SMART Migration – Concept, cas d'usage et éléments clés
Section intitulée « SMART Migration – Concept, cas d'usage et éléments clés »SMART Migration est la plateforme de MigrateDMS dédiée à l'analyse, à la réorganisation, à la migration et au déchargement de fichiers. Elle prend en charge les projets au sein des environnements Microsoft ainsi que la migration depuis Microsoft 365, SharePoint Server et les partages de fichiers vers Nextcloud Files.
La plateforme associe Business Intelligence, migration sélective, gestion des métadonnées, gestion des tâches et documentation de projet. Elle prend en charge les projets d'analyse autonomes, les migrations à grande échelle, la consolidation, la copie récurrente de fichiers et la réduction de la consommation de stockage SharePoint.
Le concept
Section intitulée « Le concept »Comprenez votre contenu, décidez de ce qui doit en advenir et documentez les résultats.
SMART Migration commence par la compréhension du contenu existant. Les organisations peuvent analyser leur paysage de fichiers, sélectionner les fichiers pertinents et définir la structure cible avant d'exécuter la migration.
La plateforme s'articule autour de quatre étapes liées :
| Étape | Fonction |
|---|---|
| Analyse | Identifier les fichiers, les volumes de données, les emplacements, l'ancienneté, les métadonnées et les versions. Établir une base factuelle pour le projet. |
| Sélection et planification | Décider quels fichiers doivent être migrés, conservés, réorganisés ou déchargés. Définir les emplacements cibles et le mappage des métadonnées. |
| Migration et exécution | Exécuter les tâches de migration ou de déchargement sélectionnées, avec planification, exécutions récurrentes et suivi de la progression. |
| Documentation | Documenter le traitement des fichiers, les destinations, les résultats et les erreurs. Utiliser les rapports pour la validation, la résolution des problèmes et la réception du projet. |
Ces étapes peuvent être utilisées ensemble ou selon les exigences du projet. Un projet d'analyse peut, par exemple, fournir la base décisionnelle d'un projet ultérieur de migration ou d'optimisation du stockage.
Cas d'usage Microsoft
Section intitulée « Cas d'usage Microsoft »Analysez, migrez, réorganisez et optimisez votre environnement de fichiers Microsoft
SMART Migration prend en charge l'analyse Microsoft 365, la migration vers et entre environnements SharePoint, la réorganisation du contenu et le déchargement vers un stockage externe.
| Cas d'usage | Utilisation de SMART Migration |
|---|---|
| Analyse Microsoft 365 et analytique des fichiers | Analyser le contenu de SharePoint Online, des emplacements de fichiers Teams et de OneDrive. Examiner les volumes de données, l'ancienneté des fichiers, les versions, les métadonnées et la structure afin d'éclairer les décisions de gouvernance, de nettoyage et de migration. |
| Migration de partages de fichiers vers SharePoint | Déplacer des fichiers vers SharePoint Server ou SharePoint Online et les répartir entre les sites et bibliothèques concernés. Les projets peuvent inclure un enrichissement avec des métadonnées issues d'une base de données. |
| Migration depuis d'anciens systèmes de GED et de gestion de dossiers | Déplacer des documents et leurs métadonnées associées depuis des systèmes existants de gestion documentaire et de gestion de dossiers vers SharePoint. Les structures sources et les relations entre données sont traitées au moyen d'une configuration propre au projet. |
| Migration de SharePoint vers SharePoint | Migrer entre environnements SharePoint, y compris SharePoint Server et SharePoint Online, avec mappage du contenu, des métadonnées et des structures cibles. |
| Réorganisation et consolidation | Utiliser la BI pour planifier une nouvelle structure de fichiers et exécuter des déplacements sélectifs entre les emplacements de fichiers SharePoint et Teams concernés. |
| Fusions, acquisitions et cessions | Identifier et sélectionner le contenu appartenant à des entités, des utilisateurs ou des unités opérationnelles spécifiques, puis le migrer vers la structure cible convenue. |
| Déchargement vers un stockage Blob | Déplacer le contenu de fichiers sélectionnés depuis SharePoint Server ou SharePoint Online vers Azure Blob Storage ou un stockage AWS afin de réduire la consommation de stockage SharePoint. |
| Déchargement et restauration récurrents | Configurer des tâches de déchargement récurrentes et restaurer le contenu déchargé si nécessaire. Le déchargement des versions peut faire partie de la configuration choisie. |
| Projets complexes de fichiers et de métadonnées | Associer des fichiers à des métadonnées provenant de sources telles que des bases de données SQL, ou traiter des formats sources spécifiques et du contenu chiffré au moyen d'une solution propre au projet. |
Cas d'usage Nextcloud
Section intitulée « Cas d'usage Nextcloud »Transférez le contenu de vos fichiers vers Nextcloud et accompagnez une transition progressive
SMART Migration prend en charge la migration sélective vers Nextcloud Files, les initiatives de souveraineté numérique et les environnements de fichiers parallèles maintenus par des exécutions récurrentes et incrémentielles.
