De jobs van een project ordenen

• Zes hulpmiddelen, elk met één taak
• Groepen en hun kleurstippen
• Tags
• Vastmaken
• Mijn notitie
• Het archief
• Patronen om over te nemen
• Een checklist voor een nieuw project

Zes hulpmiddelen, elk met één taak

Elk hulpmiddel beantwoordt één vraag over een job, zodat ze elkaar nooit in de weg zitten. Eén bepaalt waar een job wordt ingedeeld, de andere hoe hij wordt gelabeld, in beeld gehouden, toegelicht of opgeborgen.

Hulpmiddel	Beantwoordt	Eén per job?	Waar
Groep	In welke migratiegolf zit deze job?	Eén, of geen	Job Group, de kolom Groep, Naar groep verplaatsen
Tags	Van welke werkpakketten maakt hij deel uit?	Willekeurig veel	Tags, de kolom Tags, Tags bewerken
Vastmaken	Moet hij in beeld blijven?	Aan of uit	De kolom Vastmaken, het jobvenster, Geselecteerde jobs wijzigen … voor de aangevinkte jobs
Mijn notitie	Wat moet ik erover onthouden?	Eén korte tekst per beheerder, uw eigen	De vastgemaakte samenvattingskaart van een job of run, het jobvenster, het detailvenster van een probleem
Archiveren	Is hij afgerond?	Aan of uit	De kolom Arch., Geselecteerde jobs wijzigen … in het menu Acties
Filters	Wat wil ik nu zien?	—	Onder de kolomtitels en in de tabbalk

Groepen, tags, vastmaken, Mijn notitie en het archief werken hetzelfde op de tabbladen Jobs, Run-geschiedenis en Bestandsproblemen. Een run behoudt de groep en tags die zijn job had toen hij werd uitgevoerd, maar heeft een eigen notitie.

Groepen en hun kleurstippen

Een groep is de ruggengraat van het project: de boomstructuur op elk tabblad deelt de rijen eronder in, en het Power BI-rapport toont de migratie groep voor groep. Geef elke job precies één groep.

• Geef groepen een naam naar de volgorde waarin ze worden uitgevoerd, zoals Pilot, Wave 1 Finance en Wave 2 HR, zodat de boomstructuur zich laat lezen als het plan.
• De kleurstip naast elke groepsnaam kiest u in Groepen beheren. Gebruik kleur voor de stand van zaken: één kleur voor de golven die nog worden voorbereid, een andere voor de golf die nu loopt, grijs voor de golven die klaar zijn. Eén blik langs de boomstructuur laat dan zien waar het project staat.
• De groep van een importjob krijgt de datum en tijd van de import. Zo kan elke batch afzonderlijk worden gecontroleerd voordat hij met Samenvoegen met … in zijn golf wordt opgenomen.
• Alleen deze Groep tonen, in het ⋯-menu van een groepsrij, beperkt alle drie de tabbladen in één keer tot die golf.

Meer lezen: Groepen en tags · Een migratie plannen en uitvoeren, golf voor golf

Tags

Tags labelen wat dwars door de golven heen loopt: een afdeling, een eigenaar, een risico, de stand van het werk. Een job kan er veel hebben, en het filter Tags toont de rijen die alle gekozen tags hebben.

Wie

Namen van eigenaren of teams, zoals Finance of Anna, zodat ieder op zijn eigen jobs kan filteren.

Wat

Het soort inhoud of risico, zoals Sensitive, Large of Legal hold, zodat de jobs die extra zorg nodig hebben slechts één filter verwijderd zijn.

Stand van zaken

Waar het werk staat, zoals Needs review, Signed off of Waiting on customer. Wijzig deze tags naarmate het werk vordert.

