Fonctionnalités

Migration de fichiers vers Nextcloud

Analyser, sélectionner, migrer et documenter

Sources. Migrez vers Nextcloud Files des fichiers provenant de SharePoint Online, des fichiers Teams stockés dans SharePoint, de OneDrive, de SharePoint Server et de partages de fichiers.
Mappage des destinations. Mappez les bibliothèques et les dossiers vers des dossiers d'équipe ou des dossiers utilisateur Nextcloud, regroupez des sources et créez des dossiers d'équipe de manière dynamique. Détectez automatiquement les OneDrive et mappez-les vers des dossiers utilisateur Nextcloud ; les mappages sont vérifiés avant l'exécution.
Versions et métadonnées. Conservez les versions des fichiers, les horodatages, les utilisateurs et les commentaires d'archivage SharePoint. Transférez les colonnes et les métadonnées SharePoint au moyen d'étiquettes Nextcloud ou de MetaVox, selon la configuration de la destination.
Transformation des métadonnées. Utilisez le mappage direct, les recherches, la concaténation, la logique conditionnelle et la conversion de type de données pour adapter les métadonnées sources.
Migration récurrente. Transférez les fichiers sources nouveaux et modifiés au moyen de tâches récurrentes afin d'accompagner une transition progressive ou de maintenir un environnement de fichiers Nextcloud parallèle.
Liens URL SharePoint facultatifs. Après la migration, remplacez les fichiers SharePoint d'origine par de petits liens URL pointant vers leurs copies migrées dans Nextcloud, ce qui réduit l'espace de stockage occupé dans SharePoint. Vérifiez le contenu migré et l'accès à la destination avant la conversion. Suivre un lien n'accorde pas l'accès.
Migration inverse. Les chemins de migration pris en charge incluent également la migration de Nextcloud vers SharePoint.

Exigences et limites de Nextcloud

Application et serveur. Le flux de travail de l'application Nextcloud nécessite à la fois l'application Nextcloud native et SMART Migration Server. L'application gère les tâches, la progression et les résultats. L'application Windows distincte lit les sources, exécute les migrations et génère les rapports ; elle doit être installée et connectée à l'application.
Droits d'accès. Les autorisations sources ne sont pas migrées. Configurez les droits d'accès séparément dans Nextcloud et vérifiez les comptes et les correspondances d'utilisateurs avant l'exécution.
Périmètre des fichiers. Les documents Office, les PDF, les images, les vidéos, les fichiers texte et les archives ZIP sont pris en charge. OneNote nécessite une évaluation distincte. Les e-mails, les calendriers et les flux de travail applicatifs ne font pas partie du périmètre de la migration de fichiers vers Nextcloud.
Validation pilote. Testez des fichiers, des versions et des métadonnées représentatifs, et validez l'accès à la destination avant de passer à plus grande échelle.

Analyse BI et documentation de la migration

Power BI, de l'analyse initiale à la remise du projet

Analyse. Analysez l'inventaire des fichiers par source, type de fichier, volume de stockage, ancienneté, métadonnées et historique des versions afin de définir le périmètre de la migration.
Exécution et contrôle. Explorez les résultats des tâches et des fichiers, examinez les échecs et retracez ce qui a été déplacé, vers quel emplacement, et si l'opération a réussi.
Documentation durable. Conservez le rapport .pbix comme trace de l'inventaire et des résultats de la migration. Une fois la migration terminée, il fonctionne indépendamment de SMART Migration, sans qu'il soit nécessaire de maintenir le serveur de migration en service.

Opérations SharePoint et IDE

Les sections suivantes décrivent les opérations sur les données SharePoint et les intégrations de la plateforme. Les références aux listes, aux colonnes, aux types de contenu, aux GUID de métadonnées gérées et aux étiquettes de rétention Microsoft 365 s'appliquent à l'environnement Microsoft.

Rechercher et remplacer des données d'éléments

Nettoyer les données d'éléments tout en conservant les informations d'audit

Recherchez et remplacez des données d'éléments, avec des options permettant de conserver les valeurs Modified et ModifiedBy et d'éviter la création de nouvelles versions.

