Organiser les tâches d'un projet

• Six outils, un rôle chacun
• Les groupes et leurs pastilles de couleur
• Les étiquettes
• Les épingles
• Ma note
• L'archive
• Des modèles à reprendre
• Liste de contrôle pour un nouveau projet

Six outils, un rôle chacun

Chaque outil répond à une seule question sur une tâche, si bien qu'ils ne se gênent jamais : l'un détermine où la tâche est classée, les autres comment elle est étiquetée, gardée en vue, expliquée ou rangée.

Outil	Répond à	Un par tâche ?	Où
Groupe	Dans quelle vague de migration se trouve cette tâche ?	Un, ou aucun	Job Group, la colonne Groupe, Déplacer vers un groupe
Étiquettes	À quels chantiers appartient-elle ?	Autant que nécessaire	Tags, la colonne Étiquettes, Modifier les étiquettes
Épingle	Doit-elle rester en vue ?	Activée ou non	La colonne Épingler, la boîte de dialogue de la tâche, Modifier les tâches sélectionnées … pour les tâches cochées
Ma note	Que dois-je retenir à son sujet ?	Un court texte par administrateur, le vôtre	La carte de résumé épinglée d'une tâche ou d'une exécution, la boîte de dialogue de la tâche, la boîte de dialogue des détails d'un problème
Archive	Est-elle terminée ?	Activée ou non	La colonne Arch., Modifier les tâches sélectionnées … dans le menu Actions
Filtres	Que voulez-vous voir maintenant ?	—	Sous les titres des colonnes et dans la barre des onglets

Les groupes, les étiquettes, les épingles, Ma note et l'archive fonctionnent de la même façon dans les onglets Tâches, Historique d'exécution et Problèmes de fichiers ; une exécution conserve le groupe et les étiquettes qu'avait sa tâche au moment de l'exécution, mais possède sa propre note.

Les groupes et leurs pastilles de couleur

Le groupe est la colonne vertébrale du projet : sur chaque onglet, l'arborescence range les lignes sous leur groupe, et le rapport Power BI présente la migration groupe par groupe. Attribuez exactement un groupe à chaque tâche.

• Nommez les groupes selon leur ordre d'exécution (Pilote, Vague 1 Finance, Vague 2 RH) pour que l'arborescence se lise comme le plan.
• La pastille de couleur placée à côté de chaque nom de groupe se choisit dans Gérer les groupes. Servez-vous de la couleur pour indiquer l'état : une couleur pour les vagues encore en préparation, une autre pour la vague en cours, un gris pour les vagues terminées. Un simple coup d'œil sur l'arborescence montre alors où en est le projet.
• Le groupe d'une tâche Import reprend la date et l'heure de l'import, ce qui permet de vérifier chaque lot séparément avant de le fusionner dans sa vague avec Fusionner dans ….
• Afficher seulement ce groupe, dans le menu ⋯ d'une ligne de groupe, restreint d'un coup les trois onglets à cette vague.

En savoir plus : Groupes et étiquettes · Planifier et mener une migration, vague par vague

Les étiquettes

Les étiquettes signalent ce qui traverse les vagues : un service, un responsable, un risque, l'état du travail. Une tâche peut en porter plusieurs, et le filtre Étiquettes affiche les lignes qui portent toutes les étiquettes choisies.

Qui

Noms de responsables ou d'équipes — Finance, Anna — pour que chacun puisse filtrer ses propres tâches.

Quoi

Le type de contenu ou de risque — Sensitive, Large, Legal hold — pour que les tâches demandant une attention particulière soient à un filtre près.

État

L'avancement du travail — Needs review, Signed off, Waiting on customer — à modifier au fil de l'avancement.

