Een bestandslijst uit Power BI exporteren

Voordat u begint
De tabel beperken tot de bestanden die u wilt
Exporteren in Power BI Desktop
Exporteren in de Power BI-service
De exportlimieten van Power BI
Meer dan 30.000 bestanden
Het bestand controleren voordat u het gebruikt
Als Export data ontbreekt

Voordat u begint

Een bestand kan pas worden gekozen als Power BI het kent. Het rapport moet dus de bestanden bevatten van elke bron waaruit de lijst wordt samengesteld.

Voer Discovery uit op de bronnen
Discovery legt elk gevonden bestand vast in de rapportagedatabase, met de naam, het pad en de bovenliggende mappen. Zie „Discovery” in de links hieronder.
Vernieuw SMART BI.pbix
Open SMART BI.pbix in Power BI Desktop en klik op Vernieuwen. Het rapport bevat dan wat Discovery en de eerdere runs hebben gevonden.
Behoud de kolommen die de job nodig heeft
De export neemt alleen de kolommen mee die de visual toont. De tabel File details toont standaard Name, Path en Relative Path; als u de visual hebt gewijzigd, voegt u die kolommen weer toe voordat u exporteert.

Meer lezen: Discovery · SMART BI.pbix vernieuwen, uploaden en delen · Een rondleiding door het SMART BI-rapport

De tabel beperken tot de bestanden die u wilt

De export neemt elke rij mee die de tabel File details na de slicers en filters bevat, niet alleen de rijen op het scherm. U maakt de selectie dus met de slicers en filters, niet door te scrollen.

Waar de bestanden staan

Site, bibliotheek, OneDrive-eigenaar of bestandsshare: één bron of meerdere tegelijk.

Wat het voor bestanden zijn

Bestandstype, grootte, de map waarin ze staan, woorden in hun naam.

Wanneer ze zijn gewijzigd

Aangemaakt of gewijzigd vóór of na een datum: alles wat sinds een peildatum is bewerkt, of niets ouder dan de bewaartermijn.

*Kies Discovery Report in File status* om alleen de bestanden te tonen die nog niet zijn gemigreerd: het gebruikelijke begin van een lijst met wat nog moet. Zie „Volg elk bestand van discovery tot migratie” in de links hieronder.
Filters on this visual, in het deelvenster Filters, beperken alleen de tabel; de slicers van de pagina beperken elke visual op de pagina.
Controleer het aantal voordat u exporteert. Het aantal bestanden in de tabel moet onder de 30.000 liggen; zie De exportlimieten van Power BI
Sla de selectie op als bladwijzer, of noteer de slicerwaarden, zodat u dezelfde lijst later opnieuw kunt maken, voor een tweede ronde of voor de goedkeuring.

Meer lezen: Volg elk bestand van discovery tot migratie · Power BI voor beginners

Exporteren in Power BI Desktop

Power BI Desktop is gratis en opent SMART BI.pbix zoals het vanaf het Dashboard is gedownload. Het exporteert een tabel alleen naar een CSV-bestand.

Open de pagina Bestanden
Open SMART BI.pbix en ga naar de pagina met de tabel File details.
Open het menu van de tabel
Wijs de tabel File details aan en klik op More options (…) in de rechterbovenhoek.
Kies Export data
Power BI Desktop vraagt waar het bestand moet worden opgeslagen.
Sla het CSV-bestand op
Kies een map, geef het bestand een naam die zegt wat erin staat (Wave 2 Finance 2026-10.csv in plaats van data.csv) en klik op Save.

Het bestand heeft komma's tussen de kolommen en de kolomkoppen van de tabel op de eerste regel: precies wat een Bestandslijst-CSV-job leest. Upload het ongewijzigd naar Nextcloud Files.

Exporteren in de Power BI-service

Als uw organisatie SMART BI.pbix publiceert in een werkruimte in de Power BI-service, exporteert u in plaats daarvan in de browser. Het gepubliceerde rapport toont de gegevens van de laatste vernieuwing daar.

Open de pagina Bestanden van het rapport
Open het rapport in de Power BI-service en ga naar de pagina met de tabel File details.
Kies Export data
Klik op More options (…) in de rechterbovenhoek van de tabel en daarna op Export data.
Kies de gegevens en de indeling
Kies Summarized data (de rijen en kolommen die de tabel toont) en .csv als bestandsindeling. Klik op Export.
Sla het bestand op
De browser slaat het op, standaard in uw map Downloads.

De service kan ook naar Excel exporteren, met ruimte voor meer rijen; zie Meer dan 30.000 bestanden

De exportlimieten van Power BI

Power BI beperkt hoeveel rijen één export bevat. De limiet hangt af van waar u exporteert en in welke indeling:

Geëxporteerd uit	Bestandsindeling	Maximaal aantal rijen per export
Power BI Desktop	.csv	30.000
Power BI-service	.csv	30.000
Power BI-service	Excel .xlsx	150.000
Power BI-service	Excel .xlsx met een liveverbinding	500.000

De app zelf leest tot 1.000.000 bestanden uit één lijst, dus de limiet van Power BI is bepalend. Dit zijn limieten van Microsoft en ze kunnen veranderen; het artikel van Microsoft over het exporteren van gegevens uit een Power BI-visual bevat de actuele cijfers.

