Les tâches et leurs modes

Une tâche par source

Créez une tâche pour chaque bibliothèque de documents, chaque OneDrive et chaque partage de fichiers. Les onglets Tâches, Historique d'exécution et Problèmes de fichiers classent leurs lignes par source, le Rapport Power BI ventile la migration de la même façon, et une exécution qui échoue n'affecte que cette seule source.

Pour un tenant entier, un site avec toutes ses bibliothèques, tous les OneDrive ou une liste dans une feuille de calcul, une tâche d'import crée les tâches à votre place. Voir Importer des tâches

Vous ne savez pas par où commencer : une tâche, ou un Import de tâches ? Voir Quelles tâches créer en premier

Une tâche est le plan ; chaque fois que SMART Migration l'exécute, elle laisse une exécution dans l'onglet Historique d'exécution, c'est-à-dire la trace de ce que cette exécution a trouvé ou déplacé. Voir Historique d'exécution

Les quatre modes de tâche

Mode	Ce que fait la tâche	Fichiers écrits
Analyse	Analyse la source et indique quels fichiers s'y trouvent, sans rien déplacer. Un résultat complet en soi, et non une migration inachevée.	Aucun. Le rapport de l'exécution et ses données pour le Rapport Power BI.
Migration de test	Une exécution d'essai qui montre le résultat d'une migration sans rien déplacer : quels fichiers elle ajouterait comme nouveaux et lesquels elle écraserait selon la règle de la tâche, que la source et la destination sont accessibles, et que les métadonnées correspondent à la destination. Ses fichiers apparaissent dans le Rapport Power BI avec la valeur `Test Migration`.	Aucun
Migration	Copie les fichiers dans un Dossier d'équipe Nextcloud ou dans les fichiers personnels d'un utilisateur.	Les fichiers migrés, le rapport et les données pour le Rapport Power BI.
Import de tâches	Crée des tâches au lieu de déplacer des fichiers : une par ligne d'un fichier CSV, ou une par bibliothèque ou OneDrive trouvé par une analyse SharePoint.	De nouvelles tâches dans l'onglet Tâches

Une tâche conserve son mode jusqu'à ce que vous le changiez ; la démarche habituelle consiste donc à analyser d'abord, puis à passer la même tâche en Migration une fois le périmètre décidé, en passant d'abord par une Migration de test si vous voulez voir quels fichiers elle ajouterait et lesquels elle écraserait. Tout le reste de la tâche reste inchangé. Voir Analyse

Pour voir ce que contient une source, utilisez Analyse ; pour voir les fichiers arriver, utilisez Migration. Les trois modes alimentent le Rapport Power BI, où le File status de chaque fichier vaut Discovery Report, Test Migration ou Migration selon la dernière exécution qui l'a traité ; voir Suivre chaque fichier de la découverte à la migration. À quoi sert une Migration de test, et les règles qu'elle teste : Options avancées de l'analyse et de la migration

Créer une tâche

Dans l'onglet Tâches, ouvrez Nouvelle tâche et choisissez le mode de départ de la tâche : Analyse, Migration de test ou Migration. Import de tâches, dans le même menu, crée à la place une tâche d'import.
Remplissez la boîte de dialogue de la tâche : un titre, le groupe auquel elle appartient, le mode, la source et, pour une migration, la destination. Voir La boîte de dialogue de la tâche
Enregistrez. Une tâche dont la définition est complète est Validée.
Passez-la à Prêt, dans la boîte de dialogue ou dans la colonne Statut. Le serveur SMART Migration la prend en charge dès que sa date planifiée est arrivée.

Une nouvelle installation ne contient aucune tâche : l'onglet Tâches propose alors une première tâche d'Analyse, pour voir ce que contient une bibliothèque, un OneDrive ou un partage de fichiers avant que quoi que ce soit ne soit déplacé.

Validée ou non validée

L'application vérifie la définition de chaque tâche pendant sa modification : un champ obligatoire vide, ou une valeur qui ne convient pas à son champ (une adresse de site là où une bibliothèque est attendue, un chemin UNC qui n'en est pas un), laisse la tâche Non validée. Les champs concernés sont signalés, de même que l'étape de l'assistant où ils se trouvent.

