Informatique décisionnelle avec Power BI

Informatique décisionnelle

Power BI : sachez exactement ce dont vous disposez : chaque fichier trouvé, ce qui a été migré, quand, et où il se trouve désormais dans Nextcloud.

Un seul rapport pour l'avant, le pendant et l'après

Avant de déplacer

Définissez le périmètre et le budget du travail à partir de ce qui existe réellement : quel volume, quelle ancienneté, quelle profondeur, et quelle part n'a été ouverte par personne depuis des années, y compris le contenu qui n'a pas du tout besoin d'être déplacé.

Pendant l’exécution

Une progression lisible par un comité de pilotage, plutôt qu'une console que seule la personne qui exécute la migration comprend : quelles vagues sont passées, quel volume a été déplacé et ce qui nécessite une décision avant la suivante.

À la clôture

Le document de transfert : ce qui a été migré, d'où, quand, et ce qui a été délibérément laissé de côté ; et des années plus tard, la réponse à la question de la provenance d'un fichier.

Pour une copie permanente maintenue par une tâche récurrente, le rapport est aussi la preuve de la date à laquelle chaque ensemble protégé a été actualisé pour la dernière fois. Voir Résilience opérationnelle numérique (DORA)

Ce que montre le rapport

Planification : sites et bibliothèques de documents, OneDrive et partages de fichiers ; volumes de fichiers, ancienneté et activité, types de fichiers, historique des versions et stockage.
Métadonnées : étiquettes de rétention et de confidentialité, types de contenu, dates, auteurs, ainsi que chaque colonne de métadonnées de chaque bibliothèque SharePoint, réunies en un seul endroit. Tout cela peut servir de filtre.
Suivi : statut des tâches, progression de la migration, statut de chaque fichier, débit, erreurs et exceptions, et les actions correctives qu'elles appellent.
Documentation : un inventaire complet des fichiers, de leur source et de leur destination, le résultat de la migration, les informations de métadonnées et de versions, les migrations réussies et échouées, et une recherche de fichier : où ce fichier est-il allé ?

Le rapport tient compte des versions : il comptabilise le volume complet des versions des fichiers SharePoint, et pas seulement la taille du fichier actuel, ce qui en fait une base plus solide pour dimensionner la migration, estimer sa durée et planifier le stockage de la destination.

En savoir plus : Visite guidée du rapport SMART BI

Chaque fichier une seule fois, avec son statut

Le rapport n'est pas seulement une vue de ce que l'Analyse a trouvé : il donne le statut de chaque fichier. Un fichier trouvé par l'Analyse est répertorié comme Discovery Report ; une Migration de test fait passer la même ligne à Test Migration, et une migration qui le déplace à Migration, avec sa destination. Chaque fichier figure une seule fois dans le rapport, qu'il provienne de SharePoint, de OneDrive ou de partages de fichiers ; le rapport montre ainsi où en est la migration, quels fichiers restent à traiter et où chaque fichier migré a abouti. Un fichier migré qu'une Analyse ultérieure trouve modifié repasse à Discovery Report.

La ligne de chaque fichier renvoie à l'exécution qui l'a traité : un clic sur son Job link ouvre l'application SMART Migration sur cette exécution.

En savoir plus : Suivre chaque fichier de la découverte à la migration

Du rapport à une tâche

C'est aussi dans le rapport que se fait une sélection de fichiers : filtrez-le jusqu'aux fichiers souhaités, puis confiez-les à une tâche.