Een langere lijst wordt afgekapt bij 30.000 bestanden

Rijen boven de limiet staan niet in het geëxporteerde bestand. Als het jobvenster Gevonden: … 30000 bestanden meldt, is de lijst vrijwel zeker afgekapt: splits hem zoals hieronder beschreven, in plaats van slechts een deel van de selectie te migreren.

Meer dan 30.000 bestanden

Een selectie die groter is dan één export kan toch volledig worden gemigreerd. Twee manieren werken goed:

De lijst splitsen (aanbevolen)

Exporteer de selectie in delen van elk minder dan 30.000 bestanden: één slicerwaarde tegelijk, zoals één site, één bibliotheek, één eigenaar of één jaar. Geef elk deel een eigen Bestandslijst-CSV-job, allemaal in dezelfde groep, en geef ze samen vrij. Elke run behoudt dan zijn eigen lijst, en een deel dat mislukt kan afzonderlijk opnieuw worden uitgevoerd.

Vanuit de service naar Excel exporteren

Kies in de Power BI-service Excel .xlsx in Export data: tot 150.000 rijen. Open het bestand in Excel, verwijder eventuele regels boven de kolomkoppen en sla het op met Save As → CSV UTF-8 (Comma delimited).

Eén job neemt één lijst: een job kan niet meerdere CSV-bestanden lezen, dus een gesplitste lijst betekent meerdere jobs.
Als de selectie uit volledige bibliotheken of shares bestaat, is een job met die bibliotheek of share als bron, beperkt met de filters voor bestandsselectie, mogelijk eenvoudiger dan een lijst. Zie „Kiezen welke bestanden een job meeneemt” in de links hieronder.
Binnenkort: een job Dynamische BI-gegevensquery neemt de bestanden die een Power BI-filter kiest zonder export, en dus zonder de limiet van 30.000 rijen; in plaats daarvan legt u de query van de visual vast met Performance Analyzer. Deze functie is in ontwikkeling.

Meer lezen: Kiezen welke bestanden een job meeneemt · Groepen en tags · Bestanden kiezen met een Power BI- of SQL-query

Het bestand controleren voordat u het gebruikt

Zet het bestand in Nextcloud Files, koppel het aan de job met Bestand kiezen en lees wat het jobvenster heeft gevonden: het aantal bestanden en een voorbeeld van de eerste regels, met de kolommen Name en Path vooraan.

Wat er onderweg mis kan gaan

Geopend en opnieuw opgeslagen in Excel. Tekens zoals accenten kunnen verloren gaan als Excel een CSV-bestand in een oudere indeling opslaat. Upload het CSV-bestand van Power BI zelf zonder het in Excel te openen, of sla het vanuit Excel op als CSV UTF-8. Komma's en puntkomma's tussen de kolommen werken allebei: Excel in een taal die decimalen met een komma schrijft, slaat op met puntkomma's, en de job leest die zoals ze zijn.
Een apostrof vóór een naam. Power BI zet ' vóór een tekstwaarde die begint met =, +, - of een apenstaartje, zodat Excel die niet als formule leest. Een bestand met de naam -draft.docx komt binnen als '-draft.docx: verwijder de apostrof uit zulke namen voordat u de lijst gebruikt.
Een regel boven de koppen. Een Excel-export kan beginnen met een regel die vermeldt welke filters zijn toegepast. De kolomkoppen moeten op de eerste regel staan: verwijder die regel voordat u als CSV opslaat.
Weggelaten kolommen. Zonder Name keurt de controle het bestand af; zonder Relative Path komen de bestanden terecht zonder de mappen waarin ze stonden.

Meer lezen: Een lijst met bestanden uit een CSV-bestand migreren

Als Export data ontbreekt

Rapportauteurs en Power BI-beheerders kunnen exporteren uitschakelen; Export data is dan grijs weergegeven of wordt helemaal niet aangeboden.

In Power BI Desktop vindt u de instelling van het rapport zelf onder File → Options and settings → Options → Current file → Report settings → Export data.
In de Power BI-service heeft de Power BI-beheerder van de organisatie exporteren mogelijk voor iedereen uitgeschakeld; vraag het hem of haar, of exporteer in plaats daarvan vanuit Power BI Desktop.
Beveiliging op rijniveau exporteert alleen de rijen die u mag zien, dus de export van een collega met dezelfde selectie kan meer bestanden bevatten dan die van u.

De lijst blijft bij de run

Wanneer SMART Migration de job oppakt, kopieert de app het CSV-bestand naar de map van de run in SMART Migration Reports. Jaren later toont de run nog steeds precies welke bestanden in Power BI zijn gekozen, ook als de lijst in Bestanden sindsdien is gewijzigd.

Zie ook