• Gardez une liste courte et partagée : une étiquette que seule une personne comprend n'aide personne. Gérer les étiquettes permet de les renommer, de changer leur couleur et de les fusionner.
• Étiquettes dans Modifier les tâches sélectionnées … — dans le menu Actions, ou dans le menu d'une ligne cochée — affiche les étiquettes que portent les tâches cochées : retirez-en une avec son ×, ou ajoutez-en une, et la modification s'applique d'un coup à toutes les tâches cochées.
• Les étiquettes propres à une exécution peuvent être modifiées dans l'Historique d'exécution sans toucher à sa tâche, par exemple pour marquer les exécutions déjà vérifiées.

Les épingles

Une tâche, une exécution ou un problème épinglé remonte en haut du tableau, à l'écart du reste : sous un bandeau Épinglé au-dessus de l'arborescence ou de la liste, avec un trait orange le long de son bord et un autre sous la dernière ligne épinglée, là où commence le reste. Ces lignes restent visibles sous les titres des colonnes pendant que le reste défile en dessous, tant qu'elles n'occupent pas plus des trois quarts de la hauteur du tableau ; au-delà, elles défilent avec le reste. Épinglez ce qui ne doit pas se perdre dans la masse.

• Les tâches du week-end de bascule, pendant qu'il est en cours.
• Une exécution avec des erreurs que vous êtes encore en train d'analyser.
• Les problèmes de fichiers sur lesquels un client s'est renseigné.

Désépinglez-les une fois traités, pour que l'épingle garde tout son sens. Les épingles vous sont propres : chaque administrateur épingle ce qu'il surveille, et personne d'autre ne le voit. Pour signaler une ligne à toute l'équipe, utilisez une étiquette telle que Needs review, ou Ma note. Voir Travailler ensemble : ce qui est partagé et ce qui est à vous

Supprimer une ligne épinglée par quelqu'un d'autre

Lorsqu'une tâche, une exécution, un problème de fichier ou une notification que vous vous apprêtez à supprimer est épinglé par un autre administrateur, la boîte de dialogue de suppression indique combien de lignes sont concernées et par qui. La suppression a lieu dès que vous la confirmez. Chacun de ces administrateurs reçoit alors une notification Nextcloud indiquant la ligne et qui l'a supprimée, et son épingle disparaît avec la ligne.

Ma note

Ma note est un texte de quelques lignes rattaché à une tâche, à une exécution ou à un problème de fichier : une information importante sur cette ligne précise qui ne relève pas de la description de la tâche, comme une décision, un avertissement, la personne à consulter ou la raison d'une attente. Chaque ligne porte une note de 2000 caractères au maximum.

Votre note à vous, comme son nom l'indique

Ma note vous est réservée. Chaque administrateur dispose de sa propre note sur la même ligne ; personne d'autre ne peut lire, modifier ou effacer la vôtre, et le filtre de texte ne trouve que vos notes. Ce que toute l'équipe doit savoir sur une tâche se place dans sa Job Description ou dans une étiquette.

Où l'écrire

La note se trouve avec les détails de la ligne ; la fiche récapitulative l'affiche au survol, et vous permet de la rédiger une fois épinglée.

Tâche

Dans l'onglet Tâches, cliquez sur le titre de la tâche pour épingler sa fiche récapitulative. Rédigez dans Ma note sur cette Tâche, à côté de la section Tâche. La boîte de dialogue de la tâche comporte le même champ, sous Job Description à l'étape Tâche ; il est enregistré avec la tâche par Enregistrer, y compris pendant l'exécution de la tâche, lorsque le reste de la boîte de dialogue est en lecture seule.

Exécution

Dans l'Historique d'exécution, ou sous Tâches en cours dans le Tableau de bord, cliquez sur le titre de l'exécution pour épingler sa fiche. Rédigez dans Ma note sur cette Exécution.

Problème de fichier

Dans l'onglet Problèmes de fichiers, ouvrez la boîte de dialogue des détails du problème. Rédigez dans Ma note.