Méthode	Comment les fichiers parviennent à la tâche	Tenu à jour
Liste de fichiers CSV	Exportés depuis le rapport vers un fichier CSV dans Nextcloud Files ; la tâche migre les fichiers de la liste	Non : la liste est figée au moment de l'export, 30 000 fichiers au maximum par export
Requête dynamique sur les données BI — en cours de développement	Une requête DAX enregistrée depuis le rapport, ou une clause SQL WHERE, que SMART Migration applique aux données BI à chaque exécution	Oui : chaque exécution prend les fichiers qui correspondent à ce moment-là

Une Analyse incrémentielle maintient chaque nuit les données BI, et donc le rapport et la requête, en phase avec les documents : voir Exécutions incrémentielles : uniquement les fichiers modifiés depuis la dernière exécution

En savoir plus : Migrer une liste de fichiers depuis un fichier CSV · Sélectionner des fichiers avec une requête Power BI ou SQL

L'Historique d'exécution détermine le contenu du rapport

Le rapport contient les exécutions présentes dans l'Historique d'exécution. Les résultats de chaque exécution sont conservés dans la base de données de reporting ; supprimer une ligne de l'Historique d'exécution purge aussi les données de cette exécution de la base de données de reporting, avant que la ligne ne soit définitivement retirée. Un fichier appartient à l'exécution qui l'a signalé en dernier ; ainsi, une exécution ultérieure qui a trouvé le fichier modifié le conserve dans le rapport : supprimer l'exécution antérieure ne purge que les fichiers qu'aucune exécution ultérieure n'a repris. Voir Historique d'exécution. Chaque exécution porte le groupe de son job, de sorte que le rapport peut présenter la migration vague par vague. Le titre, la description, les étiquettes et le groupe d'une exécution, modifiés dans l'Historique d'exécution, sont eux aussi écrits dans la base de données de reporting lors de la vérification suivante de SMART Migration.

Une modification n'apparaît dans le rapport que lorsque SMART BI.pbix est actualisé, qu'il s'agisse des données ajoutées par de nouvelles exécutions ou des données retirées par des lignes supprimées. Voir Actualiser, téléverser et partager SMART BI.pbix

Gardez un jeu de données restreint et pertinent

Comme l'Historique d'exécution constitue la base des données du rapport, garder le rapport pertinent revient à garder l'Historique d'exécution pertinent. Pour retirer un élément des rapports, supprimez les lignes de l'Historique d'exécution qui le contiennent :

une exécution d'essai sur une bibliothèque que vous ne faisiez que tester,
une Analyse d'une bibliothèque qui s'est révélée hors périmètre,
une exécution plus ancienne du même job, remplacée par une plus récente ou qui n'apporte rien,
des exécutions en double : le filtre Doublons de l'onglet Historique d'exécution les repère.

Ce n'est pas le cas pour un job incrémentiel, c'est-à-dire un job dont l'option Incrémentiel (uniquement les fichiers modifiés depuis la dernière exécution réussie) est activée : chacune de ses exécutions ne contient que les modifications depuis la précédente, si bien qu'aucune exécution plus récente ne remplace une plus ancienne. Conservez-les toutes. Voir Exécutions incrémentielles : uniquement les fichiers modifiés depuis la dernière exécution

Archiver une exécution n'est pas la même chose : une exécution archivée est seulement mise de côté, hors du travail quotidien, et ses données restent dans le rapport. Épinglez les exécutions qui doivent être conservées, comme la trace d'une vague validée, afin qu'elles ne soient pas supprimées par erreur.

Important

Le Tableau de bord indique l'état des données BI : tant que SMART Migration a encore des exécutions supprimées à purger, l'indicateur de l'en-tête Power BI du Tableau de bord devient rouge et en indique le nombre, et un indicateur orange à côté indique combien d'exécutions modifiées il lui reste à mettre à jour ; une fois les deux résorbés, il affiche en vert À jour : actualisez alors le rapport.

Voir Historique d'exécution

La base de données de reporting

La base de données de reporting est PostgreSQL 18.3 ou une version plus récente : gratuite et open source, sans limite de stockage ni coût de licence quel que soit le nombre de cœurs, et environ deux fois plus rapide que SQL Server pour les requêtes exécutées par Power BI. Le programme d'installation de SMART Migration la configure par défaut.

