Power BI pour les débutants

• Qu'est-ce que Power BI
• Power BI Desktop et le service Power BI
• D'où proviennent les données du rapport
• Les termes que vous rencontrerez
• Six clics qui font fonctionner le rapport
• Une page dense, un visuel à la fois

Qu'est-ce que Power BI

Power BI lit les données d'une base de données, en conserve une copie et les présente sous forme d'une page de visuels (graphiques, tableaux, chiffres et zones de filtre) qui interagissent tous entre eux : sélectionnez un élément dans l'un d'eux, et tous les autres visuels de la page n'affichent plus que ce qui y correspond.

Pour une migration, cela signifie que des questions telles que _combien de fichiers ont plus de cinq ans_, _quelles bibliothèques contiennent le plus d'historique de versions_ ou _quels fichiers restent à migrer_ trouvent leur réponse en quelques clics, et non au moyen d'une requête ou d'un tableur.

En bref

SMART BI.pbix est un fichier. Ouvrez-le dans Power BI Desktop, qui est gratuit, cliquez sur ce qui vous intéresse, et toute la page suit. Rien de ce sur quoi vous cliquez ne modifie les données ni la migration.

Power BI Desktop et le service Power BI

Power BI existe sous deux formes, et le rapport fonctionne avec les deux. La première est gratuite pour tous et suffit à la plupart des projets ; la seconde est facultative, et c'est la seule partie de Power BI soumise à une licence payante.

Power BI Desktop — gratuit pour tous

Un programme pour Windows, proposé gratuitement par Microsoft : aucune licence, aucun abonnement et aucun compte Microsoft ne sont nécessaires pour ouvrir et actualiser un rapport. Il ouvre les fichiers .pbix comme Word ouvre les fichiers .docx. C'est pour lui que le rapport de SMART Migration est conçu, et il suffit à la plupart des projets.

Le service Power BI — facultatif, avec licence payante

Le portail en ligne de Microsoft, app.powerbi.com, permet de publier des rapports au sein d'une organisation. SMART Migration n'en a aucunement besoin. Un fichier .pbix y est publié depuis Power BI Desktop ; le rapport se consulte ensuite dans le navigateur et peut être actualisé selon une planification. La publication et le partage nécessitent des licences Power BI payantes, et une base de données située dans votre réseau requiert la passerelle de données locale de Microsoft pour l'actualisation planifiée.

	Power BI Desktop	Service Power BI
Coût	Gratuit, pour tous	Une licence payante, par utilisateur ou par capacité
Nécessaire	Oui, pour ouvrir le rapport	Non — facultatif
Fonctionne sous	Windows	N'importe quel navigateur
Ouvre le rapport	Sous forme de fichier que vous téléchargez	Une fois que quelqu'un l'a publié dans un espace de travail
Actualisation	Manuellement, avec Actualiser	Manuellement ou selon une planification
Modifier le rapport	Entièrement	En grande partie, dans le navigateur
Partagé sous forme de	Un fichier (e-mail, dossier d'équipe, archive) que chacun ouvre gratuitement	Un lien vers l'espace de travail, pour les utilisateurs disposant d'une licence

Gratuit pour tous

Power BI Desktop est gratuit, pour tous. Chacun peut le télécharger auprès de Microsoft et ouvrir SMART BI.pbix sans frais : l'équipe projet, les responsables, les auditeurs, les propriétaires de chaque bibliothèque, un partenaire ou un client. Le rapport peut donc être partagé sous forme de fichier, par e-mail ou dans un dossier d'équipe, et ouvert par quiconque le reçoit, sans licence à acheter.

Seul le service Power BI, le portail de Microsoft pour publier des rapports au sein d'une organisation, est soumis à une licence payante. La publication sur ce service est facultative.

• Sur Mac, Power BI Desktop n'existe pas : utilisez un ordinateur ou une machine virtuelle Windows, ou le service Power BI.
• L'application ne joue aucun rôle dans le service. Ni l'application ni Nextcloud ne communiquent avec Power BI ; la publication du rapport est une étape qui vous appartient, en dehors de l'application, sous vos propres licences Microsoft.
• Les licences de Microsoft et leurs tarifs évoluent ; la page de tarification Power BI de Microsoft indique ceux en vigueur.

En savoir plus : Actualiser, téléverser et partager SMART BI.pbix · Exporter une liste de fichiers depuis Power BI

D'où proviennent les données du rapport

Le rapport ne lit jamais lui-même SharePoint, OneDrive, les partages de fichiers ni Nextcloud. Ses données transitent en trois étapes, et l'onglet Premiers pas présente le même schéma.

1. SMART Migration enregistre chaque fichier dans la base de données de reporting

   Chaque exécution d'Analyse et de Migration enregistre chaque fichier traité (son emplacement, sa taille, ses versions, ses dates, ses étiquettes, ses métadonnées et ce qu'il en est advenu) dans la base de données de reporting PostgreSQL.