• Houd de lijst kort en maak er afspraken over: een tag die maar één persoon begrijpt, helpt niemand. Met Tags beheren wijzigt u de naam en kleur van tags en voegt u ze samen.
• Tags in Geselecteerde jobs wijzigen … (in het menu Acties of het menu van een aangevinkte rij) toont de tags van de aangevinkte jobs. Verwijder een tag met zijn × of voeg er een toe; de wijziging geldt in één keer voor elke aangevinkte job.
• De eigen tags van een run kunt u in Run-geschiedenis wijzigen zonder de job aan te passen, bijvoorbeeld om de runs te markeren die zijn gecontroleerd.

Vastmaken

Een vastgemaakte job, run of een vastgemaakt probleem staat apart van de rest bovenaan de tabel: onder een band Vastgemaakt boven de boomstructuur of de lijst. Een oranje lijn loopt langs de rand ervan, en een tweede lijn onder de laatste vastgemaakte rij markeert waar de rest begint. Vastgemaakte rijen blijven onder de kolomtitels in beeld terwijl de rest eronder doorschuift, zolang ze hoogstens driekwart van de hoogte van de tabel innemen. Nemen ze meer ruimte in, dan schuiven ze mee met de rest. Maak vast wat niet tussen de rest mag verdwijnen.

• De jobs van het cut-over-weekend, zolang dat bezig is.
• Een run met fouten die u nog onderzoekt.
• De bestandsproblemen waar een klant naar heeft gevraagd.

Maak ze los wanneer ze klaar zijn, zodat vastmaken zijn betekenis houdt. Vastgemaakte rijen zijn van uzelf: elke beheerder maakt vast wat hij volgt, en niemand anders ziet dat. Wilt u een rij voor het hele team markeren, gebruik dan een tag zoals Needs review, of Mijn notitie. Zie Samenwerken: wat gedeeld wordt en wat van u is

Een rij verwijderen die iemand anders heeft vastgemaakt

Hebben andere beheerders een job, run, bestandsprobleem of melding vastgemaakt die u wilt verwijderen, dan vermeldt het verwijdervenster hoeveel van de rijen vastgemaakt zijn en door wie. Het verwijderen gaat door zodra u het bevestigt. Elk van hen krijgt dan een Nextcloud-melding met de rij en de naam van wie hem heeft verwijderd, en hun vastgemaakte rij verdwijnt samen met de rij.

Mijn notitie

Mijn notitie bestaat uit een paar regels die bij één job, run of bestandsprobleem worden bewaard. Het gaat om iets belangrijks over juist deze rij dat niet in de beschrijving van de job thuishoort: een beslissing, een waarschuwing, wie u kunt vragen of waarom de rij wacht. Elke rij heeft één notitie van maximaal 2000 tekens.

Van uzelf, zoals de naam al zegt

Mijn notitie is privé. Elke beheerder heeft een eigen notitie bij dezelfde rij. Niemand anders kan uw notitie lezen, wijzigen of wissen, en het tekstfilter vindt alleen uw eigen notities. Wat het hele team over een job moet weten, hoort in de Job Description of in een tag.

Waar u de notitie schrijft

De notitie staat bij de details van de rij. Een samenvattingskaart waar u met de aanwijzer boven hangt, toont de notitie; op een vastgemaakte kaart kunt u de notitie schrijven.

Job

Klik op het tabblad Jobs op de titel van de job om de samenvattingskaart vast te zetten. Schrijf in Mijn notitie over deze job, naast de sectie Job. Het jobvenster heeft hetzelfde veld, onder Job Description in de stap Job. Het wordt met Opslaan samen met de job opgeslagen, ook terwijl de job wordt uitgevoerd en de rest van het venster alleen-lezen is.

Run

Klik in Run-geschiedenis, of onder Actieve jobs op het Dashboard, op de titel van de run om de kaart vast te zetten. Schrijf in Mijn notitie over deze run.

Bestandsprobleem

Open op het tabblad Bestandsproblemen het detailvenster van het probleem. Schrijf in Mijn notitie.