Une tâche non validée peut tout de même être enregistrée, afin d'être terminée plus tard. Elle est enregistrée avec le statut En attente, quoi qu'affiche le formulaire ; si Prêt avait été choisi, un avertissement indique qu'elle ne peut pas être Prêt.
Elle ne peut pas être passée à Prêt ; ainsi, le serveur ne prend jamais en charge une tâche qui échouerait aussitôt.
Le pied de la boîte de dialogue de la tâche indique Validée ou Non validée — cette tâche ne peut pas s’exécuter, et le filtre Disponibilité de l'onglet Tâches affiche les tâches de chaque catégorie.

Le tableau des tâches

L'onglet Tâches affiche une ligne par tâche, avec les colonnes suivantes : Titre, Source, Destination, Mode, Statut, Résultat, Groupe, Étiquettes, Modifié et Archivé. La date planifiée s'affiche lorsque vous placez le pointeur sur un titre. Résultat provient de la dernière exécution de la tâche dans le mode qu'elle a actuellement : une tâche passée d'Analyse à Migration n'affiche aucun résultat tant que sa première exécution en Migration n'est pas terminée, et affiche de nouveau son résultat d'Analyse lorsqu'elle repasse dans ce mode. À côté, une tâche déjà exécutée affiche l'indicateur des exécutions et leur nombre : rouge lorsque sa dernière exécution dans son mode a consigné une erreur, jaune pour un avertissement, vert lorsqu'elle n'a consigné ni l'un ni l'autre. Placez le pointeur dessus pour afficher la carte des exécutions : le nombre d'exécutions de chaque mode, leur issue, leur durée, ce que la dernière Analyse a trouvé et ce que les migrations ont déplacé, ainsi que les dix dernières exécutions, une par ligne, avec leur statut, leur résultat, leur début, leur durée, leurs fichiers, leurs versions, leur volume et le volume de leurs versions. Une valeur nulle, ou pas encore communiquée, s'affiche sous la forme d'un tiret plutôt que de 0. Le mode d'une exécution lui est propre : une tâche définie aujourd'hui en Analyse liste son exécution antérieure en Migration comme telle. Un clic sur la ligne d'une exécution affiche cette exécution, et l'indicateur épingle la carte : Ouvrir dans l'onglet Historique d'exécution y affiche toutes les exécutions de la tâche et Aller à la dernière exécution la plus récente ; dans les deux cas, l'affichage est limité aux exécutions de la tâche, sous Affichage des exécutions de la tâche …, et tous les autres filtres sont effacés, Dernière exécution par tâche compris, de sorte que toutes ses exécutions sont listées et que l'exécution est la ligne courante. Une tâche qui n'a pas encore été exécutée n'y affiche rien. Une tâche importée par une analyse SharePoint affiche, dans la colonne Éléments sur fond bleu-vert après Destination, le nombre d'éléments que contient sa bibliothèque, jusqu'à la première exécution de la tâche ; il s'agit du décompte propre à SharePoint, transmis par l'analyse plutôt que compté par SMART Migration, et qui regroupe fichiers et dossiers, si bien qu'un nombre élevé ne signifie pas nécessairement beaucoup de fichiers. Placez le pointeur sur le titre de la colonne pour afficher une carte qui l'explique, ou sur le nombre d'une ligne pour afficher la carte de cette tâche (le nombre, la manière de l'interpréter, le mode de la tâche, son statut et sa bibliothèque), et cliquez sur le nombre pour épingler la carte, avec Ouvrir, Ouvrir la bibliothèque, Exécuter maintenant et Masquer la colonne Éléments ; la colonne n'est présente que tant qu'au moins une tâche non archivée a encore un nombre à afficher, et elle se trie comme les autres. Masquer la colonne Éléments, dans le menu ⋯ tout à droite de la barre d'onglets, la retire du tableau, et Afficher la colonne Éléments la rétablit ; ce navigateur mémorise ce choix. Les colonnes Source et Destination sont aussi étroites que leurs titres : placez le pointeur sur un chemin pour le lire en entier. Chaque source commence par l'indicateur de son type (le logo SharePoint ou OneDrive, ou le dossier réseau d'un partage de fichiers), et la destination d'une migration par l'indicateur d'un dossier d'équipe ou d'un utilisateur. Le filtre sous Source sélectionne un type de source (SharePoint, OneDrive, partage de fichiers ou liste de fichiers), et le filtre sous Destination un type de destination, comme un dossier d'équipe Nextcloud ou les fichiers d'un utilisateur ; un Import de tâches n'a ni l'un ni l'autre, et seule une migration a une destination. Lorsque la fenêtre est trop étroite pour toutes les colonnes, le tableau défile horizontalement : le menu de ligne, les cases à cocher et Titre, avec le filtre texte en dessous, restent en place au début, et la colonne Épingler à la fin, de sorte que vous savez toujours à quelle tâche correspond une ligne. Pendant le défilement horizontal du tableau, les traits situés après Titre et avant Épingler deviennent bleus : les colonnes situées entre eux sont celles qui défilent, et la barre de défilement sous le tableau ne couvre que ces colonnes.