| Cas d'usage | Utilisation de SMART Migration |
|---|---|
| De Microsoft 365 vers Nextcloud Files | Migrer des fichiers depuis SharePoint Online, les emplacements de fichiers Teams et OneDrive vers Nextcloud Files. |
| De SharePoint Server vers Nextcloud Files | Déplacer le contenu de fichiers d'un environnement SharePoint existant vers Nextcloud en appliquant la structure cible et la gestion des métadonnées convenues. |
| Des partages de fichiers vers Nextcloud Files | Migrer des fichiers depuis des lecteurs partagés vers Nextcloud et exploiter les résultats de l'analyse pour sélectionner le contenu et organiser la destination. |
| Migration sélective ou par phases | Migrer des zones et des fichiers sélectionnés plutôt que l'ensemble de l'environnement source en une seule fois. Cette approche convient aux projets pilotes et à une transition progressive. |
| Souveraineté numérique | Accompagner la transition du contenu de fichiers depuis Microsoft vers un environnement Nextcloud dans lequel l'organisation choisit son hébergement, son partenaire d'exploitation et la localisation de ses données. |
| Environnement Nextcloud parallèle | Mettre en place une copie parallèle du contenu de fichiers sélectionné et la maintenir à jour au moyen d'exécutions récurrentes et incrémentielles depuis la source Microsoft. |
| Résilience opérationnelle et plans de continuité | Utiliser l'environnement parallèle dans le cadre des plans de continuité et de secours de l'organisation, y compris pour les initiatives liées à DORA. |
| Migration enrichie avec références de fichiers | Après la migration, les fichiers SharePoint d'origine peuvent être remplacés par de petits liens URL pointant vers leurs copies migrées dans Nextcloud. Les utilisateurs peuvent continuer à retrouver le contenu via la bibliothèque SharePoint existante tout en réduisant son empreinte de stockage. Vérifiez le contenu migré et l'accès à la destination avant la conversion. Suivre un lien n'accorde aucun accès ; les utilisateurs doivent disposer des droits d'accès Nextcloud appropriés. |
| De Nextcloud vers SharePoint | Migrer le contenu de fichiers depuis Nextcloud vers SharePoint lorsque les exigences relatives à la destination évoluent. |
| Migration gérée par le client ou assistée par un partenaire | Piloter la migration via l'application Nextcloud native, avec des ressources internes ou un partenaire SMART Migration pour la planification, la configuration et l'exécution. |
L'environnement parallèle est maintenu par copie et par exécutions incrémentielles de la source vers Nextcloud. Il doit être présenté comme un environnement de fichiers parallèle et non comme un basculement automatique ou une synchronisation bidirectionnelle.
Éléments clés de la plateforme
Section intitulée « Éléments clés de la plateforme »1. Business Intelligence et analytique approfondie des fichiers
Power BI offre une vue interactive du paysage de fichiers et de l'avancement du projet. L'analytique permet d'identifier les fichiers volumineux, les historiques de versions étendus, le contenu ancien et les métadonnées pertinentes, aidant ainsi les organisations à définir le périmètre de la migration.
2. Migration sélective
SMART Migration permet aux organisations de sélectionner le contenu et les emplacements cibles selon les exigences du projet. Analyse, sélection et exécution sont liées, ce qui permet de prendre les décisions avant que les fichiers ne soient déplacés.