• Aucun bouton à cliquer : une note modifiée est enregistrée lorsque vous la quittez (fermeture de la fiche, fermeture de la boîte de dialogue ou passage à une autre ligne), jamais pendant la saisie. Videz le champ pour supprimer la note.
• Repérez-la d'un coup d'œil : une ligne dotée d'une note affiche un petit triangle orange dans le coin supérieur droit de son titre, à la manière d'un tableur qui signale une cellule commentée, aussi bien dans l'onglet Tâches que dans Historique d'exécution et Problèmes de fichiers. Dans les onglets Tâches et Historique d'exécution, une ligne dotée d'une description affiche un petit triangle bleu dans le coin inférieur droit de son titre, du même bleu que la zone de description des boîtes de dialogue de la tâche et de l'exécution ; dans ces boîtes de dialogue, chacune des deux zones affiche son triangle à côté de son nom. Placez le pointeur sur le titre pour lire la note dans la fiche récapitulative.

Retrouver des lignes d'après le contenu de leur note

Le filtre de texte situé sous la colonne Titre (sous Nom du fichier dans Problèmes de fichiers) lit aussi les notes : un mot écrit dans une note permet donc de retrouver toutes les lignes qui le contiennent. Une note indiquant « En parler à Janus » se retrouve en tapant simplement Janus.

Onglet	Le filtre de texte lit
Tâches	Le titre, la source, la destination et Ma note
Historique d'exécution	Le titre, la source, la destination, la progression, le message et Ma note
Problèmes de fichiers	Le nom du fichier, le titre de l'exécution et Ma note

• Utilisez dans vos notes quelques mots-clés à vous, comme waiting, owner ou legal, et le filtre devient votre liste de tâches à faire : tapez waiting pour voir toutes les lignes pour lesquelles vous attendez quelque chose.
• Le filtre se combine avec les autres : legal dans le filtre de texte et une vague dans le filtre Groupe affichent les lignes de cette vague qui portent une note juridique.
• La note d'une ligne archivée n'est trouvée que lorsque la case Arch. affiche les lignes archivées.

Ce qu'une note ne fait pas

• Elle reste propre à l'application. SMART Migration ne la lit jamais, l'API OCS ne la transmet jamais et elle ne figure pas dans le rapport Power BI : écrivez librement, rien ne change dans la migration.
• La note d'une exécution lui est propre. La note d'une tâche n'est pas copiée dans ses exécutions, et la note d'une exécution ne modifie pas sa tâche ; notez sur l'exécution ce qui concerne cette seule exécution.
• Copier ne la reprend pas. Une tâche copiée démarre sans note.
• L'archive la conserve. Une tâche, une exécution ou un problème archivé conserve sa note, qui réapparaît lorsqu'il est de nouveau affiché.
• Elle disparaît avec son auteur. Lorsqu'un utilisateur Nextcloud est supprimé, ses notes sont supprimées avec lui.

Les notes avec En attente et Reporté

Une tâche En attente ou Reporté n'est jamais prise en charge, et un statut seul n'en dit pas la raison. Chaque fois que vous mettez une tâche de côté, notez la raison et la date à laquelle y revenir, par exemple « Reporté jusqu'à l'accord du propriétaire, revoir le 2026-11-01 » : dans sa Job Description ou dans une étiquette si l'équipe doit le savoir, dans Ma note s'il s'agit de votre propre rappel. Choisir Reporté dans le menu de la colonne Statut ouvre une boîte de dialogue pour saisir cette note avant que la tâche soit reportée. Le filtre Étiquettes retrouve ensuite toutes les tâches qui attendent la même chose, et le filtre de texte vos propres notes.

Une bonne note est courte, datée et signée

Une note datée garde son sens des mois plus tard ; indiquez donc quand et qui : « 2026-10-12 — le propriétaire demande d'attendre l'accord du service juridique (Anna) ». Réservez la description de la tâche à ce qu'est la tâche ; réservez Ma note à ce qui lui arrive, et mettez-la à jour ou effacez-la lorsque la situation change.

