret pour le client.

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