Waarom SharePoint-bestanden vervangen door .url-koppelingen

• Twee voordelen van één optie
• Opslagkosten: wat SharePoint-opslag kost
• Opslagkosten: wat het vervangen van de bestanden bespaart
• Adoptie: elke koppeling leidt naar Nextcloud
• Overgang: van coëxistentie naar Nextcloud
• Aan de slag

Twee voordelen van één optie

De optie is Replace SharePoint Online source Document Library item with a .url link to Nextcloud, in de stap Bron van een migratietaak, onder Geavanceerde instellingen. Nadat een bestand is gemigreerd, vervangt SMART Migration het in SharePoint Online of OneDrive door een .url-bestand dat het bestand in Nextcloud opent.

Minder SharePoint-opslag om voor te betalen

De inhoud van elk bestand verdwijnt uit SharePoint en een koppeling van minder dan 1 KB komt ervoor in de plaats. De opslag komt vrij zodra elke golf is gemigreerd, niet pas op een overstapdag over enkele jaren. De extra opslag die de organisatie inkoopt, kan daarmee ook afnemen.

Gebruikers vinden hun bestanden in Nextcloud

Waar gebruikers ook naar een bestand zoeken (een SharePoint-bibliotheek, het tabblad Bestanden van een Teams-kanaal, OneDrive), de koppeling opent het in Nextcloud, waar het ook naartoe is gegaan. Niemand hoeft te leren waar elk bestand naartoe is verplaatst, en elke klik brengt hen naar Nextcloud.

Opslagkosten: wat SharePoint-opslag kost

Microsoft 365 geeft een organisatie één pool SharePoint-opslag, gedeeld door elke SharePoint-site en elk team in Teams: 1 TB, plus 10 GB per gelicentieerde gebruiker. Daarboven wordt opslag ingekocht als Office 365 Extra File Storage, tegen een catalogusprijs van USD 0,20 per GB per maand, ongeveer USD 2.400 per TB per jaar. Dit wordt betaald voor elk jaar dat de inhoud blijft staan, en groeit mee met die inhoud.

Gelicentieerde gebruikers	Inbegrepen opslag
100	2 TB
500	6 TB
2.000	21 TB
10.000	101 TB

De pool is snel overschreden. Office-documenten zijn klein, maar veel van wat organisaties bewaren niet:

• Video: opgenomen vergaderingen, trainings- en marketingfilms. Eén uur kan al meerdere GB in beslag nemen.
• Foto's en scans: locatiefoto's, inspectierapporten, gescande archieven.
• Technische tekeningen en modellen: CAD-tekeningen, 3D-modellen, GIS-gegevens en de exports daarvan.
• Versiegeschiedenis: SharePoint bewaart versies van elk bestand en telt elke versie mee voor de opslag. Een groot bestand dat vaak wordt bewerkt, kan een veelvoud van zijn eigen omvang innemen.
• Kopieën: hetzelfde bestand, opgeslagen in meerdere bibliotheken en teams, waarbij elke kopie opnieuw wordt meegeteld.

Engineering, bouw, productie, media, zorg en de publieke sector slaan vaak tientallen terabytes meer op dan inbegrepen is, en betalen elk jaar voor elk daarvan.

Prijzen verschillen per overeenkomst

De cijfers hier zijn de catalogusprijzen van Microsoft en de opslag die bij de meeste business- en enterprise-abonnementen is inbegrepen. Kortingen, abonnementen en prijzen veranderen: controleer de eigen Microsoft-overeenkomst van de organisatie en de opslag in het Microsoft 365-beheercentrum voordat u de besparing berekent.

Opslagkosten: wat het vervangen van de bestanden bespaart

Wanneer de bestanden door koppelingen worden vervangen, verdwijnt de inhoud die ze innamen uit de pool. Zodra de organisatie weer binnen de inbegrepen opslag van haar licenties valt, hoeft de extra opslag niet meer te worden ingekocht.

