- Deux gains pour une seule option
- Coûts de stockage : ce que coûte le stockage SharePoint
- Coûts de stockage : ce que permet d'économiser le remplacement des fichiers
- Adoption : chaque lien mène à Nextcloud
- Transition : de la coexistence à Nextcloud
- Pour commencer
Deux gains pour une seule option
Section intitulée « Deux gains pour une seule option »L'option s'intitule Remplacer l'élément de la bibliothèque de documents source SharePoint Online par un lien .url vers Nextcloud ; elle se trouve à l'étape Source d'une tâche de migration, dans Paramètres avancés. Une fois un fichier migré, SMART Migration le remplace dans SharePoint Online ou OneDrive par un fichier .url qui l'ouvre dans Nextcloud.
Moins de stockage SharePoint à payer
Le contenu de chaque fichier quitte SharePoint et un lien de moins de 1 Ko prend sa place. Le stockage est libéré à mesure que chaque vague est migrée, et non le jour d'une bascule dans plusieurs années — et le stockage supplémentaire acheté par l'organisation peut diminuer en conséquence.
Les utilisateurs retrouvent leurs fichiers dans Nextcloud
Où que les utilisateurs cherchent un fichier — une bibliothèque SharePoint, l'onglet Fichiers d'un canal Teams, OneDrive —, son lien l'ouvre dans Nextcloud, quel que soit l'endroit où il a été déplacé. Personne n'a besoin d'apprendre où chaque fichier a été déplacé, et chaque clic les mène à Nextcloud.
Coûts de stockage : ce que coûte le stockage SharePoint
Section intitulée « Coûts de stockage : ce que coûte le stockage SharePoint »Microsoft 365 attribue à une organisation un seul pool de stockage SharePoint, partagé par tous les sites SharePoint et toutes les équipes Teams : 1 To, plus 10 Go par utilisateur disposant d'une licence. Au-delà, le stockage s'achète sous la forme d'Office 365 Extra File Storage, au prix catalogue de 0,20 USD par Go et par mois — soit environ 2 400 USD par To et par an. Ce coût est payé chaque année tant que le contenu reste en place, et il augmente avec lui.
| Utilisateurs disposant d'une licence | Stockage inclus |
|---|---|
| 100 | 2 To |
| 500 | 6 To |
| 2 000 | 21 To |
| 10 000 | 101 To |
Ce pool est vite dépassé. Les documents Office sont légers, mais une grande partie de ce que conservent les organisations ne l'est pas :
- Vidéo : réunions enregistrées, films de formation et de marketing — une seule heure peut occuper plusieurs Go.
- Images et numérisations : photos de chantier, rapports d'inspection, archives numérisées.
- Plans techniques et maquettes : plans de CAO, modèles 3D, données SIG et leurs exports.
- Historique des versions : SharePoint conserve les versions de chaque fichier et décompte chacune d'elles du stockage. Un fichier volumineux souvent modifié peut occuper plusieurs fois sa propre taille.
- Copies : le même fichier enregistré dans plusieurs bibliothèques et équipes, chaque copie étant décomptée à nouveau.
L'ingénierie, la construction, l'industrie, les médias, la santé et le secteur public stockent souvent des dizaines de téraoctets au-delà de ce qui est inclus, et paient chacun d'eux chaque année.
Les prix varient selon les contrats
Les chiffres indiqués ici sont les prix catalogue de Microsoft et le stockage inclus dans la plupart des forfaits Business et Entreprise. Les remises, les forfaits et les prix évoluent : vérifiez le contrat Microsoft de l'organisation et son stockage dans le Centre d'administration Microsoft 365 avant de calculer les économies.