Statut, Groupe, Étiquettes et Archivé peuvent être modifiés directement dans le tableau (un crayon gris à côté du titre d'une colonne les signale) ; sur une ligne faisant partie d'une sélection, la modification s'applique à toutes les lignes sélectionnées à la fois, et le menu Actions à côté de Nouvelle tâche agit sur toutes les lignes cochées. Tout le reste se modifie dans la boîte de dialogue de la tâche : double-cliquez sur la ligne, ou choisissez Détails dans son menu. Voir Modifier plusieurs tâches à la fois

Copier une tâche, créer un lien vers elle et la supprimer

Copier crée une nouvelle tâche avec les mêmes paramètres, intitulée avec « (copie) » après le titre de l'original, dans le même groupe et au statut En attente.
Copier le lien fournit un lien qui mène directement à la ligne de la tâche dans le tableau.
Copier l'URL et Ouvrir l'emplacement SharePoint figurent en tête du menu de ligne lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur la cellule Source ou Destination de la tâche : la première commande copie l'adresse complète (Copier le chemin UNC pour un partage de fichiers, Copier l'UPN pour le propriétaire d'un OneDrive) et la seconde ouvre la bibliothèque dans SharePoint dans un nouvel onglet du navigateur. L'emplacement d'un partage de fichiers ne peut pas être ouvert depuis une page web ; collez son chemin dans l'Explorateur de fichiers.
Supprimer supprime la tâche. Une tâche En cours ou Annulation en cours, ou Prêt et non désactivée, ne peut pas être supprimée, car SMART Migration l'a mise en file d'attente ou la traite : passez-la d'abord à En attente ou désactivez-la.

Lorsque les tâches ont des lignes dans l'Historique d'exécution, la confirmation de suppression propose de les supprimer également ; cette option est cochée au départ et indique leur nombre. Si elle est cochée, toutes les exécutions des tâches supprimées disparaissent aussi, sauf celles pour lesquelles SMART Migration est encore en train de produire le rapport, et leurs données sont retirées des données Business Intelligence ; le Tableau de bord indique quand c'est terminé. Décochez-la pour conserver les exécutions : chaque exécution garde sa propre trace, y compris un instantané de la configuration de la tâche au moment de l'exécution. Voir Historique d'exécution

Épingler des tâches en haut

Une tâche épinglée remonte en haut du tableau : elle est listée à part, sous un bandeau Épinglé au-dessus de l'arborescence ou de la liste, et ne figure plus dans son groupe plus bas, quel que soit le tri, avec un trait orange le long de son bord de début. Les tâches épinglées restent visibles sous les titres de colonnes pendant que le reste défile en dessous, tant qu'elles n'occupent pas plus des trois quarts de la hauteur du tableau ; au-delà, elles défilent avec le reste. La colonne Épingler tout à droite affiche une épingle pleine sur une ligne épinglée et un contour sur les autres ; cliquez dessus pour épingler ou désépingler cette seule ligne. Une ligne désépinglée quitte le bandeau et le tableau reste où il est ; la notification qui l'indique vous mène à la ligne. Pour épingler ou désépingler toutes les lignes cochées, utilisez Modifier les tâches sélectionnées … dans le menu Actions.