Gelicentieerde gebruikers	Inbegrepen	Inhoud in SharePoint	Extra opslag	Kosten per jaar	Over vijf jaar
200	3 TB	10 TB	7 TB	ongeveer USD 16.800	ongeveer USD 84.000
500	6 TB	20 TB	14 TB	ongeveer USD 33.600	ongeveer USD 168.000
2.000	21 TB	60 TB	39 TB	ongeveer USD 93.600	ongeveer USD 468.000

De besparing begint bij de eerste golf en groeit met elke volgende, omdat elk gemigreerd bestand direct niet meer meetelt. Migreer de grootste inhoud eerst, dan kan het grootste deel van de extra opslag al vroeg in het project vervallen.

• Zoek uit wat het meest kost. Een Discovery meet elke bibliotheek en elke OneDrive, inclusief versies, en het Power BI-rapport toont welke sites, bibliotheken en bestandstypen de meeste opslag innemen.
• Tel de versies. Versiegeschiedenis is vaak een groot deel van het volume. Bepaal welke versies u migreert; zie Versiegeschiedenis
• Controleer het resultaat. Na een golf toont het Microsoft 365-beheercentrum de opslag die de organisatie gebruikt. SharePoint telt ook verwijderde items in de prullenbakken mee, dus de vrijgekomen opslag is pas volledig zichtbaar wanneer die zijn leeggemaakt.

OneDrive wordt apart geteld

Elke OneDrive heeft eigen opslag per gebruiker, buiten de SharePoint-pool van de organisatie. Het vervangen van OneDrive-bestanden door koppelingen dient de adoptie en zorgt voor één actieve kopie; de opslagkosten verlaagt u door de bestanden van SharePoint-sites en teams te vervangen.

Meer lezen: Discovery · Business intelligence met Power BI · Volume en duur schatten

Adoptie: elke koppeling leidt naar Nextcloud

Een migratie is geslaagd wanneer mensen in Nextcloud werken, niet wanneer de bestanden daar aankomen. Het gebruikelijke risico na een migratie is dat gebruikers blijven zoeken waar ze altijd zochten: ze vinden een oude kopie en blijven die bewerken, of ze vinden niets en bellen de helpdesk.

Met een koppeling in plaats van elk bestand beantwoorden de oude plekken die vraag zelf. Gebruikers openen de bibliotheek, het Teams-kanaal of de OneDrive-map die ze altijd gebruikten, klikken op het bestand en komen erbij uit in Nextcloud. Elke klik is een kleine les over waar de bestanden nu staan, gegeven op het moment dat de gebruiker het bestand nodig heeft.

Gewoonten behouden, niet doorbroken

Mensen houden hun manier van bestanden zoeken. Ze hoeven niets opnieuw te leren voordat ze kunnen werken, dus de eerste dag in Nextcloud is een gewone werkdag.

Geen zoekgeraakte bestanden

Niemand hoeft te vragen waar een document is gebleven: de plek waar het stond, leidt ernaartoe. Minder helpdeskvragen en minder dubbel opgeslagen bestanden omdat het eerste niet te vinden was.

Eén actieve kopie

De koppeling is het enige wat in SharePoint overblijft, dus niemand kan daar een oude kopie blijven bewerken. Elke wijziging komt terecht in het ene bestand in Nextcloud.

Nextcloud wordt de gewoonte

Elke koppeling brengt gebruikers naar Nextcloud, waar ze de mappen, de zoekfunctie en de deelmogelijkheden zien. Na verloop van tijd beginnen ze daar direct, en zijn de koppelingen steeds minder nodig.

Een koppeling opent het bestand alleen voor iemand die er in Nextcloud toegang toe heeft: SharePoint-machtigingen worden niet gemigreerd, dus de leden van elke Teammap moeten zijn ingesteld voordat de koppelingen worden aangemaakt.

Overgang: van coëxistentie naar Nextcloud

Een traditionele migratie kopieert de bestanden en laat de originelen staan tot een geplande overstap: tot dan wordt er nog voor de opslag betaald en zijn er twee bewerkbare kopieën. Door de bestanden te vervangen door koppelingen verandert dat.

