Gebruiksscenario's

SMART Migration: gebruiksscenario's voor partners en waarde voor klanten

Maak van uitdagingen rond bestandsinventarisatie, migratie en opslag diensten voor uw klanten.

SMART Migration biedt partners een platform voor het leveren van diensten voor bestandsinventarisatie, migratie, reorganisatie en het uitbesteden van opslag (offload). Het platform ondersteunt zowel Microsoft-omgevingen als migratie naar Nextcloud Files en combineert Business Intelligence, datagedreven bestandsselectie, verwerking van metadata, uitvoering en projectdocumentatie.

Analyseren en plannen

Gebruik Discovery en BI om inzicht te krijgen in de content van de klant en spreek af wat gemigreerd moet worden, wat blijft, wat wordt gereorganiseerd en wat in aanmerking komt voor offload.

Configureren en leveren

Vertaal de eisen van de klant naar contentselectie, metadatamapping, bestemmingsstructuren en een geconfigureerde uitvoering.

Documenteren en ondersteunen

Gebruik rapportage op bestandsniveau om resultaten te beoordelen, de projectacceptatie te ondersteunen en documentatie te leveren voor de overdracht en de ondersteuning daarna.

Eén platform voor meerdere partnerdiensten

Voor partners gaat de kans verder dan alleen het verplaatsen van bestanden. Het platform kan een eerste analyse, een migratieproject, een herstructurering van content of een doorlopende offloaddienst ondersteunen. Partners voegen waarde toe door de eisen van de klant te interpreteren, de oplossing te configureren en de uitvoering te beheren.

De aanpak begint met inzicht in de content. Analyseer de bronomgeving, spreek af wat er met de bestanden moet gebeuren, voer de gekozen acties uit en documenteer de resultaten.

Discovery en analyse voorafgaand aan een migratiebesluit

Leg een feitelijke basis voor de volgende beslissing van de klant

Klanten hebben niet altijd een betrouwbaar overzicht van hun content in SharePoint, Teams, OneDrive en bestandsshares. Ze kennen misschien hun opslagverbruik, maar weten niet welke bestanden, versies of locaties daarvoor verantwoordelijk zijn.

Hoe partners het platform gebruiken: Gebruik de Discovery- en Power BI-mogelijkheden van SMART Migration om bestandsvolumes, ouderdom, activiteit, metadata, structuren en versiegeschiedenis te analyseren. Bepaal samen met de klant wat gemigreerd moet worden, wat blijft, wat wordt gereorganiseerd en wat in aanmerking komt voor offload.

Waarde voor klant en partner: De klant krijgt een feitelijke basis voor de planning. De partner kan Discovery leveren als zelfstandige analyse of gebruiken om een vervolgproject te definiëren. Dit is vooral relevant wanneer de klant de omvang moet kennen voordat hij zich vastlegt op een migratie.

Microsoft-bestanden migreren naar Nextcloud

Lever een gecontroleerde overgang naar Nextcloud Files

Voor klanten die bestandscontent naar Nextcloud verplaatsen, kunnen partners SMART Migration gebruiken om te migreren vanuit SharePoint Online, bestandslocaties in Teams, OneDrive, SharePoint Server en bestandsshares.

Hoe partners het platform gebruiken: De native Nextcloud-app biedt de beheerinterface. Een afzonderlijke SMART Migration Server die op Windows draait, leest de bronnen, voert het migratiewerk uit en levert rapportagegegevens. Partners configureren de verbindingen, helpen de bestemmingsstructuur te bepalen, beheren de migratietaken en beoordelen de resultaten.

Discovery ondersteunt selectieve of gefaseerde migratie. Partners kunnen een pilotomvang vaststellen, de uitkomst met de klant bespreken en vervolgens verdere content migreren. SharePoint-kolommen en metadata kunnen worden overgezet met Nextcloud-tags of MetaVox, afhankelijk van de configuratie van de bestemming. Valideer metadatamappings en versievereisten tijdens de pilot.

Waarde voor klant en partner: De klant krijgt een gecontroleerde overgang op basis van afgesproken content en gedocumenteerde resultaten. Partners kunnen de migratie combineren met de implementatie, hosting, configuratie, training en ondersteuning van Nextcloud, afhankelijk van hun eigen dienstenaanbod.

Vereiste voor de uitvoering: Machtigingen uit de bron worden niet gemigreerd. Configureer toegangsrechten afzonderlijk in Nextcloud en controleer de toegang tot de bestemming voordat u de migratie afrondt.

Een parallelle Nextcloud-bestandsomgeving opzetten

Ondersteun continuïteitsplanning en een toekomstige overgang

Sommige klanten willen een alternatieve bestandsomgeving terwijl ze Microsoft 365 blijven gebruiken. SMART Migration ondersteunt een eerste kopie, gevolgd door incrementele runs om geselecteerde broncontent in Nextcloud actueel te houden.

Hoe partners het platform gebruiken: Bepaal de omvang van de content, configureer terugkerende taken, beoordeel de verwerkingsresultaten en help de klant te testen hoe de parallelle omgeving gebruikt zou worden tijdens een verstoring of een toekomstige overgang.

Waarde voor klant en partner: De klant krijgt een extra omgeving met de geselecteerde bestandscontent, samen met documentatie van het kopieerproces. Partners kunnen de configuratie, het testen en de exploitatie van deze omgeving ondersteunen als onderdeel van een bredere continuïteitsdienst.

Vereisten voor de uitvoering: Dit gebruiksscenario vereist toegang tot de bestemming, werkprocedures, testen en een afgesproken continuïteitsplan. Het platform mag niet worden gepresenteerd als automatische failover of als garantie voor naleving van regelgeving.