• Geen knop nodig: een gewijzigde notitie wordt opgeslagen wanneer u het veld verlaat, door de kaart of het venster te sluiten of naar een andere rij te gaan, en nooit tijdens het typen. Maak het veld leeg om de notitie te verwijderen.
• In één oogopslag zichtbaar: een rij met een notitie heeft een klein oranje driehoekje rechtsboven in de titel, zoals een spreadsheet een cel met opmerking markeert. Dit geldt op de tabbladen Jobs, Run-geschiedenis en Bestandsproblemen. Op de tabbladen Jobs en Run-geschiedenis heeft een rij met een beschrijving een klein blauw driehoekje rechtsonder in de titel, in het blauw van het beschrijvingsvak in de job- en runvensters. In die vensters tonen beide vakken hun driehoekje naast hun naam. Laat de aanwijzer op de titel rusten om de notitie op de samenvattingskaart te lezen.

Rijen vinden op wat er in hun notitie staat

Het tekstfilter onder de kolom Titel (onder Bestandsnaam op Bestandsproblemen) doorzoekt ook de notities. Een woord in een notitie vindt dus elke rij waarbij het staat. Een notitie met de tekst "Praat hierover met Janus" vindt u door alleen Janus te typen.

Tabblad	Het tekstfilter doorzoekt
Jobs	Titel, bron, bestemming en Mijn notitie
Run-geschiedenis	Titel, bron, bestemming, voortgang, bericht en Mijn notitie
Bestandsproblemen	Bestandsnaam, runtitel en Mijn notitie

• Gebruik in notities een paar vaste woorden van uzelf, zoals waiting, owner of legal, en het filter wordt uw takenlijst: typ waiting om elke rij te zien waarop u wacht.
• Het filter werkt samen met de andere filters: legal in het tekstfilter en een golf in het filter Groep tonen de rijen van die golf met een juridische notitie.
• De notitie van een gearchiveerde rij wordt alleen gevonden zolang het vak Arch. de gearchiveerde rijen toont.

Wat een notitie niet doet

• Hij blijft in de app. SMART Migration leest hem nooit, de OCS API verstuurt hem nooit en hij staat niet in het Power BI-rapport. U kunt dus vrijuit schrijven: aan de migratie verandert niets.
• Een run heeft een eigen notitie. De notitie van een job wordt niet naar zijn runs gekopieerd, en de notitie van een run wijzigt de job niet. Schrijf bij de run wat alleen die ene run betreft.
• Kopiëren neemt hem niet mee. Een gekopieerde job begint zonder notitie.
• Het archief bewaart hem. Een gearchiveerde job, run of een gearchiveerd probleem behoudt de notitie, en die is weer te vinden zodra de rij wordt getoond.
• Hij verdwijnt met de schrijver. Wanneer een Nextcloud-gebruiker wordt verwijderd, worden zijn notities mee verwijderd.

Notities bij Wachten en Uitgesteld

Een job met status Wachten of Uitgesteld wordt nooit opgepakt, en de status alleen zegt niet waarom. Schrijf daarom elke keer dat u een job uitstelt de reden op en de datum waarop u opnieuw kijkt, bijvoorbeeld "Uitgesteld tot de eigenaar akkoord geeft, controleren op 2026-11-01". Zet dit in de Job Description of in een tag als het team het moet weten, en in Mijn notitie als het uw eigen herinnering is. Kiest u Uitgesteld in het menu van de kolom Status, dan opent er een venster voor die notitie voordat de job wordt uitgesteld. Het filter Tags vindt vervolgens elke job die op hetzelfde wacht, en het tekstfilter vindt uw eigen notities.

Een goede notitie is kort, gedateerd en ondertekend

Een gedateerde notitie is ook maanden later nog te begrijpen, dus vermeld wanneer en wie: "2026-10-12 — eigenaar vroeg te wachten op juridisch akkoord (Anna)". Gebruik de beschrijving van de job voor wat de job is, en Mijn notitie voor wat er met de job gebeurt. Werk de notitie bij of wis hem wanneer dat verandert.

