- Wat Power BI is
- Power BI Desktop en de Power BI-service
- Waar de gegevens van het rapport vandaan komen
- De termen die u tegenkomt
- Zes klikken waarmee het rapport werkt
- Een volle pagina, één visual tegelijk
Wat Power BI is
Section titled “Wat Power BI is”Power BI leest gegevens uit een database, bewaart er een kopie van en toont die als een pagina met visuals (grafieken, tabellen, cijfers en filtervakken) die allemaal op elkaar reageren: kiest u iets in de ene visual, dan toont elke andere visual op de pagina alleen wat daarbij past.
Voor een migratie betekent dit dat vragen als _hoeveel bestanden zijn ouder dan vijf jaar_, _welke bibliotheken bevatten de meeste versiegeschiedenis_ of _welke bestanden moeten nog worden gemigreerd_ met een paar klikken worden beantwoord, niet met een query of een spreadsheet.
In het kort
SMART BI.pbix is een bestand. Open het in het gratis Power BI Desktop, klik op wat u interesseert, en de hele pagina volgt. Niets waarop u klikt, wijzigt de gegevens of de migratie.
Power BI Desktop en de Power BI-service
Section titled “Power BI Desktop en de Power BI-service”Power BI bestaat in twee vormen, en het rapport werkt in beide. De eerste is gratis voor iedereen en alles wat de meeste projecten nodig hebben; de tweede is optioneel en het enige onderdeel van Power BI waarvoor licentiekosten gelden.
Power BI Desktop: gratis voor iedereen
Een programma voor Windows, gratis van Microsoft: geen licentie, geen abonnement en geen Microsoft-account nodig om een rapport te openen en te vernieuwen. Het opent .pbix-bestanden zoals Word .docx-bestanden opent. Hiervoor is het rapport van SMART Migration gemaakt, en dit is alles wat de meeste projecten nodig hebben.
De Power BI-service: optioneel, met licentiekosten
Het onlineportaal van Microsoft, app.powerbi.com, voor het publiceren van rapporten binnen een organisatie. SMART Migration heeft het nergens voor nodig. Een .pbix-bestand wordt er vanuit Power BI Desktop naartoe gepubliceerd; daarna wordt het rapport in de browser gelezen en kan het volgens een schema worden vernieuwd. Voor publiceren en delen zijn betaalde Power BI-licenties nodig, en voor een database binnen uw netwerk is voor de geplande vernieuwing de on-premises data gateway van Microsoft nodig.
| Power BI Desktop | Power BI-service | |
|---|---|---|
| Kosten | Gratis, voor iedereen | Licentiekosten, per gebruiker of per capaciteit |
| Nodig | Ja, om het rapport te openen | Nee, optioneel |
| Draait op | Windows | Elke browser |
| Opent het rapport | Als een bestand dat u downloadt | Zodra iemand het in een werkruimte heeft gepubliceerd |
| Vernieuwen | Handmatig, met Vernieuwen | Handmatig of volgens een schema |
| Het rapport wijzigen | Alles | Het meeste, in de browser |
| Gedeeld als | Een bestand (per mail, in een teammap, in een archief) dat iedereen gratis opent | Een koppeling naar de werkruimte, voor gebruikers met een licentie |
Gratis voor iedereen
Power BI Desktop is gratis, voor iedereen. Iedereen kan het bij Microsoft downloaden en SMART BI.pbix kosteloos openen: het projectteam, managers, auditors, de eigenaren van elke bibliotheek, een partner of een klant. Het rapport kan dus als bestand worden gedeeld, per mail of in een teammap, en worden geopend door wie het ontvangt, zonder dat er een licentie hoeft te worden aangeschaft.
Alleen voor de Power BI-service, het portaal van Microsoft voor het publiceren van rapporten binnen een organisatie, gelden licentiekosten. Daar publiceren is optioneel.
- Op een Mac bestaat geen Power BI Desktop: gebruik een Windows-computer of virtuele machine, of de Power BI-service.
- De app speelt geen rol in de service. De app noch Nextcloud communiceert met Power BI; het publiceren van het rapport is uw eigen stap, buiten de app, onder uw eigen Microsoft-licenties.
- De licenties van Microsoft en hun prijzen veranderen; de prijzenpagina van Power BI bij Microsoft vermeldt de actuele.
Meer lezen: SMART BI.pbix vernieuwen, uploaden en delen · Een bestandslijst uit Power BI exporteren
Waar de gegevens van het rapport vandaan komen
Section titled “Waar de gegevens van het rapport vandaan komen”Het rapport leest zelf nooit SharePoint, OneDrive, bestandsshares of Nextcloud. De gegevens komen er in drie stappen in, en het tabblad Aan de slag geeft hetzelfde beeld.
SMART Migration schrijft elk bestand naar de rapportagedatabase
Elke Discovery- en Migratie-run legt elk bestand dat hij heeft verwerkt vast in de PostgreSQL-rapportagedatabase: waar het staat, de grootte, versies, datums, labels, metadata en wat ermee is gebeurd.