SMART Migration y écrit les données BI en temps réel, pendant le déroulement de chaque exécution d'Analyse et de Migration. Une actualisation de SMART BI.pbix s'exécute sur le PC qui contient le rapport et récupère ce que la base de données contient à ce moment-là : toute personne dont le PC dispose d'une connexion à la base de données peut l'actualiser. Voir Actualiser, téléverser et partager SMART BI.pbix

Microsoft SQL Server n'est pas pris en charge pour le rapport de l'application

Avec l'application Nextcloud et son rapport Power BI, les données de reporting sont conservées uniquement dans PostgreSQL ; Microsoft SQL Server, Azure SQL compris, n'est pas pris en charge à cet effet. SQL Server ne peut héberger les données BI que dans vos propres configurations, sans le rapport de l'application. Voir Comment SMART Migration s'installe : le référentiel et la base de données BI

La base de données peut s'exécuter sur le serveur SMART Migration lui-même, sur une autre machine accessible depuis le serveur, ou sous forme de service hébergé. Pour des dizaines de millions de fichiers, elle constitue un serveur à part entière, dimensionné en conséquence, tout comme l'ordinateur qui actualise le rapport. Voir Dimensionner les serveurs pour une grande migration

Ses tables sont des tables ordinaires, modélisées pour le reporting, de sorte que n'importe quel outil de BI peut les lire directement, notamment Tableau, Qlik, Looker ou Excel. Le rapport fourni est un point de départ, pas une obligation.

Power BI : un programme gratuit et un portail payant facultatif

SMART BI.pbix est un fichier Power BI, et il s'ouvre dans l'une ou l'autre forme de Power BI :

Power BI Desktop — gratuit pour tous

Un programme Windows distribué gratuitement par Microsoft : aucune licence à acheter ni aucun abonnement nécessaire pour ouvrir et actualiser le rapport. C'est ce pour quoi le rapport est conçu, et tout ce dont la plupart des projets ont besoin.

Le service Power BI — facultatif, avec frais de licence

Le portail en ligne de Microsoft, destiné à publier des rapports au sein d'une organisation. Publiez-y le rapport depuis Power BI Desktop uniquement si vous souhaitez qu'il soit consulté dans le navigateur et actualisé selon une planification, avec vos propres licences Power BI payantes. Rien dans SMART Migration ne l'exige.

Gratuit pour tous

Power BI Desktop est gratuit, pour tout le monde. Chacun peut le télécharger auprès de Microsoft et ouvrir SMART BI.pbix sans frais : l'équipe projet, les responsables, les auditeurs, les propriétaires de chaque bibliothèque, un partenaire ou un client. Le rapport peut donc être partagé sous forme de fichier, par e-mail ou dans un dossier d'équipe, et ouvert par quiconque le reçoit, sans licence à acheter.

Seul le service Power BI, le portail de Microsoft destiné à publier des rapports au sein d'une organisation, est soumis à des frais de licence. La publication sur ce service est facultative.

Nextcloud ne dispose d'aucune visionneuse Power BI : le rapport est donc téléchargé depuis le Tableau de bord et ouvert dans Power BI Desktop, ou publié sur le service Power BI par votre organisation. La section Business Intelligence du Tableau de bord, qui présente le rapport, est masquée tant que vous ne la demandez pas : Architecture, à côté de Power BI, l'affiche. Vous n'avez jamais utilisé Power BI ? « Power BI pour les débutants » l'explique depuis le début.

En savoir plus : Power BI pour les débutants

Un fichier autonome : la documentation du projet

Une actualisation copie les données de la base de données de reporting dans le fichier, qui les contient dès lors : il s'ouvre n'importe où, sans la base de données, le serveur ni l'application, comme le montre l'onglet Premiers pas. Chaque copie conserve les données du moment de son actualisation, ce qui fait du fichier enregistré la documentation du projet à cette date : conservez une copie à chaque jalon, avec sa date d'actualisation dans son nom, et la dernière constitue le dossier de transfert à la clôture du projet.

En savoir plus : Actualiser, téléverser et partager SMART BI.pbix

À vous de l'adapter

Le rapport est ouvert : supprimez les visuels dont vous n'avez pas besoin, ajoutez vos propres visuels, pages et mesures, et donnez-lui votre propre apparence.

En savoir plus : Adapter le rapport SMART BI à vos besoins

Voir aussi