Coûts de stockage : ce que permet d'économiser le remplacement des fichiers
Section intitulée « Coûts de stockage : ce que permet d'économiser le remplacement des fichiers »Lorsque les fichiers sont remplacés par des liens, le contenu qu'ils occupaient quitte le pool. Dès que l'organisation revient dans les limites de ce qu'incluent ses licences, il n'est plus nécessaire d'acheter le stockage supplémentaire.
| Utilisateurs disposant d'une licence | Inclus | Contenu dans SharePoint | Stockage supplémentaire | Coût annuel | Sur cinq ans |
|---|---|---|---|---|---|
| 200 | 3 To | 10 To | 7 To | environ 16 800 USD | environ 84 000 USD |
| 500 | 6 To | 20 To | 14 To | environ 33 600 USD | environ 168 000 USD |
| 2 000 | 21 To | 60 To | 39 To | environ 93 600 USD | environ 468 000 USD |
Les économies commencent dès la première vague et augmentent avec chacune d'elles, car chaque fichier migré cesse immédiatement d'être décompté. Migrez d'abord les contenus les plus volumineux : la majeure partie du stockage supplémentaire peut alors disparaître tôt dans le projet.
- Identifiez ce qui coûte le plus. Une Analyse mesure chaque bibliothèque et chaque OneDrive, versions comprises, et le Rapport Power BI indique quels sites, bibliothèques et types de fichiers occupent le plus de stockage.
- Comptez les versions. L'historique des versions représente souvent une part importante du volume. Décidez quelles versions migrer ; voir Historique des versions
- Vérifiez le résultat. Après une vague, le Centre d'administration Microsoft 365 indique le stockage utilisé par l'organisation. SharePoint décompte aussi les éléments supprimés présents dans ses corbeilles : le stockage libéré n'apparaît donc entièrement qu'une fois celles-ci vidées.
OneDrive est décompté à part
Chaque OneDrive dispose de son propre stockage par utilisateur, en dehors du pool SharePoint de l'organisation. Remplacer les fichiers OneDrive par des liens sert l'adoption et le maintien d'une seule copie active ; c'est en remplaçant les fichiers des sites SharePoint et des équipes que l'on réduit la facture de stockage.
En savoir plus : Analyse · Informatique décisionnelle avec Power BI · Estimer le volume et la durée
Adoption : chaque lien mène à Nextcloud
Section intitulée « Adoption : chaque lien mène à Nextcloud »Une migration réussit lorsque les gens travaillent dans Nextcloud, et non lorsque les fichiers y arrivent. Le risque habituel après une migration est que les utilisateurs continuent de chercher là où ils ont toujours cherché : ils trouvent une ancienne copie et continuent de la modifier, ou ne trouvent rien et appellent le support.
Avec un lien à la place de chaque fichier, les anciens emplacements répondent eux-mêmes à la question. Les utilisateurs ouvrent la bibliothèque, le canal Teams ou le dossier OneDrive qu'ils ont toujours utilisé, cliquent sur le fichier et le retrouvent dans Nextcloud. Chaque clic est une petite leçon sur l'endroit où se trouvent désormais les fichiers, donnée au moment même où l'utilisateur a besoin du fichier.
Des habitudes conservées, pas bousculées
Les gens conservent leur manière de trouver les fichiers. Ils n'ont rien à réapprendre avant de pouvoir travailler : le premier jour dans Nextcloud est une journée de travail ordinaire.
Aucun fichier perdu
Personne n'a à demander où est passé un document : l'endroit où il se trouvait y mène. Moins d'appels au support, et moins de fichiers enregistrés en double parce que le premier était introuvable.
Une seule copie active
Le lien est tout ce qui reste dans SharePoint : personne ne peut donc continuer à y modifier une ancienne copie. Chaque modification est apportée à l'unique fichier présent dans Nextcloud.
Nextcloud devient une habitude
Chaque lien amène les utilisateurs dans Nextcloud, où ils découvrent ses dossiers, sa recherche et son partage. Avec le temps, ils commencent directement par Nextcloud, et les liens deviennent de moins en moins nécessaires.
Un lien n'ouvre le fichier que pour une personne qui y a accès dans Nextcloud : les autorisations SharePoint ne sont pas migrées, les membres de chaque dossier d'équipe doivent donc être configurés avant la création des liens.