	Traditionele migratie	Uitgebreide migratie, met .url-koppelingen
SharePoint-opslag	Nog in gebruik tot de originelen worden verwijderd	Vrijgemaakt zodra elk bestand is gemigreerd
Waar gebruikers naartoe gaan	Wordt op de dag van de overstap meegedeeld	Worden er elke keer dat ze kijken door de koppeling naartoe geleid
Kopieën van een bestand	Twee, beide bewerkbaar, tot de overstap	Eén, in Nextcloud
Tempo	Eén overstapdatum voor iedereen in een golf	Elke golf, afdeling of bibliotheek in een eigen tempo
SharePoint en Teams	Bij de overstap achtergelaten	Behouden als toegangspunt, zo lang als nodig

Dat maakt een geleidelijke overgang veilig: een afdeling kan overstappen terwijl anderen nog in SharePoint en Teams werken, en Teams-chats, -vergaderingen en -kanalen blijven werken terwijl de bestanden in Nextcloud staan.

De bron wordt gewijzigd

Van elk gemigreerd bestand wordt de inhoud uit SharePoint verwijderd en blijft alleen de koppeling over. Uw organisatie moet altijd een back-up van de bron hebben, zodat een bestand kan worden hersteld als dat nodig is, en de App Registration die door de SMART Migration Server wordt gebruikt, heeft schrijfrechten op de bron nodig.

Een bestand herstellen in plaats van de koppeling

De koppelingen zijn geen eenrichtingsverkeer. Een bestand dat door een .url-koppeling is vervangen, kan vanuit de kopie in Nextcloud worden teruggezet in SharePoint: een Migratie-taak met Herstellen ingeschakeld in de stap Actie vult elke koppeling weer met het bijbehorende bestand: de oorspronkelijke versiegeschiedenis, de versies die sindsdien in Nextcloud zijn gemaakt, en de metadata en machtigingen zoals ze waren.

Meer lezen: Herstellen: bestanden uit Nextcloud terug naar SharePoint Online of een bestandsshare · Overstap: traditionele en uitgebreide migratie

Leg eerst de structuur vast

Een koppeling blijft werken bij een verplaatsing binnen dezelfde teammap of hetzelfde gebruikersaccount, maar werkt niet meer als het bestand naar een andere teammap of gebruiker wordt verplaatst, omdat Nextcloud het daar een nieuwe ID geeft. Bepaal waar elke bibliotheek naartoe gaat voordat u de bestanden ervan vervangt.

Aan de slag

1. Meet de opslag

   Voer een Discovery uit en vernieuw het Power BI-rapport: het volume van elke bibliotheek en elke OneDrive, inclusief versies. Vergelijk dit met de opslag die bij de licenties is inbegrepen.

2. Bereid Nextcloud voor

   Maak de Teammappen aan, stel de leden in en test met een paar echte gebruikers of zij hun bestanden kunnen openen.

3. Migreer de grootste inhoud eerst

   Voer elke golf uit als Testmigratie en daarna als Migratie. Begin met de bibliotheken die de meeste opslag innemen.

4. Schakel de koppelingen in

   Schakel in de stap Bron, onder Geavanceerde instellingen, Replace SharePoint Online source Document Library item with a .url link to Nextcloud in en bevestig.

5. Informeer de gebruikers

   Laat de gebruikers van een golf vooraf weten dat hun bestanden voortaan in Nextcloud openen, en dat een klik op een bestand in SharePoint of Teams hen daarheen brengt.

6. Volg het op

   Het veld Source converted to .url van de run in Run-geschiedenis toont Yes wanneer de bestanden ervan zijn vervangen. Controleer na elke golf de opslag van de organisatie in het Microsoft 365-beheercentrum.

Meer lezen: Overstap: traditionele en uitgebreide migratie · Een migratie plannen en uitvoeren, golf voor golf · Rundetails en het sessielogboek

De optie maakt deel uit van de Enterprise- en Enterprise+-licenties, samen met alle andere functies van een migratie naar Nextcloud; zie Proefversie en licenties