Het archief

Met archiveren bergt u afgerond werk op. Gearchiveerde jobs en runs verdwijnen uit de dagelijkse tabellen, tellingen en filters, maar verder verandert er niets aan: een job met status Gereed wordt nog steeds opgepakt, en een gearchiveerde run blijft in het BI-rapport staan. Het vak onder de titel Arch. toont ze weer.

Archiveer een golf samen met de runs zodra er akkoord op is gegeven. Zo tonen de tabbladen alleen wat nog moet gebeuren.

Het werkt hetzelfde op de tabbladen Jobs en Run-geschiedenis:

U wilt	Doe dit
Een rij archiveren	Vink het vak Gearchiveerd helemaal rechts in de rij aan, of gebruik voor de aangevinkte rijen Gearchiveerd in Geselecteerde jobs wijzigen … in het menu Acties
De rij weer actief maken	Vink het vak Gearchiveerd uit, of gebruik Geselecteerde jobs wijzigen … in het menu Acties. De rij hoort direct weer bij het dagelijkse werk
De gearchiveerde rijen zien	Klik op het filtervak onder de titel Arch.: leeg toont alleen de actieve rijen (de dagelijkse weergave), een streepje toont alle rijen, een vinkje toont alleen de gearchiveerde rijen

Wilt u een gearchiveerde rij terughalen, toon dan eerst de gearchiveerde rijen met het filtervak en vink daarna het vak Gearchiveerd van de rij uit. Bestandsproblemen hebben geen eigen archief.

Meer lezen: Volg de migratie vanaf één plek

Patronen om over te nemen

Projecten verschillen, maar de meeste komen uit bij een van deze patronen. Kies het patroon dat het dichtst bij uw project ligt en pas het aan.

Project	Groepen	Tags	Vastmaken en Mijn notitie
Eén tenant, meerdere afdelingen	Eén golf per afdeling, in de volgorde waarin ze overgaan	Eigenaar, Sensitive, Needs review / Signed off	Maak de golf vast die wordt overgezet; noteer de beslissingen van elke eigenaar
Een grote bestandsshare	Eén golf per share of site op het hoogste niveau	Grootteklasse (Large), Legal hold	Maak de mislukte jobs vast; noteer wat er is gevonden
Eerst Discovery, later migratie	Groep Discovery, daarna één golf per migratiebatch	Wat de Discovery liet zien: Clean, Needs cleanup	Noteer de opschoning die met de eigenaar is afgesproken
Terugkerende synchronisatie voor digitale weerbaarheid	Eén groep per beschermde site	Daily, Weekly, de eigenaar	Maak de jobs vast die afgelopen nacht een waarschuwing gaven; noteer de oorzaak

Begin eenvoudig

Begin alleen met groepen en voeg tags toe zodra er een vraag opkomt die de groepen niet kunnen beantwoorden, zoals "welke jobs zijn van Anna?" of "voor welke is akkoord gegeven?". Twee of drie goed gekozen tags doen meer dan twintig.

Een checklist voor een nieuw project

1. Spreek de golven af

   Maak in Groepen beheren één groep per golf aan, elk met een kleur, en geef ze een naam in de volgorde waarin ze worden uitgevoerd.

2. Spreek een korte taglijst af

   Bepaal tags voor wie, wat en de stand van zaken, en leg de lijst vast waar het team hem kan zien.

3. Deel elke job in

   Verplaats elke job naar zijn golf en tag waar nodig met Geselecteerde jobs wijzigen ….

4. Houd het werk in beeld

   Maak vast wat bezig is en schrijf in Mijn notitie wat u moet onthouden, vooral bij een job met status Uitgesteld. Wat het team moet weten, hoort in de beschrijving van de job of in een tag.

5. Berg het afgeronde werk op

   Archiveer elke golf samen met de runs zodra er akkoord op is gegeven.

Meer lezen: Veel jobs tegelijk wijzigen · Jobs en jobmodi · Run-geschiedenis · Bestandsproblemen