Het projectteam samenstellen

De mensen in een migratie

Een migratieproject kent in Nextcloud doorgaans drie soorten accounts, en elk daarvan heeft iets anders nodig.

Nextcloud-beheerders

De eigen beheerders van de klant. Zij kunnen de app altijd gebruiken, en de app plaatst hen zelf in SMART Migration Reports wanneer zij de app voor het eerst openen.

Het projectteam

Consultants, mensen van de partner en medewerkers van de klant die geen beheerder zijn. Zij gebruiken de app via een groep die op het tabblad Instellingen is gekozen, en zien de rapporten pas wanneer zij ook in SMART Migration Reports zitten.

Het serveraccount

Eén apart Nextcloud-beheerdersaccount waarmee de SMART Migration-server zich aanmeldt, met een app-wachtwoord. De app heeft geen eigen account dat zij hiervoor kan uitlenen, dus heeft dit account beheerdersrechten nodig. Het is geen persoon en zit nooit in de projectgroep.

De groepen die een project nodig heeft

Twee Nextcloud-groepen dragen het hele team; een derde is optioneel.

Groep	Wie erin zit	Wat het geeft
admin	De Nextcloud-beheerders van de klant	De hele app, en alleen zij kiezen de projectgroepen en zetten AI Help aan of uit
Een projectgroep, zoals Migration project	Elk lid van het projectteam dat geen beheerder is	De hele app — jobs, runs, bestandsproblemen, het Dashboard, Power BI en de instellingen van het project
SMART Migration Reports	Door de app aangemaakt bij de eerste claim van een job. Beheerders en het serveraccount worden door de app toegevoegd; alle anderen handmatig	De Team Folder met dezelfde naam in Nextcloud Files: de rapporten en logs van elke run, en SMART BI.pbix
Een meldingsgroep (optioneel)	Iedereen die over runs moet worden geïnformeerd	Een keuze voor Notify to bij elke job, zodat een melding de hele groep bereikt

Alles of niets

Een lid van de projectgroep krijgt de hele app, zonder eigen rollen. Plaats er alleen de mensen in die de migratie mogen wijzigen.

Het team samenstellen

Een beheerder doet dit eenmalig, aan het begin van het project, in de eigen instellingen Accounts van Nextcloud en op het tabblad Instellingen van de app.

1. Geef iedere persoon een eigen Nextcloud-account

   De medewerkers van de klant en elke consultant melden zich aan als zichzelf — nooit met een gedeelde login en nooit met het account van de server. Vastgezette items, filters en de sorteervolgorde zijn per persoon.

2. Maak de projectgroep aan

   Maak in Accounts een groep aan, zoals Migration project, en voeg iedereen in het team toe die geen beheerder is.

3. Kies de groep op het tabblad Instellingen

   Kies onder Wie de app kan gebruiken de groep bij Groepen die de app mogen gebruiken en klik op Opslaan. De leden vinden SMART Migration in het app-menu vanaf hun volgende pagina.

4. Voeg hen toe aan SMART Migration Reports

   Voeg dezelfde mensen in Accounts toe aan de groep SMART Migration Reports. De groep verschijnt zodra de SMART Migration-server zijn eerste job heeft geclaimd; tot die tijd zijn er geen rapporten te zien.

5. Richt het serveraccount in

   Maak één apart beheerdersaccount aan voor de SMART Migration-server en een app-wachtwoord daarvoor. De app voegt het toe aan SMART Migration Reports wanneer de server zijn eerste job claimt.

Hoe u het serveraccount en het app-wachtwoord inricht: Beveiliging, privacy en gegevenseigendom

Wanneer iemand toetreedt of vertrekt

Iemand die later toetreedt, heeft dezelfde twee groepen nodig; iemand die vertrekt, wordt uit beide verwijderd.

Wanneer	Wat te doen in Accounts
Een beheerder treedt toe	Verder niets. Hij opent de app en wordt toegevoegd aan SMART Migration Reports.
Een consultant of medewerker treedt toe	Voeg hem toe aan de projectgroep en aan SMART Migration Reports.
Iemand verlaat het project	Haal hem uit de projectgroep, waardoor de app voor hem wordt afgesloten, en uit SMART Migration Reports, waardoor de rapporten uit zijn Bestanden verdwijnen.
Het project eindigt	Verwijder de projectgroep onder Wie de app kan gebruiken, en verwijder iedereen uit SMART Migration Reports behalve de beheerders en het serveraccount.

Een verwijderde beheerder wordt opnieuw toegevoegd

De app plaatst elke beheerder terug in SMART Migration Reports wanneer hij de app de volgende keer opent. Wilt u een beheerder buiten de rapporten houden, ontneem hem dan zijn beheerdersrechten.

Meer lezen: Samenwerken: wat gedeeld wordt en wat van u is · Rapporten en runmappen in Nextcloud Files · Instellingen · Meldingen wanneer een job wordt uitgevoerd