Bestandsshares en legacysystemen naar SharePoint verplaatsen

Combineer documenten, metadata en bedrijfsregels

Klanten moeten mogelijk documenten uit bestandsshares, verouderde documentmanagementsystemen of zaaksystemen verplaatsen naar SharePoint Server of SharePoint Online.

Hoe partners het platform gebruiken: Combineer bestanden met externe metadata en verdeel de content over de benodigde sites en bibliotheken. Migration Automation biedt visuele bouwstenen voor bestandsbewerkingen, datatransformatie en herhaalde verwerking. Waar projectspecifieke logica nodig is, kan PowerShell worden toegevoegd.

Dit is nuttig wanneer de bestemming bedrijfsinformatie moet weerspiegelen in plaats van de oorspronkelijke mappenstructuur te reproduceren. Metadata uit SQL Server kan bijvoorbeeld bepalen waar documenten thuishoren en welke waarden ze moeten meekrijgen.

Waarde voor klant en partner: De klant krijgt een migratie die aansluit op de beoogde informatiestructuur. De partner draagt bij met kennis van het bronsysteem, mapping, transformatieregels, workflowconfiguratie en validatie.

Projectplanning: Beoordeel bronvolumes, de complexiteit van de metadata en de bestemmingsstructuren voordat u het uitvoeringsplan afspreekt. Valideer de geconfigureerde aanpak in een representatieve pilot en stem de omvang van het project af op de omgeving van de klant.

SharePoint-consolidatie, reorganisatie en bedrijfssplitsing

Vertaal organisatorische veranderingen naar beslissingen over content

Ook binnen Microsoft-omgevingen ontstaan migratiebehoeften. Klanten moeten mogelijk SharePoint-omgevingen consolideren, bestandsgebieden in Teams reorganiseren of content scheiden bij een overname of afsplitsing.

Hoe partners het platform gebruiken: Gebruik Discovery om relevante bestanden en metadata te identificeren, spreek selectieregels af en configureer de bestemmingsstructuur. Met selectieve migratie kan het project zich richten op content die bij de betreffende bedrijfseenheid of entiteit hoort.

Waarde voor klant en partner: De klant krijgt een duidelijker verband tussen de bedrijfseisen en de content die wordt verplaatst. Partners vertalen die eisen naar selectie- en mappingregels, lossen uitzonderingen op en documenteren de uitkomst.

Vereiste voor de uitvoering: De klant en de partner moeten overeenstemming bereiken over de beslissingen over eigenaarschap en omvang die de migratie bepalen.

SharePoint-opslag verminderen via offload

Verplaats geselecteerde content naar externe opslag

SMART Migration ondersteunt het offloaden van geselecteerde bestandscontent van SharePoint naar blobopslag, met mogelijkheden voor herstel en incrementele offload. Bestemmingen zijn onder meer Azure Blob Storage en AWS-opslag. Raadpleeg de actuele documentatie van SMART Offload om de vereisten voor de bestemming, de herstelconfiguratie en de licentiedekking te controleren.

Hoe partners het platform gebruiken: Begin met Discovery om opslagverbruik, grote bestanden en uitgebreide versiegeschiedenissen in kaart te brengen. Spreek de omvang van de offload af, configureer taken en help de klant herstelprocedures op te stellen. Offload van versies kan onderdeel zijn van de gekozen configuratie.

Waarde voor klant en partner: De klant vermindert het opslagverbruik in SharePoint. Partners kunnen analyse, implementatie en doorlopende operationele ondersteuning leveren.

Financiële beoordeling: De uitkomst hangt af van de opslagafspraken van de klant, de kosten van de bestemming en de toegangsvereisten. Besparingen moeten voor de specifieke omgeving worden berekend en niet als vast percentage worden toegezegd.

Projectdocumentatie en overdracht

Lever bewijs dat de klant kan bewaren

In al deze scenario's kunnen partners BI-rapportage gebruiken om de voortgang te bewaken, problemen te onderzoeken en vast te leggen welke bestanden zijn verwerkt en waar ze terecht zijn gekomen.

Projectdocumentatie kan worden geleverd in een Power BI-rapport (.pbix) dat na het project onafhankelijk van SMART Migration bruikbaar blijft. Dit ondersteunt de overdracht, het opzoeken van bestanden, auditactiviteiten en de formele afronding van het project.

Waarde voor klant en partner: Klanten krijgen bewijs dat ze kunnen bewaren en raadplegen. Partners krijgen een concreet opleverresultaat dat acceptatiegesprekken en de ondersteuning daarna ondersteunt.

Rapportage kan bijdragen aan documentatie voor governance en compliance. De algehele compliance hangt daarnaast af van de toegangscontroles, bewaarafspraken, processen en bedrijfsvoering van de klant.

Structureer uw partnerdienst rond vier opleverresultaten

Discovery-analyse
Lever een overzicht van de broncontent en de bevindingen die de beslissingen van de klant onderbouwen.
Afgesproken content- en bestemmingsplan
Leg de geselecteerde content, de bestemmingsstructuur, de metadatavereisten en de met de klant afgesproken acties vast.
Geconfigureerde uitvoering
Configureer het platform, voer de afgesproken taken uit en beoordeel tijdens de uitvoering de resultaten en uitzonderingen.
Gedocumenteerde resultaten
Lever rapportage die de projectacceptatie, de overdracht en het latere opzoeken van bestanden ondersteunt.

SMART Migration levert het platform. De partner levert de expertise die nodig is om de mogelijkheden ervan om te zetten in resultaat voor de klant.

Zie ook