Transition : de la coexistence à Nextcloud
Section intitulée « Transition : de la coexistence à Nextcloud »Une migration traditionnelle copie les fichiers et laisse les originaux en place jusqu'à une bascule planifiée : d'ici là, le stockage reste payant et il existe deux copies modifiables. Remplacer les fichiers par des liens change la donne.
| Migration traditionnelle | Migration améliorée, avec liens .url | |
|---|---|---|
| Stockage SharePoint | Toujours utilisé jusqu'à la suppression des originaux | Libéré au fur et à mesure de la migration de chaque fichier |
| Où vont les utilisateurs | Informés le jour de la bascule | Guidés par le lien chaque fois qu'ils consultent un fichier |
| Copies d'un fichier | Deux, toutes deux modifiables, jusqu'à la bascule | Une seule, dans Nextcloud |
| Rythme | Une seule date de bascule pour tous les membres d'une vague | Chaque vague, service ou bibliothèque à son propre rythme |
| SharePoint et Teams | Abandonnés lors de la bascule | Conservés comme point d'accès, aussi longtemps que nécessaire |
Cela rend une transition progressive sûre : un service peut migrer pendant que d'autres travaillent encore dans SharePoint et Teams, et les conversations, réunions et canaux Teams continuent de fonctionner pendant que les fichiers résident dans Nextcloud.
La source est modifiée
Le contenu de chaque fichier migré est supprimé de SharePoint et seul le lien subsiste. Votre organisation doit toujours disposer d'une sauvegarde de la source afin de pouvoir restaurer un fichier si nécessaire, et l'inscription d'application (App Registration) utilisée par le SMART Migration Server doit disposer d'autorisations en écriture sur la source.
Restaurer un fichier à la place de son lien
Section intitulée « Restaurer un fichier à la place de son lien »Les liens ne sont pas un aller simple. Un fichier remplacé par un lien .url peut être remis dans SharePoint à partir de sa copie dans Nextcloud : une tâche Migration avec l'option Restaurer activée, à l'étape Action, remplace chaque lien par son fichier, avec son historique de versions d'origine, les versions créées depuis dans Nextcloud, ainsi que ses métadonnées et autorisations telles qu'elles étaient.
En savoir plus : Restaurer : les fichiers de Nextcloud vers SharePoint Online ou un partage de fichiers · Bascule : migration traditionnelle et migration améliorée
Définissez d'abord la structure
Un lien survit à un déplacement au sein du même dossier d'équipe (Team Folder) ou du même compte utilisateur, mais il est rompu lorsque le fichier est déplacé vers un autre dossier d'équipe ou un autre utilisateur, car Nextcloud lui attribue alors un nouvel identifiant. Décidez de la destination de chaque bibliothèque avant de remplacer ses fichiers.
Pour commencer
Section intitulée « Pour commencer »Mesurer le stockage
Lancez une Analyse et actualisez le Rapport Power BI : vous obtenez le volume de chaque bibliothèque et de chaque OneDrive, versions comprises. Comparez-le au stockage inclus dans les licences.
Préparer Nextcloud
Créez les dossiers d'équipe, configurez leurs membres et vérifiez avec quelques utilisateurs réels qu'ils peuvent ouvrir leurs fichiers.
Migrer d'abord les contenus les plus volumineux
Exécutez chaque vague d'abord en Migration de test, puis en Migration. Commencez par les bibliothèques qui occupent le plus de stockage.
Activer les liens
À l'étape Source, dans Paramètres avancés, activez Remplacer l'élément de la bibliothèque de documents source SharePoint Online par un lien .url vers Nextcloud, puis confirmez.
Informer les utilisateurs
Avant la vague, informez ses utilisateurs que leurs fichiers s'ouvrent désormais dans Nextcloud, et qu'un clic sur un fichier dans SharePoint ou Teams les y mène.
Assurer le suivi
Le champ
Source converted to .urlde l'exécution, dans Historique d'exécution, afficheYeslorsque ses fichiers ont été remplacés. Vérifiez le stockage de l'organisation dans le Centre d'administration Microsoft 365 après chaque vague.
En savoir plus : Bascule : migration traditionnelle et migration améliorée · Planifier et mener une migration, vague par vague · Détails de l'exécution et journal de session
L'option fait partie des licences Enterprise et Enterprise+, avec toutes les autres fonctionnalités d'une migration vers Nextcloud ; voir Essai et licences