Sélectionnez les éléments à l'aide de critères : = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Définissez l'étendue de la requête au niveau des dossiers et incluez éventuellement les sous-dossiers.
Mettez à jour les colonnes des éléments avec des valeurs fixes ou utilisez des calculs basés sur toutes les colonnes de l'élément pour générer des valeurs dynamiques.
Appliquez des étiquettes de rétention et attribuez des valeurs de recherche et de métadonnées gérées par leur nom. L'ID interne ou le GUID SharePoint est résolu automatiquement.
Utilisez les options permettant de conserver les valeurs Modified et ModifiedBy et d'éviter la création de nouvelles versions.

Étiqueter des éléments avec des métadonnées gérées

Attribuer des termes à l'aide de libellés lisibles

Attribuez des valeurs de métadonnées gérées à l'aide de libellés ou de libellés de termes calculés. SMART Migration résout automatiquement le GUID interne SharePoint correspondant.

Renseignez les colonnes de métadonnées gérées à l'aide de libellés. Le GUID interne SharePoint est résolu automatiquement.
Utilisez des calculs basés sur toutes les colonnes de l'élément pour calculer dynamiquement le libellé du terme.
Utilisez les options d'audit pour conserver les valeurs Modified et ModifiedBy et éviter la création de nouvelles versions.
Sélectionnez les éléments à étiqueter à l'aide de critères : = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Définissez l'étendue de la requête au niveau des dossiers et incluez éventuellement les sous-dossiers.

Créer ou mettre à jour des éléments à partir d'autres listes et bibliothèques

Mapper, calculer et synchroniser les données d'éléments

Créez ou mettez à jour des éléments à partir de données sources provenant d'autres listes et bibliothèques SharePoint, avec un mappage direct des colonnes, des valeurs calculées et une sélection incrémentielle.

Sélectionnez les éléments sources à l'aide de critères : = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Utilisez une sélection incrémentielle basée sur Modified, Created ou des clés personnalisées dans chaque liste.
Définissez l'étendue au niveau des dossiers et incluez éventuellement les sous-dossiers.
Mappez les colonnes une à une ou utilisez des calculs basés sur toutes les colonnes de l'élément source pour générer des valeurs dynamiques.
Attribuez des valeurs de recherche et de métadonnées gérées à l'aide de libellés, avec résolution automatique.
Utilisez les options permettant de conserver les valeurs Modified et ModifiedBy et d'éviter la création de nouvelles versions.

Supprimer ou envoyer à la corbeille des éléments de listes et de bibliothèques

Sélectionner les éléments à supprimer ou à envoyer à la corbeille

Sélectionnez les éléments à l'aide de critères, de l'étendue des dossiers ou de données d'entrée provenant d'une autre liste ou d'une source de données externe.

Sélectionnez les éléments sources à l'aide de critères : = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Définissez l'étendue au niveau des dossiers et incluez éventuellement les sous-dossiers.
Utilisez une sélection d'entrée provenant d'une autre liste ou d'une source de données externe pour identifier les éléments à supprimer ou à envoyer à la corbeille.

Intégrer des données externes aux éléments de listes et de bibliothèques

Connecter les données SharePoint à des sources externes

Utilisez l'intégration bidirectionnelle avec SQL Server, CSV, Access, ODBC et Excel.

Utilisez l'intégration bidirectionnelle avec SQL Server, CSV, Access, ODBC et Excel.
Sélectionnez les données sources à l'aide de critères : = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Utilisez du SQL brut paramétré si nécessaire.

Modifier le type de contenu d'un élément

Attribuer des types de contenu par libellé ou par calcul

Définissez le type de contenu d'un élément à l'aide de son libellé, ou calculez dynamiquement le libellé ou le GUID à partir des valeurs des colonnes.

Définissez le type de contenu à l'aide d'un libellé, par exemple SpecialReport.
Utilisez des calculs basés sur toutes les colonnes pour calculer dynamiquement le libellé ou le GUID.
Sélectionnez les éléments à l'aide de critères : = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Utilisez les options permettant de conserver les valeurs Modified et ModifiedBy et d'éviter la création de nouvelles versions.