L'archive

Archiver permet de ranger le travail terminé : les tâches et exécutions archivées disparaissent des tableaux, compteurs et filtres du quotidien, mais rien ne change pour elles — une tâche Prêt est toujours prise en charge, et une exécution archivée reste dans le rapport BI. La case sous le titre Arch. les affiche de nouveau.

Archivez une vague dès qu'elle est validée, avec ses exécutions, afin que les onglets montrent ce qui reste à faire.

Le fonctionnement est le même dans les onglets Tâches et Historique d'exécution :

Vous voulez	Procédez ainsi
Archiver une ligne	Cochez la case Archivé tout à droite de sa ligne — ou Archivé dans Modifier les tâches sélectionnées … du menu Actions pour les lignes cochées
La rendre de nouveau active	Décochez sa case Archivé — ou utilisez Modifier les tâches sélectionnées … dans le menu Actions. Elle revient aussitôt dans le travail courant
Voir les lignes archivées	Cliquez sur la case de filtre sous le titre Arch. : vide, elle n'affiche que les lignes actives (la vue habituelle) ; une barre affiche toutes les lignes ; une coche n'affiche que les lignes archivées

Pour réactiver une ligne archivée, affichez d'abord les lignes archivées avec la case de filtre, puis décochez la case Archivé de la ligne. Les problèmes de fichiers n'ont pas d'archive propre.

En savoir plus : Suivre la migration depuis un seul endroit

Des modèles à reprendre

Les projets diffèrent, mais la plupart finissent par adopter l'un de ces modèles. Choisissez le plus proche du vôtre et adaptez-le.

Projet	Groupes	Étiquettes	Épingles et Ma note
Un tenant, plusieurs services	Une vague par service, dans l'ordre de leur migration	Responsable, Sensitive, Needs review / Signed off	Épinglez la vague en cours de bascule ; notez les décisions de chaque responsable
Un grand partage de fichiers	Une vague par partage ou site de premier niveau	Catégorie de taille (Large), Legal hold	Épinglez les tâches en échec ; notez ce qui a été constaté
D'abord l'analyse, la migration ensuite	Groupe Discovery, puis une vague par lot de migration	Ce que l'analyse a révélé : Clean, Needs cleanup	Notez le nettoyage convenu avec le responsable
Synchronisation récurrente pour la résilience numérique	Un groupe par site protégé	Daily, Weekly, le responsable	Épinglez les tâches ayant généré un avertissement la nuit dernière ; notez la cause

Commencez simplement

Commencez avec les seuls groupes, puis ajoutez des étiquettes lorsqu'une question se pose à laquelle les groupes ne peuvent pas répondre — « quelles tâches relèvent d'Anna ? », « lesquelles sont validées ? ». Deux ou trois étiquettes bien choisies sont plus utiles que vingt.

Liste de contrôle pour un nouveau projet

1. Convenir des vagues

   Créez un groupe par vague dans Gérer les groupes, nommé selon l'ordre d'exécution et doté chacun d'une couleur.

2. Convenir d'une courte liste d'étiquettes

   Qui, quoi et état ; et consignez-la à un endroit visible par toute l'équipe.

3. Classer chaque tâche

   Déplacez chaque tâche dans sa vague ; étiquetez celles qui le nécessitent avec Modifier les tâches sélectionnées ….

4. Garder le travail en vue

   Épinglez ce qui est en cours et notez dans Ma note ce dont vous devez vous souvenir, surtout pour une tâche passée à Reporté ; ce que l'équipe doit savoir va dans la description de la tâche ou dans une étiquette.

5. Ranger le travail terminé

   Archivez chaque vague, avec ses exécutions, une fois qu'elle est validée.

En savoir plus : Modifier plusieurs tâches à la fois · Les tâches et leurs modes · Historique d'exécution · Problèmes de fichiers