La boîte de dialogue de la tâche propose aussi Épingler et Désépingler, à côté de Désactiver la tâche sur la ligne de l'en-tête Tâche ; pour plusieurs tâches cochées, Modifier les tâches sélectionnées … dans le menu Actions permet également d'épingler et de désépingler.
L'épinglage ne change rien d'autre : la tâche conserve sa place dans l'arborescence, son statut et tout ce que lit SMART Migration.
Les épingles vous sont propres : chaque administrateur épingle pour lui-même, et personne d'autre ne voit vos épingles.

Ma note sur une tâche

Ma note désigne quelques lignes conservées avec une tâche : une information importante la concernant qui ne fait pas partie de la description de la tâche (une décision, un avertissement, la raison pour laquelle elle est Reporté). Rédigez-la sur la carte récapitulative épinglée : cliquez sur le titre, puis écrivez dans Ma note sur cette Tâche à côté de la section Tâche ; elle est enregistrée à la fermeture de la carte. La boîte de dialogue de la tâche comporte le même champ sous Job Description, enregistré avec la tâche. Cette note vous est personnelle : les autres administrateurs ne la voient pas, et chacun peut rédiger la sienne. SMART Migration ne la lit jamais. Le filtre texte sous la colonne Titre porte aussi sur les notes, et une tâche dotée d'une note affiche un petit triangle orange dans le coin supérieur droit de son titre ; une tâche dotée d'une description en affiche un bleu dans le coin inférieur droit. Dans la boîte de dialogue de la tâche, le même petit coin figure à côté de Job Description et de Ma note sur cette Tâche, pour indiquer quel triangle chacun définit.

Pour savoir comment les épingles, Ma note, les groupes et les étiquettes fonctionnent ensemble, et comment rechercher dans les notes, voir Organiser les tâches d'un projet

Archiver les tâches

L'archivage met une tâche à l'écart du travail quotidien sans rien supprimer. La case Archivé tout à droite de chaque ligne archive la tâche ou la sort de l'archive ; lorsque plusieurs lignes sont cochées, le clic s'applique à toutes. Une confirmation indique d'abord ce qu'il fait ; son option Ne plus afficher la supprime pour vous, sauf pour la question portant sur les exécutions des tâches.

Une tâche archivée n'apparaît plus dans l'onglet Tâches (le tableau, ses compteurs et ses filtres) ni dans les tuiles de tâches du Tableau de bord. Le compteur de la barre d'onglets indique combien de tâches sont ainsi masquées : 9,051/9,051 · 7 archived. La colonne Archivé a pour titre Arch. ; la case sous son titre filtre selon cette colonne, avec trois états : vide lorsque les tâches archivées sont masquées (la vue quotidienne), barrée lorsque toutes les tâches sont affichées, cochée lorsque seules les tâches archivées sont affichées ; cliquez dessus pour passer à l'état suivant.
Rien d'autre ne change : la tâche conserve son statut et ses paramètres, et une tâche Prêt est toujours prise en charge par SMART Migration. Passez-la d'abord à En attente ou désactivez-la si elle ne doit pas s'exécuter.
Lorsque les tâches ont des lignes dans l'Historique d'exécution, la confirmation propose de les archiver avec les tâches ; cette option est cochée au départ. Leurs données restent dans le rapport Business Intelligence : l'archivage n'y change rien.
Les tâches et les exécutions sont archivées indépendamment : une tâche peut rester dans le travail quotidien pendant que ses anciennes exécutions sont archivées dans l'onglet Historique d'exécution (le moyen d'éviter qu'une tâche exécutée chaque jour ne remplisse l'onglet), et les exécutions d'une tâche archivée peuvent rester hors de l'archive.

Archivez une vague ou un lot de travail une fois validé, et étiquetez les tâches qui vont ensemble afin de pouvoir les retrouver d'une vague à l'autre. Voir Suivre la migration depuis un seul endroit

Voir aussi