Bespaar tot wel 70% op de opslagkosten van SharePoint Online
Section titled “Bespaar tot wel 70% op de opslagkosten van SharePoint Online”KOSTEN VERLAGEN. OVERZICHT BEHOUDEN.
SMART Offload helpt opslagkosten te verlagen door in aanmerking komende documentbinaries en historische versies van SharePoint Online naar Azure Blob Storage te verplaatsen. Documentproxy's, metadata en versierecords blijven zichtbaar in SharePoint, en u herstelt de inhoud wanneer dat nodig is.
Bespaar tot 70% op opslagkosten voor in aanmerking komende geoffloade inhoud. De werkelijke besparing hangt af van uw Microsoft-opslagprijzen, de offload-scope, de Azure-configuratie, licenties en ophaalactiviteit.
Hoe de opslagbesparing in de loop der tijd groeit
Section titled “Hoe de opslagbesparing in de loop der tijd groeit”Verlaag de huidige kosten en de kosten van toekomstige groei
Het commerciële voordeel van SMART Offload bestaat uit twee delen: het verminderen van de extra SharePoint-opslag die al nodig is en het verlagen van de kosten voor het opslaan van in aanmerking komende inhoud die in de komende jaren wordt toegevoegd.
De businesscase zet de vermeden kosten voor extra SharePoint-opslag af tegen de licentiekosten van SMART Offload, de Azure-opslag en de bijbehorende operationele kosten. Besparingen worden een financieel voordeel wanneer de aanschaf van extra opslag kan worden vermeden of bestaande verplichtingen kunnen worden verminderd binnen de overeenkomst van de klant.
Organische datagroei gaat door zonder extra gebruikers
Dagelijkse bedrijfsactiviteiten leveren nieuwe documenten, projectbestanden en extra versies van bestaande inhoud op. Bewaarvereisten kunnen er ook voor zorgen dat inhoud langer wordt bewaard. Het opslagverbruik kan daardoor toenemen terwijl het aantal medewerkers en de inbegrepen SharePoint-opslag gelijk blijven.
Microsoft documenteert dat versiegeschiedenis opslag verbruikt en dat bewaarinstellingen bepalen hoe lang versies worden bewaard. Maak een prognose van de groei op basis van de werkelijke opslagtrends, het versieverbruik en de bedrijfsvereisten van de klant.
Jaarlijkse groei stapelt zich op. Bij een illustratief jaarlijks percentage van 15% wordt 45 TB na één jaar 51,75 TB en na twee jaar ongeveer 59,51 TB. De tweede jaarlijkse toename geldt voor het grotere opgebouwde volume.
Het percentage van 15% is een planningsaanname voor dit voorbeeld, geen universele benchmark voor SharePoint-groei.
Voorbeeld: 500 licenties en 45 TB extra opslag
Dit voorbeeld gaat uit van 500 in aanmerking komende Microsoft-licenties, ongeveer 6 TB inbegrepen SharePoint-opslag en 45 TB extra opslag waarvoor wordt betaald. Bij een aangenomen jaarprijs van EUR 2.100 per extra TB bedragen de initiële opslagkosten EUR 94.500. Het model past een jaarlijkse groei van 15% toe op het betaalde volume.
| Jaarlijkse kosten | Jaar 0 | Jaar 1 | Jaar 2 |
|---|---|---|---|
| Extra SharePoint-opslag | € 94.500 | € 108.675 | € 124.976 |
| SMART-platform en Azure-opslag | € 22.267 | € 25.392 | € 28.581 |
| Gemodelleerde jaarlijkse besparing | € 72.233 | € 83.283 | € 96.395 |
Het aangeleverde model wijst op een cumulatieve besparing van ongeveer EUR 251.910 over drie jaarlijkse factuurperioden, wat overeenkomt met ongeveer 77% van de kosten voor extra SharePoint-opslag.
Dit specifieke voorbeeld overtreft de besparing die in de kop van dit artikel wordt genoemd. Het omvat de getoonde kosten voor het SMART-platform en de Azure-opslag, die beide in de loop der tijd stijgen. De bedragen zijn afgerond. Neem implementatie, ophalen, transacties, gegevensoverdracht en eventuele resterende SharePoint-opslag mee bij het berekenen van de definitieve businesscase voor de klant.
Incrementele offload houdt de besparing in stand
Een eenmalige offload verkleint de bestaande SharePoint-voetafdruk. Terugkerende incrementele offload breidt het mechanisme uit naar bestanden en historische versies die nieuw in aanmerking komen, zodat duurdere opslag niet opnieuw oploopt.
Het doel is de kosten van groei te verlagen. Azure-opslag en offload-licenties nemen nog steeds toe met het gebruik, maar in aanmerking komende inhoud kan zich tegen lagere opslagkosten opbouwen.
Microsoft: Versieopslag plannen Microsoft: Versiegeschiedenis en bewaring
Hoe SMART Offload werkt
Section titled “Hoe SMART Offload werkt”Verplaats binaire inhoud en behoud het SharePoint-item
Wanneer een item in een documentbibliotheek wordt geoffload, wordt de binaire inhoud ervan overgezet naar Azure Blob Storage en in SharePoint vervangen door een kleine proxy met de blobverwijzing. Het item blijft zichtbaar met zijn metadata en versierecords; de geoffloade bestandsinhoud staat in Azure.
Ondersteunde bewerkingen voor hernoemen, kopiëren en verplaatsen binnen de tenant kunnen de offload-verwijzing behouden. De verwijzing is gekoppeld aan het item en is niet alleen afhankelijk van de map waarin het staat. Valideer het gedrag van tools of scripts van derden die worden gebruikt om geoffloade items te bewerken.
