Bascule : migration traditionnelle et migration améliorée

Migration traditionnelle

Les fichiers sont copiés dans Nextcloud et les originaux restent dans Microsoft 365. Des exécutions incrémentielles maintiennent Nextcloud à jour jusqu'à un basculement planifié. Idéale pour une date de bascule définie et une courte coexistence.

Migration améliorée

Une fois un fichier migré, le fichier SharePoint est remplacé par un petit lien .url qui pointe vers ce fichier dans Nextcloud. L'espace de stockage SharePoint qu'il occupait est libéré, les utilisateurs conservent leurs emplacements SharePoint et Teams habituels, et chaque lien mène à l'unique copie dans Nextcloud. Idéale pour réduire les coûts de stockage, mener une transition progressive et gérer une longue coexistence.

Migration traditionnelle : copier, synchroniser, basculer

Migrez la vague avec la règle par défaut, Ajouter les nouveaux, écraser les existants si plus récents.
Laissez les utilisateurs continuer à travailler dans SharePoint. Exécutez de nouveau les tâches, manuellement ou avec une récurrence, pour transférer ce qui est nouveau ou modifié.
Le jour du basculement, demandez aux utilisateurs de cesser toute modification dans SharePoint, exécutez les tâches une dernière fois, puis orientez-les vers Nextcloud.

Deux copies modifiables pendant la coexistence

Jusqu'au basculement, le même document existe à la fois dans Microsoft 365 et dans Nextcloud, et chacune des deux copies peut être modifiée. Les règles d'ajout et d'écrasement des fichiers déterminent quelle copie l'emporte lors de l'exécution suivante ; elles ne fusionnent pas les modifications. Limitez la durée de la coexistence ou passez l'un des deux côtés en lecture seule.

Les règles sont décrites dans Règles d'ajout et d'écrasement des fichiers

Pourquoi remplacer les fichiers par des liens : coûts de stockage et adoption

Remplacer chaque fichier migré par un lien apporte deux avantages qu'une simple copie ne peut offrir : cela met fin à la facturation du stockage SharePoint pour le contenu déplacé, et cela transforme chaque endroit où les utilisateurs cherchent un fichier en porte d'entrée vers Nextcloud.

Moins de stockage SharePoint à payer

Microsoft 365 inclut 1 To de stockage SharePoint plus 10 Go par utilisateur sous licence ; au-delà, le stockage supplémentaire coûte environ 2 400 USD par To et par an au prix catalogue. Les vidéos, les images, les plans techniques et l'historique des versions dépassent facilement ce volume. Un lien occupe moins de 1 Ko à la place du fichier.

Les utilisateurs retrouvent leurs fichiers dans Nextcloud

Où que les utilisateurs cherchent un fichier dans SharePoint, Teams ou OneDrive, son lien l'ouvre dans Nextcloud, quel que soit l'endroit où il a été déplacé. Ils conservent leurs habitudes, arrivent à chaque fois dans Nextcloud et l'adoptent dans leur travail quotidien.

Les coûts, des exemples chiffrés d'économies, ainsi que l'apport des liens pour l'adoption et la transition sont présentés en détail dans Pourquoi remplacer les fichiers SharePoint par des liens .url

Migration améliorée : un lien .url à la place de chaque fichier

Activez Remplacer l'élément de bibliothèque de documents source SharePoint Online par un lien .url vers Nextcloud, à l'étape Source d'une tâche de migration, dans Paramètres avancés. Une fois un fichier migré avec succès, SMART Migration convertit l'élément de la bibliothèque SharePoint en un fichier .url qui pointe vers le fichier migré dans Nextcloud. Lorsqu'un utilisateur clique dessus, le fichier s'ouvre dans Nextcloud, selon les autorisations dont il y dispose.

Une seule copie active. Le fichier se trouve dans Nextcloud ; aucune copie modifiable concurrente ne subsiste dans SharePoint.
Moins de stockage SharePoint. Chaque lien occupe moins de 1 Ko à la place du fichier ; l'espace de stockage est donc libéré au fur et à mesure de la migration des fichiers.
Une transition progressive. Les utilisateurs continuent de naviguer dans SharePoint ou Teams comme ils en ont l'habitude, et arrivent dans Nextcloud.
Enregistré pour chaque exécution. Le champ Source converted to .url de l'exécution indique Yes lorsque ses fichiers ont été remplacés.

L'option est proposée pour les sources SharePoint Online et OneDrive, ainsi que pour une bibliothèque SharePoint dont l'URL n'est pas encore saisie, comme dans les valeurs par défaut d'une tâche d'importation. Elle n'est pas proposée pour SharePoint en local ni pour les partages de fichiers.

Avant de l'activer : une sauvegarde et des autorisations d'écriture

L'activation de l'option demande d'abord une confirmation. Celle-ci présente ce que vous obtenez (moins de stockage SharePoint à payer et des utilisateurs qui retrouvent leurs fichiers dans Nextcloud) et précise aussi ce qui doit être en place, car l'option écrit dans SharePoint Online et OneDrive : le contenu de chaque fichier migré est supprimé de la source et seul le lien .url y subsiste. Cela comporte un faible risque ; votre organisation doit donc toujours disposer d'une sauvegarde de la source, afin de pouvoir restaurer un fichier si nécessaire. L'inscription d'application utilisée par SMART Migration Server doit disposer d'autorisations d'écriture sur la source ; avec des autorisations de lecture seule, les fichiers ne peuvent pas être remplacés.

Le lien ne suit le fichier que jusqu'à un certain point

Le lien reste valide après un déplacement au sein du même dossier d'équipe ou du même compte utilisateur. Il est rompu lorsque le fichier est déplacé vers un autre dossier d'équipe ou un autre utilisateur, car Nextcloud attribue alors un nouvel identifiant au fichier. Arrêtez la structure de destination avant de remplacer les sources par des liens.

Autorisations lors de la bascule

Les autorisations SharePoint ne sont pas migrées ; le côté Nextcloud doit donc être prêt avant l'arrivée des utilisateurs : les membres de chaque dossier d'équipe configurés, et testés avec quelques utilisateurs réels. Un lien .url n'ouvre le fichier que pour une personne qui y a accès dans Nextcloud.

Retour vers SharePoint

Une bascule est réversible. Pour une tâche Migration depuis SharePoint Online ou un partage de fichiers, Restaurer, à l'étape Action avec les Paramètres avancés activés, recopie les fichiers de Nextcloud vers la source : un fichier remplacé par un lien .url retrouve son contenu, son historique de versions d'origine et les versions ajoutées dans Nextcloud, et conserve ses métadonnées et ses autorisations ; un fichier laissé en place reçoit les versions ajoutées dans Nextcloud ; et un fichier créé dans Nextcloud est copié vers la source. La restauration vers SharePoint sur site n'est pas possible.

En savoir plus : Restaurer : les fichiers de Nextcloud vers SharePoint Online ou un partage de fichiers

La restauration vers un nouvel emplacement, ou vers SharePoint sur site, s'effectue depuis l'IDE SMART Migration (environnement de développement intégré), un outil un peu technique : adressez-vous à votre partenaire. Consultez SMART Migration pour Nextcloud

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