2. Une actualisation copie ces données dans le fichier

   Une personne ayant accès à la base de données ouvre SMART BI.pbix dans Power BI Desktop et clique sur Actualiser. Les données sont copiées dans le fichier.

3. Le fichier contient ensuite ses propres données

   Chacun peut ouvrir le fichier enregistré, sans base de données, sans identifiants, sans chemin réseau et sans SMART Migration. Chaque visuel s'appuie sur la copie qu'il contient.

Le rapport présente donc la migration telle qu'elle était lors de sa dernière actualisation : actualisez-le à nouveau pour voir les exécutions plus récentes.

La copie est conservée dans la mémoire de l'ordinateur tant que le rapport est ouvert, et une actualisation peut en demander jusqu'au double. Pour une migration de plusieurs dizaines de millions de fichiers, il faut un ordinateur bien équipé : 64 à 96 Go de mémoire n'ont rien d'exceptionnel. Voir Dimensionner les serveurs pour une grande migration Le bloc Power BI du Tableau de bord, à côté de Progression, propose chaque copie téléversée dans le dossier d'équipe, la plus récente en premier.

En savoir plus : Informatique décisionnelle avec Power BI · Actualiser, téléverser et partager SMART BI.pbix

Les termes que vous rencontrerez

Terme	Signification dans le rapport
Rapport	L'ensemble du fichier .pbix : une ou plusieurs pages.
Page	Un écran du rapport, choisi dans les onglets situés en bas.
Visuel	N'importe quel bloc d'une page : un graphique, un tableau, un chiffre ou un filtre.
Segment	Un visuel qui filtre : une liste à cocher, une liste déroulante, une zone de recherche ou une plage à deux curseurs.
Carte	Un visuel affichant un seul chiffre, comme File count ou Total volume.
Mesure	Un calcul, comme le volume total des fichiers sélectionnés ; il suit chaque filtre.
Actualisation	La copie des données les plus récentes de la base de données de reporting dans le fichier.

Six clics qui font fonctionner le rapport

Ils fonctionnent sur chaque page du rapport, aussi bien dans Power BI Desktop que dans le service.

1. Sélectionner une valeur dans un segment

   Cochez une valeur (un groupe de tâches, un type de fichier, une étiquette de rétention), et chaque visuel de la page n'affiche plus que les fichiers correspondants. Maintenez Ctrl enfoncée pour en cocher plusieurs. Saisissez du texte dans la zone Rechercher d'un segment pour trouver une valeur dans une longue liste.

2. Cliquer sur une partie d'un graphique

   Cliquez sur une part d'un anneau ou sur une barre : les autres visuels se filtrent en conséquence ou mettent en évidence leur part correspondante. Ctrl+clic sélectionne plusieurs parties ; cliquez à nouveau sur la même partie pour la désélectionner.

3. Pointer sur un élément pour le lire

   Maintenez le pointeur sur une barre, une part ou une cellule : une info-bulle en affiche les chiffres exacts.

4. Effacer un filtre

   Pointez sur un segment et cliquez sur son icône de gomme pour effacer sa sélection. Le bouton Clear all filters du rapport efface en une fois tous les segments de la page.

5. Utiliser un bouton : Ctrl+clic dans Power BI Desktop

   Dans Power BI Desktop, un bouton de la page, comme Clear all filters, s'utilise avec Ctrl+clic, comme l'indiquent les boutons du rapport ; un simple clic ne fait que le sélectionner pour le modifier. Dans le service Power BI, un simple clic suffit.

6. Ouvrir le menu d'un visuel

   Pointez sur un visuel et cliquez sur Plus d'options (…) dans son coin supérieur droit : Afficher sous forme de tableau liste les chiffres qui sous-tendent un graphique, Trier les ordonne et Exporter des données enregistre ce qu'il affiche.

Aucun clic ne peut rien endommager

Les segments, les clics et le mode Focus ne modifient que ce que vous voyez. Ils ne modifient ni les données, ni la migration, ni le fichier, sauf si vous l'enregistrez, et même dans ce cas, seulement les filtres avec lesquels il s'ouvre.

Une page dense, un visuel à la fois

Les pages du rapport contiennent de nombreux visuels à la fois, afin que chaque filtre soit à portée de main. Pour en lire un confortablement, ouvrez-le en plein écran : pointez sur le visuel et cliquez sur l'icône Mode Focus dans son coin supérieur droit. Le visuel occupe toute la fenêtre, toujours filtré par toutes les sélections de la page ; Retour au rapport, dans le coin supérieur gauche, ramène à la page.

Le mode Focus est une fonction standard de Power BI et fonctionne sur chaque visuel. Certains visuels du rapport le signalent dans leur titre, Decomposition tree -> Focus mode, Tree map -> Focus mode, car ils sont bien plus faciles à explorer en plein écran.

En savoir plus : Visite guidée du rapport SMART BI · Suivre chaque fichier de la découverte à la migration

Voir aussi

• Informatique décisionnelle avec Power BI
• Visite guidée du rapport SMART BI
• Adapter le rapport SMART BI à vos besoins