Bij een vernieuwing worden die gegevens naar het bestand gekopieerd
Iemand die de database kan bereiken, opent
SMART BI.pbixin Power BI Desktop en klikt op Vernieuwen. De gegevens worden naar het bestand gekopieerd.Vanaf dan bevat het bestand zijn eigen gegevens
Iedereen kan het opgeslagen bestand openen: geen database, geen inloggegevens, geen netwerkpad en geen SMART Migration nodig. Elke visual gebruikt de kopie in het bestand.
Het rapport toont de migratie dus zoals die was bij de laatste vernieuwing: vernieuw het opnieuw om recentere runs te zien.
De kopie wordt in het geheugen van de computer bewaard zolang het rapport open is, en een vernieuwing vraagt tot twee keer zoveel. Voor een migratie van tientallen miljoenen bestanden is daarvoor een goed uitgeruste computer nodig: 64–96 GB geheugen is niet ongebruikelijk. Zie De servers dimensioneren voor een grote migratie. Het vak Power BI op het Dashboard, naast Voortgang, biedt elke kopie aan die naar de teammap is geüpload, de nieuwste eerst.
Meer lezen: Business intelligence met Power BI · SMART BI.pbix vernieuwen, uploaden en delen
De termen die u tegenkomt
Section titled “De termen die u tegenkomt”| Term | Wat het in het rapport betekent |
|---|---|
| Rapport | Het hele .pbix-bestand: een of meer pagina's. |
| Pagina | Eén scherm van het rapport, te kiezen via de tabbladen langs de onderrand. |
| Visual | Elk afzonderlijk vak op een pagina: een grafiek, een tabel, een cijfer of een filter. |
| Slicer | Een visual die filtert: een lijst om aan te vinken, een vervolgkeuzelijst, een zoekvak of een bereik met twee schuifjes. |
| Kaart | Een visual die één cijfer toont, zoals File count of Total volume. |
| Meting | Een berekening, zoals het totale volume van de gekozen bestanden; deze volgt elk filter. |
| Vernieuwen | De nieuwste gegevens uit de rapportagedatabase naar het bestand kopiëren. |
Zes klikken waarmee het rapport werkt
Section titled “Zes klikken waarmee het rapport werkt”Deze werken op elke pagina van het rapport, zowel in Power BI Desktop als in de service.
Kies een waarde in een slicer
Vink een waarde aan (een jobgroep, een bestandstype, een bewaarlabel) en elke visual op de pagina toont alleen de bestanden die daarbij passen. Houd Ctrl ingedrukt om er meerdere aan te vinken. Typ in het vak Zoeken van een slicer om een waarde in een lange lijst te vinden.
Klik op een deel van een grafiek
Klik op een segment van een ringdiagram of op een staaf, en de andere visuals filteren erop of markeren hun aandeel erin. Met Ctrl+klik kiest u meerdere delen; klik opnieuw op hetzelfde deel om het los te laten.
Wijs iets aan om het te lezen
Houd de aanwijzer boven een staaf, een segment of een cel, en een knopinfo toont de exacte cijfers.
Wis een filter
Wijs een slicer aan en klik op het gumpictogram om te wissen wat erin is gekozen. De knop Clear all filters van het rapport wist alle slicers op de pagina tegelijk.
Gebruik een knop: Ctrl+klik in Power BI Desktop
In Power BI Desktop gebruikt u een knop op de pagina, zoals Clear all filters, met Ctrl+klik, zoals de knoppen van het rapport aangeven; een gewone klik selecteert de knop alleen om hem te bewerken. In de Power BI-service volstaat een gewone klik.
Open het menu van een visual
Wijs een visual aan en klik op Meer opties (…) in de rechterbovenhoek: Weergeven als tabel toont de cijfers achter een grafiek, Sorteren zet ze op volgorde en Gegevens exporteren slaat op wat de visual toont.
Niets waarop u klikt, kan iets kapotmaken
Slicers, klikken en de focusmodus veranderen alleen wat u ziet. Ze veranderen niet de gegevens, niet de migratie en niet het bestand, tenzij u het opslaat, en zelfs dan alleen met welke filters het wordt geopend.
Een volle pagina, één visual tegelijk
Section titled “Een volle pagina, één visual tegelijk”De pagina's van het rapport bevatten veel visuals tegelijk, zodat elk filter binnen bereik is. Om er één op uw gemak te lezen, opent u die op volledig scherm: wijs de visual aan en klik op het pictogram Focusmodus in de rechterbovenhoek. De visual vult het venster, nog steeds gefilterd op alles wat op de pagina is gekozen; met Terug naar rapport, in de linkerbovenhoek, keert u terug naar de pagina.
De focusmodus is standaard in Power BI en werkt bij elke visual. Sommige visuals van het rapport vermelden dit in hun titel, zoals Decomposition tree -> Focus mode en Tree map -> Focus mode, omdat ze op volledig scherm veel gemakkelijker te verkennen zijn.
Meer lezen: Een rondleiding door het SMART BI-rapport · Volg elk bestand van discovery tot migratie
Zie ook