Renseigner les valeurs vides des éléments après l'ajout de nouvelles colonnes

Compléter les valeurs manquantes avec des valeurs par défaut pertinentes

Renseignez les valeurs vides à l'aide de valeurs par défaut fixes ou de calculs basés sur d'autres colonnes de l'élément, y compris des libellés de recherche et de métadonnées gérées.

Définissez des valeurs fixes ou utilisez des calculs basés sur d'autres colonnes de l'élément pour générer des valeurs dynamiques.
Sélectionnez les éléments à l'aide de critères : = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Les libellés de recherche et de métadonnées gérées sont résolus automatiquement.
Utilisez les options permettant de conserver les valeurs Modified et ModifiedBy et d'éviter la création de nouvelles versions.

Points forts

Création, mappage et transformation de listes

Créez de nouvelles listes à partir de données existantes. Utilisez comme source un fichier Excel ou CSV, une base SQL, une connexion ODBC ou une autre liste SharePoint. Utilisez les colonnes source comme modèle, définissez le type de contenu et ajoutez des colonnes de site et des colonnes personnalisées portant les mêmes noms internes et les mêmes titres que dans la source. Tous les types de données SharePoint sont pris en charge. Les valeurs de recherche, de métadonnées gérées, de type de contenu et d’étiquette de rétention sont résolues automatiquement par leur nom. Synchronisez ensuite les données.
Mappez une source de données vers une liste SharePoint existante. Les sources incluent Excel, CSV, SQL, ODBC et d’autres listes SharePoint. Tous les types de données SharePoint sont pris en charge. Les valeurs de recherche, de métadonnées gérées et de type de contenu sont résolues automatiquement à l’aide de leur libellé ou de leur nom. Synchronisez ensuite les données.
Manipulez, mettez à jour et transformez des éléments existants. Utilisez les données existantes des listes et des bibliothèques pour transformer des valeurs, y compris des types complexes tels que les colonnes de recherche et les métadonnées gérées. Modifiez les types de contenu de manière conditionnelle. Tous les types de colonnes SharePoint sont pris en charge, les GUID internes étant résolus à l’aide des libellés ou des noms. Dans la plupart des cas, les mises à jour peuvent préserver Version, Modified et ModifiedBy.
Interrogez des listes et des bibliothèques SharePoint au-delà de 5 000 éléments. Les sources de données de type liste ou bibliothèque SharePoint ne sont pas limitées à 5 000 éléments. Les filtres utilisent des requêtes CAML SharePoint optimisées et prennent en charge des opérateurs tels que BeginsWith, Contains, IN et NOT IN. Les requêtes peuvent porter sur tous les dossiers à partir d’un niveau sélectionné ou rester limitées à un seul dossier.
Migrez des éléments de liste SharePoint avec leurs pièces jointes. Remappez et transformez les valeurs pendant le traitement, notamment en attribuant dynamiquement différents types de contenu, métadonnées gérées et valeurs de recherche.
Créez des listes de recherche à partir de valeurs distinctes. Récupérez les éléments distincts d’une liste ou d’une bibliothèque pour créer une liste de recherche comportant un élément par valeur distincte. Mettez ensuite à jour la liste d’origine en utilisant les valeurs des colonnes existantes pour résoudre la recherche.

Actions en masse, étiquettes de rétention et types de contenu

Supprimez ou placez dans la corbeille des éléments en masse. Appliquez une suppression ou une mise en corbeille conditionnelle aux éléments des listes et des bibliothèques.
Appliquez ou retirez de manière conditionnelle des étiquettes de rétention Microsoft 365. Pour attribuer une étiquette de rétention, renseignez la colonne [Retention label] avec le nom de l’étiquette. La mise à jour peut préserver Version, Modified et ModifiedBy. Il s’agit d’une opération Microsoft 365 ; elle ne met pas en place d’application équivalente de la rétention dans Nextcloud.
Appliquez ou retirez de manière conditionnelle des types de contenu. Pour attribuer un type de contenu, renseignez la colonne [Content Type] avec le nom du type de contenu. Dans la plupart des cas, la mise à jour peut préserver Version, Modified et ModifiedBy.

