Pourquoi transférer les métadonnées dans Nextcloud avec MetaVox

Ce que vous apportent les métadonnées

Le nom et le dossier d'un fichier en disent peu sur sa nature. Les colonnes qui l'accompagnent disent le reste, et les transférer permet de conserver ce savoir.

Retrouver les fichiers selon leur sujet

Nextcloud indexe les colonnes MetaVox : une recherche retrouve donc un fichier par ses valeurs (un client, un numéro de dossier, un type de document), où qu'il se trouve dans le dossier d'équipe.

Conserver la bibliothèque que les utilisateurs connaissent

Les mêmes colonnes, renseignées, et les vues de la bibliothèque recréées avec leurs colonnes et leur ordre de tri. Dès le lendemain de la migration, les utilisateurs s'y retrouvent sans devoir apprendre une nouvelle structure.

Classer plutôt qu'imbriquer des dossiers

Une colonne permet de trier et de filtrer les fichiers dans l'ensemble du dossier d'équipe : une bibliothèque n'a donc pas besoin d'arborescences profondes pour rester ordonnée. Un seul dossier, plusieurs vues.

Conserver les preuves

[SP Created By], [SP Modified By], [SP Content-Type] et, si vous le souhaitez, les étiquettes de rétention et de confidentialité sont conservés sous forme de colonnes : qui a créé un fichier, quand, et comment il a été classé reste lisible des années plus tard.

Trouvés par la recherche de Nextcloud

Les colonnes MetaVox sont indexées par Nextcloud : sa recherche les lit donc, en plus des noms et du contenu des fichiers. Saisissez le nom d'un client ou un numéro de dossier dans la recherche en haut de Nextcloud, et les fichiers portant cette valeur sont trouvés, dans tous les dossiers du dossier d'équipe. C'est souvent le principal bénéfice d'une migration avec métadonnées : les fichiers étaient classés par colonne dans SharePoint, et ils peuvent être retrouvés par colonne dans Nextcloud.

Sans MetaVox

MetaVox n'est pas obligatoire : sans lui, les fichiers et les dossiers sont migrés exactement comme il se doit, mais sans leurs colonnes ni leurs vues SharePoint. Les métadonnées restent alors dans la source, et rien dans Nextcloud ne permet de rechercher, de trier ou de filtrer sur elles.

Installez MetaVox avant l'exécution de la migration

Les colonnes sont créées et renseignées pendant l'exécution d'une tâche. Installez d'abord MetaVox, afin que les métadonnées accompagnent les fichiers dès la première fois ; l'onglet Paramètres indique s'il est installé et activé.

Sur la feuille de route de MetaVox

Les concepteurs de MetaVox prévoient d'aller plus loin avec les métadonnées. Il s'agit de projets, et non de fonctionnalités actuelles ; les notes de version de MetaVox indiquent quand elles seront disponibles.

Prévu pour MetaVox

• Des métadonnées intégrées aux fichiers eux-mêmes, afin qu'elles accompagnent un fichier lorsqu'il est téléchargé, copié ou partagé en dehors de Nextcloud.
• Des métadonnées dans Euro-Office, afin que les valeurs puissent être lues et utilisées depuis un document ouvert dans Euro-Office.

Pour commencer

1. Installer MetaVox

   Depuis la page Applications de Nextcloud. L'onglet Paramètres de l'application indique s'il est installé et activé, et renvoie vers cette page.

2. Migrer vers un dossier d'équipe

   MetaVox gère ses colonnes sur les dossiers d'équipe : la destination de la tâche est donc un dossier d'équipe, et sa source une bibliothèque SharePoint ou un OneDrive.

3. Tout mapper et créer les colonnes manquantes

   À l'étape Métadonnées de la tâche, Tout mapper et créer automatiquement les colonnes manquantes transfère toutes les colonnes ; c'est l'option par défaut.

4. Vérifier sur une bibliothèque

   Exécutez d'abord une Migration d'une petite bibliothèque, puis vérifiez les colonnes, les vues et une recherche sur une valeur dans Nextcloud.

En savoir plus : Métadonnées, MetaVox et vues SharePoint · Destinations · Paramètres