3. Mappage des métadonnées et gestion des versions
La plateforme prend en charge la migration et le mappage des métadonnées, ainsi que la gestion de l'historique des versions. Pour une migration vers Nextcloud, les colonnes et métadonnées SharePoint peuvent être transférées au moyen des étiquettes Nextcloud ou de MetaVox, selon la configuration de la destination. Le transfert effectif dépend de la source, de la destination et de la configuration.
4. Tâches planifiées et récurrentes
Les tâches de migration peuvent être planifiées et répétées. Les exécutions incrémentielles permettent de mener des projets par phases et de mettre à jour un environnement de destination parallèle.
5. Traçabilité et validation des résultats
Les rapports relient les fichiers sources à leur traitement, à leur destination et aux résultats des exécutions. Les équipes peuvent ainsi examiner les erreurs, valider la livraison et documenter les résultats du projet.
6. Une documentation au-delà de la fin du projet
Les données du projet peuvent être livrées dans un rapport Power BI au format .pbix, qui reste utilisable indépendamment de SMART Migration une fois le projet terminé. Le rapport facilite les audits, la réception du projet et la recherche de la destination des fichiers.
7. Flux de travail parallèles et exécution évolutive
La plateforme prend en charge des flux de travail parallèles et une architecture multiserveur. Les équipes peuvent ainsi répartir les tâches et adapter la capacité de traitement à l'ampleur du projet.
8. Interface de gestion et serveur de migration distinct
SMART Migration Server est l'application Windows qui effectue le travail. Il lit le contenu source, exécute les tâches et génère les données de reporting. SMART Migration IDE fournit les outils de configuration et d'administration de la plateforme. L'application Nextcloud fournit l'interface de gestion de projet pour le flux de travail de l'application Nextcloud.
Le flux de travail de l'application Nextcloud nécessite à la fois l'application Nextcloud native et SMART Migration Server. Le serveur doit être installé et connecté à l'application pour exécuter les migrations.
9. Déploiement dans un environnement maîtrisé
SMART Migration Server peut fonctionner sur un serveur Windows physique ou sur une machine virtuelle, dans l'environnement de l'organisation ou du partenaire. La sécurité dépend de la configuration d'ensemble, notamment des contrôles d'accès, des connexions et de l'environnement de destination.
10. Accompagnement par des partenaires et assistance par IA
L'application Nextcloud donne accès à la documentation, à une assistance par IA et à des informations sur les partenaires qualifiés. Les partenaires peuvent intervenir sur l'analyse, la planification, les licences, la migration et la documentation.
Fonctionnement conjoint des composants de la plateforme
Section intitulée « Fonctionnement conjoint des composants de la plateforme »Interface de gestion
SMART Migration IDE fournit les outils de configuration et d'administration de la plateforme. Le flux de travail de l'application Nextcloud nécessite à la fois l'application Nextcloud native et SMART Migration Server. Les utilisateurs gèrent les tâches, les planifications, les statuts, l'Historique d'exécution et les Problèmes de fichiers depuis l'application. L'application ne lit pas elle-même les sources Microsoft et n'exécute pas les migrations.
SMART Migration Server
L'application Windows effectue le traitement. Dans le flux de travail de l'application Nextcloud, elle récupère les tâches éligibles auprès de l'application, lit les systèmes sources, écrit les fichiers dans Nextcloud et renvoie les statuts et les résultats.
Business Intelligence et reporting
La base de données de reporting stocke les données d'analyse et d'exécution au niveau de chaque fichier. Power BI exploite ces données pour fournir une analyse interactive, des rapports d'avancement et la documentation du projet.
Périmètre et prérequis
Section intitulée « Périmètre et prérequis »SMART Migration se concentre sur les fichiers, les métadonnées, les versions et la documentation. La migration des e-mails, des calendriers, des conversations Teams, des flux Power Automate, des applications Power Apps et de toute autre logique applicative n’entre pas dans le périmètre décrit.
Les autorisations de la source ne sont pas migrées. Les droits d’accès doivent être configurés séparément dans Nextcloud afin de protéger le contenu migré. La couverture précise des métadonnées, des versions, du délestage et de l’automatisation doit être alignée sur la licence choisie, le type de migration et la configuration technique.
Documentation de gouvernance et de conformité
Les rapports de SMART Migration facilitent la documentation de gouvernance et de conformité. La conformité globale de l’organisation dépend également de ses processus, de sa gestion des accès, de ses politiques de conservation et de son exploitation.
Voir aussi