Waarom metadata met MetaVox naar Nextcloud meenemen

Wat metadata u oplevert

De naam en map van een bestand zeggen weinig over wat het is. De kolommen eromheen zeggen de rest, en door ze mee te nemen blijft die kennis behouden.

Vind bestanden op basis van hun inhoud

Nextcloud indexeert de MetaVox-kolommen, zodat een zoekopdracht een bestand vindt op basis van zijn waarden (een klant, een zaaknummer, een documenttype), waar het zich ook in de teammap bevindt.

Behoud de bibliotheek die mensen kennen

Dezelfde kolommen, ingevuld, en de weergaven van de bibliotheek opnieuw aangemaakt met hun kolommen en sorteervolgorde. Mensen vinden de dag na de migratie hun weg zonder een nieuwe structuur te hoeven leren.

Classificeer in plaats van mappen te nesten

Een kolom sorteert en filtert bestanden over de hele teammap, zodat een bibliotheek geen diepe mappenstructuren nodig heeft om overzichtelijk te blijven: één map, veel weergaven.

Bewaar het bewijs

[SP Created By], [SP Modified By], [SP Content-Type] en, als u dat wilt, de bewaar- en vertrouwelijkheidslabels worden als kolommen bewaard: wie een bestand heeft gemaakt, wanneer, en hoe het was geclassificeerd, blijft jaren later leesbaar.

Gevonden door de zoekfunctie van Nextcloud

De MetaVox-kolommen worden door Nextcloud geïndexeerd, zodat de zoekfunctie ze leest naast bestandsnamen en inhoud. Typ de naam van een klant of een zaaknummer in het zoekveld bovenaan in Nextcloud en de bestanden met die waarde worden gevonden, in elke map van de teammap. Dat is vaak de grootste winst van een migratie met metadata: bestanden werden in SharePoint per kolom geordend, en ze kunnen in Nextcloud per kolom worden gevonden.

Zonder MetaVox

MetaVox is niet verplicht: bestanden en mappen worden zonder MetaVox precies zo gemigreerd als het hoort, alleen zonder hun SharePoint-kolommen en -weergaven. De metadata blijft dan achter in de bron, en niets in Nextcloud kan erop zoeken, sorteren of filteren.

Installeer MetaVox voordat de migratie wordt uitgevoerd

De kolommen worden aangemaakt en ingevuld terwijl een job wordt uitgevoerd. Installeer MetaVox eerst, zodat de metadata de eerste keer met de bestanden meekomt. Het tabblad Instellingen laat zien of MetaVox is geïnstalleerd en ingeschakeld.

Op de roadmap van MetaVox

De makers van MetaVox zijn van plan de metadata verder te ontwikkelen. Dit zijn plannen, geen functies van vandaag; de eigen releasenotes van MetaVox vermelden wanneer ze beschikbaar komen.

Gepland voor MetaVox

• Metadata ingebed in de bestanden zelf, zodat deze met een bestand meegaat wanneer het buiten Nextcloud wordt gedownload, gekopieerd of gedeeld.
• Metadata in Euro-Office, zodat de waarden kunnen worden gelezen en gebruikt vanuit een document dat in Euro-Office is geopend.

Aan de slag

1. MetaVox installeren

   Via de eigen pagina Apps van Nextcloud. Het tabblad Instellingen van de app laat zien of MetaVox is geïnstalleerd en ingeschakeld, en bevat een link daarnaartoe.

2. Migreer naar een teammap

   MetaVox slaat zijn kolommen op bij teammappen, dus de bestemming van de job is een teammap en de bron een SharePoint-bibliotheek of een OneDrive.

3. Wijs alles toe en maak de ontbrekende kolommen aan

   In de stap Metadata van de job neemt Alles toewijzen en ontbrekende kolommen automatisch aanmaken elke kolom mee; dit is de standaardinstelling.

4. Controleer het op één bibliotheek

   Voer eerst een Migratie van één kleine bibliotheek uit en bekijk de kolommen, de weergaven en een zoekopdracht naar een waarde in Nextcloud.

Meer lezen: Metadata, MetaVox en SharePoint-weergaven · Bestemmingen · Instellingen