Metadata, MetaVox en SharePoint-weergaven

Wat MetaVox is

MetaVox is een afzonderlijke Nextcloud-app, ontwikkeld aan de Universiteit van Amsterdam en uitgegeven door VoxCloud, die Team Folders dezelfde soort metadatakolommen geeft als een SharePoint-bibliotheek. Nextcloud houdt zelf geen kolommen bij voor een bestand; MetaVox wel. De app maakt geen deel uit van SMART Migration en is niet vereist: zonder MetaVox worden bestanden en mappen precies zoals het hoort gemigreerd, alleen zonder hun SharePoint-metadata.

Installeer de app via de eigen Apps-pagina van Nextcloud; het tabblad Instellingen van de app toont of MetaVox is geïnstalleerd en ingeschakeld, en bevat een link naar die pagina. Bij een Nextcloud die door een provider wordt gehost, bepaalt de provider welke apps beschikbaar zijn — vraag de provider om MetaVox als de app niet wordt aangeboden.
Licentie: MetaVox is open source onder AGPL-3.0 en gratis te gebruiken, met alle functies inbegrepen en zonder limiet op de hoeveelheid metadata die een migratie aanmaakt. De gratis versie is beperkt tot een bepaald aantal Team Folders waaraan de app wordt toegewezen; wordt dat aantal overschreden, dan wordt niets geblokkeerd, maar toont MetaVox in de eigen instellingen een melding totdat de instantie onder een commerciële licentie valt.
De app vereist de app Teammappen, die een migratie naar een Team Folder sowieso nodig heeft.

Wanneer een taak metadata toewijst

De metadata-instellingen verschijnen bij een taak als aan alle vier de voorwaarden is voldaan: de taak is een Migratie of Testmigratie, de bron is een SharePoint-bibliotheek of een OneDrive, de bestemming is een Nextcloud Team Folder en MetaVox is geïnstalleerd. Een bestandsshare heeft geen SharePoint-kolommen, en de persoonlijke bestanden van een gebruiker bevatten geen MetaVox-kolommen.

Hoe de kolommen in MetaVox terechtkomen

Bij het opslaan van de taak gebeurt er niets in MetaVox: het werk wordt door SMART Migration uitgevoerd terwijl de taak draait, bibliotheek voor bibliotheek, in deze volgorde.

De kolommen van de bibliotheek lezen
SMART Migration leest de kolommen van de SharePoint-bibliotheek en hun typen — tekst, keuze, datum, getal enzovoort — en de weergaven van de bibliotheek.
De ontbrekende kolommen aanmaken
Met Alles toewijzen en ontbrekende kolommen automatisch aanmaken wordt elke kolom die de doel-Team Folder nog niet in MetaVox heeft daar aangemaakt, met hetzelfde type, samen met de SharePoint-systeemkolommen die in het dialoogvenster zijn aangevinkt. De andere keuzes maken niets aan.
Ze invullen voor elk bestand en elke map
Terwijl elk bestand en elke map wordt weggeschreven, worden de bijbehorende waarden in de MetaVox-kolommen geschreven. Een bestand waarvan de waarden niet kunnen worden opgeslagen, levert een metadatawaarschuwing op — zie het kader aan het einde.
De weergaven opnieuw aanmaken
Als SharePoint-weergaven migreren is ingeschakeld, wordt elke weergave van de bibliotheek in MetaVox aangemaakt met de bijbehorende kolommen en de standaardsorteervolgorde.

De kolommen horen bij de Team Folder, niet bij de taak: een tweede taak naar dezelfde Team Folder vindt ze daar terug, en Alles toewijzen, maar alleen aan bestaande kolommen vult ze zonder nieuwe aan te maken.

SharePoint-metadata naar MetaVox-kolommen

De stap Metadata van het taakdialoogvenster bepaalt welke SharePoint-kolommen met de bestanden meegaan:

Keuze	Wat deze doet
Alles toewijzen en ontbrekende kolommen automatisch aanmaken	Elke kolom van de bibliotheek wordt toegewezen, en een kolom die MetaVox nog niet heeft, wordt op de doel-Team Folder aangemaakt met hetzelfde type — tekst, keuze, datum, getal enzovoort. De standaardinstelling.
Alles toewijzen, maar alleen aan bestaande kolommen	Elke kolom wordt toegewezen aan de MetaVox-kolommen die de Team Folder al heeft. Er wordt niets nieuws aangemaakt.
Kolommen niet toewijzen	Er wordt geen metadata meegenomen.

Met Alles toewijzen en ontbrekende kolommen automatisch aanmaken kunnen ook deze SharePoint-systeemkolommen worden aangemaakt en toegewezen:

Kolom	Standaard ingeschakeld
`[SP Created By]` en `[SP Created]`	Ja
`[SP Modified By]` en `[SP Modified]`	Ja
`[SP Content-Type]`	Ja
`[SP Retention Label]`	Nee
`[SP Sensitivity Label]`	Nee

SharePoint-weergaven migreren

SharePoint-weergaven migreren maakt elke weergave van de bibliotheek opnieuw aan in MetaVox, met de bijbehorende kolommen en de standaardsorteervolgorde. Groeperen, filteren, totalen, itemlimieten en voorwaardelijke opmaak hebben geen equivalent in MetaVox en vervallen.

Afzonderlijke kolommen toewijzen: Metadatatoewijzing

Metadata Mapping, in de stap Metadata onder Geavanceerde instellingen (Standaardwaarden metadata bij een importtaak), vult MetaVox-kolommen één voor één. Schrijf één toewijzing per regel, beide kolommen tussen vierkante haken:

[DestinationColumn]=[SourceColumn] kopieert de waarde van een bronkolom, bijvoorbeeld [Client]=[Customer].
[DestinationColumn]=value slaat dezelfde constante waarde op bij elk bestand, bijvoorbeeld [Archive]=Yes.

Een doelkolom die nog niet in MetaVox bestaat, wordt aangemaakt wanneer de taak draait, met het type van de bronkolom waaraan deze is toegewezen.

Bestanden met metadatawaarschuwingen migreren

In de stap Bron, onder Geavanceerde instellingen. Staat deze optie uit — de standaardinstelling — dan wordt een bestand waarvan de metadata niet zuiver kan worden meegenomen, omdat de bestemming zo'n kolom niet heeft of de waarde niet accepteert, als waarschuwing gemeld en niet weggeschreven, zodat er niets aankomt dat zich voordoet als een volledige kopie van iets wat het niet is. Staat de optie aan, dan wordt het bestand toch gemigreerd, zonder die metadata.

Bestanden die op deze manier worden overgeslagen, staan op het tabblad Bestandsproblemen, zie Bestandsproblemen

Zie ook