Houd de huidige versie actief
U kunt ervoor kiezen de huidige documentversie in SharePoint te behouden en alleen de binaire inhoud van historische versies te offloaden. Gebruikers kunnen blijven werken met het actieve bestand en nieuwe versies maken.
De huidige binary blijft beschikbaar voor normale SharePoint-indexering en voor toegang door Microsoft 365 Copilot waar dat in aanmerking komt, afhankelijk van machtigingen, licenties en serviceconfiguratie. Historische inhoud die alleen in Azure Blob Storage is opgeslagen, is niet automatisch beschikbaar via de inhoudsindexering van SharePoint.
Behoud zichtbaarheid met een kleinere opslagvoetafdruk
Bij offloaden worden grote binaire bestanden en binaries van historische versies vervangen door kleine proxy-inhoud. De resterende SharePoint-voetafdruk hangt af van de metadata, het aantal versies en of de huidige binary wordt behouden.
Wanneer alle binaire inhoud is geoffload, kunnen gebruikers het item en de metadata nog steeds zien, maar moet de oorspronkelijke documentinhoud worden hersteld voordat deze normaal kan worden bekeken of bewerkt.
Inhoud herstellen wanneer die nodig is
Section titled “Inhoud herstellen wanneer die nodig is”Een bestand, map of bibliotheek herstellen
Geef de SharePoint-URL op die de geoffloade inhoud identificeert en eventueel een SharePoint-doel-URL of een UNC-pad naar een bestandsshare.
Op de oorspronkelijke locatie herstellen: Laat het doel weg om de inhoud te herstellen naar de bestaande SharePoint-locatie.
Elders in SharePoint herstellen: Selecteer een andere site of een documentbibliotheek die door Teams wordt gebruikt, inclusief versiegeschiedenis waar dit wordt ondersteund.
Herstellen naar een bestandsshare: Geef een UNC-pad op om bestandsinhoud op te halen voor lokale toegang of verwerking.
De beschikbaarheid en duur van een herstel hangen af van de Azure-opslaglaag. Inhoud in de Archive-laag moet eerst worden gerehydrateerd voordat deze kan worden opgehaald.
Grote video-, CAD- en gespecialiseerde bestanden
Voor grote bestanden zoals 8K-video of CAD-inhoud kan herstellen naar een bestandsshare een praktische werklocatie bieden voor gespecialiseerde applicaties. SharePoint behoudt het zichtbare item en de metadata, terwijl Azure Blob Storage de geoffloade binary bevat.
Controleer de limieten voor bestandsgrootte en de applicatievereisten voor de gekozen workflow voor opname en herstel.
Mogelijkheden voor offload en herstel
Section titled “Mogelijkheden voor offload en herstel”De offload-scope selecteren en automatiseren
- Selecteer bibliotheken, mappen of afzonderlijke bestanden voor offload.
- Pas filters toe op bestandsgrootte, wijzigingsdatum en submapscope.
- Houd items zichtbaar met metadata en versierecords.
- Behoud de huidige binary en offload alleen historische versies.
- Voer een incrementele offload uit voor nieuw toegevoegde bestanden of nieuwe historische versies.
- Importeer meerdere jobdefinities voor offload en herstel uit ondersteunde gegevensbronnen.
Versies herstellen, verplaatsen en beheren
- Herstel afzonderlijke bestanden, mappen of volledige bibliotheken.
- Herstel naar de oorspronkelijke locatie of naar een ander ondersteund doel.
- Herstel versiegeschiedenis naar ondersteunde SharePoint-doelen.
- Ondersteuning voor kopieer- en verplaatsbewerkingen die geldige offload-verwijzingen behouden.
- Configureer het inkorten van versies om historische versies te verwijderen of het opgegeven aantal meest recente versies te behouden.
Bij het inkorten van versies wordt inhoud verwijderd in plaats van geoffload. Pas dit alleen toe waar de overeengekomen bewaarvereisten verwijdering toestaan.
Offloaden tijdens de migratie
Section titled “Offloaden tijdens de migratie”Neem kostenverlaging op in het migratieontwerp
SMART Migration kan documenten offloaden als onderdeel van het migratieproces. Dit ondersteunt grote hoeveelheden inhoud en vermindert tegelijk de binaire opslag die in SharePoint moet blijven.
Gebruikers kunnen via het door de organisatie ingerichte aanvraag- en herstelproces verzoeken om geselecteerde documenten of mappen te herstellen naar een actieve Teams-documentbibliotheek of SharePoint-site.
Microsoft 365 Archive
Section titled “Microsoft 365 Archive”Beoordeel de beschikbare opslagbenaderingen
Neem Microsoft 365 Archive mee in uw beoordeling van de opslagopties. Vergelijk de beschikbaarheid van inhoud, het herstelgedrag, de metadatavereisten en de kosten met de beoogde configuratie van SMART Offload.
Microsoft 365 Archive: wat het is
Belangrijke beperkingen
Section titled “Belangrijke beperkingen”Vertrouwelijkheidslabels, bewaarlabels en Purview-versleuteling
De hier beschreven SMART Offload-workflow ondersteunt het behoud van vertrouwelijkheidslabels of bewaarlabels tijdens offload niet. Als u deze bestanden toch door het proces haalt, kunnen de labels verloren gaan. Bestanden die met Microsoft Purview zijn versleuteld, vallen ook buiten de ondersteunde scope van deze workflow.
Sluit de betreffende inhoud uit van offload en bepaal vóór de uitvoering hoe deze moet worden behandeld. Dit zijn beperkingen van de beschreven SMART Offload-workflow, geen algemene uitspraak over Azure Blob Storage.
Verlaag de huidige opslagkosten en de kosten van toekomstige groei. Houd documenten zichtbaar in SharePoint en herstel inhoud wanneer uw organisatie die nodig heeft.
Zie ook