Rapports Excel et intégration aux bases de données

Alimentez des rapports Excel prédéfinis. Transférez des données dans des tableaux, des plages ou des cellules individuelles réparties sur plusieurs feuilles de calcul. Effectuez plusieurs passes pour alimenter différentes zones. Le rapport peut être copié vers plusieurs destinations ou envoyé par e-mail. Créez le fichier Excel à partir d’un modèle et nommez dynamiquement le fichier actualisé produit.
Combinez les données de plusieurs listes et bibliothèques. Transférez de manière conditionnelle les données des éléments dans des rapports Excel prédéfinis, en effectuant plusieurs passes pour alimenter des tableaux ou des cellules individuelles avant de diffuser le rapport.
Synchronisez les données des éléments SharePoint avec des tables de base de données. Combinez les données de plusieurs listes et bibliothèques, effectuez des jointures SQL et d’autres opérations SQL Server, puis transférez les résultats dans des rapports Excel prédéfinis ou réinjectez-les dans SharePoint.

Inventaire, copie de fichiers et intégration aux applications métier

Inventaire des partages de fichiers. Analysez un partage de fichiers et générez un jeu de données détaillé des dossiers, des fichiers et des volumes de données. Prévisualisez le jeu de données et exportez-le vers Excel, CSV, SQL Server ou ODBC pour une analyse plus approfondie.
Inventaire de la hiérarchie des collections de sites. Analysez une collection de sites, ou plusieurs collections de sites à l’aide de l’automatisation For-Each, et générez un jeu de données détaillé des listes, des bibliothèques et du nombre d’éléments. Prévisualisez le jeu de données et exportez-le vers Excel, CSV, SQL Server ou ODBC pour une analyse plus approfondie.
Interagissez avec les applications métier. Utilisez CSV, Excel, Access, SQL, ODBC, Power Automate ainsi que les listes et bibliothèques SharePoint.
Copiez ou synchronisez des fichiers. Copiez ou synchronisez des fichiers depuis des bibliothèques de documents SharePoint vers des partages de fichiers, historique des versions compris, ou entre partages de fichiers.

Automatisation, Power Automate et PowerShell

Automatisez les processus. Utilisez l’automatisation des processus et les boucles For-Each.
Planifiez une exécution sans surveillance. Planifiez des tâches et des processus à l’aide du serveur de tâches intégré, qui fonctionne sans surveillance.
Exécutez des flux Microsoft Power Automate. Déclenchez des flux à l’aide du déclencheur de requête HTTP. Transmettez un tableau contenant plusieurs lignes et colonnes, ou une seule ligne de valeurs. L’argument JSON requis est généré automatiquement. Le déclenchement de flux existants est une fonctionnalité d’intégration ; il ne migre pas les flux Power Automate vers Nextcloud.
Utilisez les sources de données prises en charge comme arguments de flux. Les sources incluent Excel, CSV, les listes SharePoint, SQL Server, Access et ODBC. Les sources SharePoint peuvent inclure des environnements locaux ou un autre tenant Microsoft 365. Les flux de longue durée peuvent s’exécuter sans expirer.
Traitez les résultats des flux. Un flux peut renvoyer une chaîne, une date, une valeur numérique ou un tableau JSON. Un tableau JSON renvoyé peut être automatiquement désérialisé et utilisé comme source pour des tâches ultérieures, notamment la mise à jour de SharePoint en local, de bases de données, de fichiers CSV ou Excel, ou le déclenchement d’un autre flux dans le même tenant Microsoft 365 ou dans un autre.
Intégrez et hébergez du code PowerShell. Exécutez du code PowerShell automatisé et paramétré avant ou après d’autres tâches, ou au sein de boucles For-Each simples ou imbriquées.

Migration et synchronisation de fichiers hautes performances vers SharePoint avec automatisation

SMART Migration prend en charge la migration de fichiers vers SharePoint, y compris le mappage du contenu et la transformation des métadonnées. Associez les travaux de migration aux fonctionnalités de planification et d’automatisation des processus de la plateforme, selon les exigences du projet et la licence choisie. Ces fonctionnalités SharePoint et IDE sont distinctes du flux de travail Nextcloud basé sur l’application décrit ci-dessus.

Voir aussi