SMART Migration – concept, use cases en kernelementen
Section titled “SMART Migration – concept, use cases en kernelementen”SMART Migration is het platform van MigrateDMS voor bestandsanalyse, reorganisatie, migratie en offload. Het ondersteunt projecten binnen Microsoft-omgevingen en migratie van Microsoft 365, SharePoint Server en bestandsshares naar Nextcloud Files.
Het platform combineert Business Intelligence, selectieve migratie, metadataverwerking, jobbeheer en projectdocumentatie. Het ondersteunt zelfstandige discoveryprojecten, grootschalige migraties, consolidatie, terugkerend kopiëren van bestanden en het verminderen van het SharePoint-opslagverbruik.
Het concept
Section titled “Het concept”Begrijp uw content, bepaal wat ermee moet gebeuren en documenteer de resultaten.
SMART Migration begint met inzicht in de bestaande content. Organisaties kunnen hun bestandslandschap analyseren, relevante bestanden selecteren en de doelstructuur bepalen voordat de migratie wordt uitgevoerd.
Het platform ondersteunt vier samenhangende fasen:
| Fase | Functie |
|---|---|
| Discovery | Breng bestanden, datavolumes, locaties, ouderdom, metadata en versies in kaart. Leg een feitelijke basis voor het project. |
| Selectie & planning | Bepaal welke bestanden moeten worden gemigreerd, behouden, gereorganiseerd of ge-offload. Definieer doellocaties en metadatatoewijzing. |
| Migratie & uitvoering | Voer geselecteerde migratie- of offloadjobs uit, met planning, terugkerende runs en voortgangsbewaking. |
| Documentatie | Documenteer de verwerking van bestanden, bestemmingen, resultaten en fouten. Gebruik rapportages voor validatie, probleemoplossing en projectafronding. |
Deze fasen kunnen samen of naargelang de projectvereisten worden gebruikt. Een discoveryproject kan bijvoorbeeld de basis voor besluitvorming leveren voor een daaropvolgend migratie- of opslagoptimalisatieproject.
Microsoft-use-cases
Section titled “Microsoft-use-cases”Analyseer, migreer, reorganiseer en optimaliseer uw Microsoft-bestandsomgeving
SMART Migration ondersteunt Microsoft 365-discovery, migratie naar en tussen SharePoint-omgevingen, reorganisatie van content en offload naar externe opslag.
| Use case | Hoe SMART Migration wordt ingezet |
|---|---|
| Microsoft 365-discovery en bestandsanalyse | Analyseer content in SharePoint Online, Teams-bestandslocaties en OneDrive. Beoordeel datavolumes, ouderdom van bestanden, versies, metadata en structuur ter ondersteuning van beslissingen over governance, opschoning en migratie. |
| Migratie van bestandsshares naar SharePoint | Verplaats bestanden naar SharePoint Server of SharePoint Online en verdeel ze over de relevante sites en bibliotheken. Projecten kunnen verrijking met metadata uit een database omvatten. |
| Migratie van legacy-DMS en zaaksystemen | Verplaats documenten en bijbehorende metadata uit bestaande document- en zaakbeheersystemen naar SharePoint. Bronstructuren en datarelaties worden via projectspecifieke configuratie verwerkt. |
| SharePoint-naar-SharePoint-migratie | Migreer tussen SharePoint-omgevingen, waaronder SharePoint Server en SharePoint Online, met toewijzing van content, metadata en doelstructuren. |
| Reorganisatie en consolidatie | Gebruik BI om een nieuwe bestandsstructuur te plannen en voer selectieve verplaatsingen uit tussen relevante SharePoint- en Teams-bestandslocaties. |
| Fusies, overnames en afsplitsingen | Identificeer en selecteer content die bij specifieke entiteiten, gebruikers of bedrijfsonderdelen hoort en migreer deze vervolgens naar de overeengekomen doelstructuur. |
| Offload naar blobopslag | Verplaats geselecteerde bestandscontent van SharePoint Server of SharePoint Online naar Azure Blob Storage of AWS-opslag om het SharePoint-opslagverbruik te verminderen. |
| Terugkerende offload en herstel | Configureer terugkerende offloadjobs en herstel ge-offloade content wanneer dat nodig is. Offload van versies kan deel uitmaken van de gekozen configuratie. |
| Complexe bestands- en metadataprojecten | Combineer bestanden met metadata uit bronnen zoals SQL-databases, of verwerk gespecialiseerde bronformaten en versleutelde content via een projectspecifieke oplossing. |
Nextcloud-use-cases
Section titled “Nextcloud-use-cases”Verplaats bestandscontent naar Nextcloud en ondersteun een geleidelijke overgang
SMART Migration ondersteunt selectieve migratie naar Nextcloud Files, initiatieven voor digitale soevereiniteit en parallelle bestandsomgevingen die via terugkerende, incrementele runs worden bijgehouden.
| Use case | Hoe SMART Migration wordt ingezet |
|---|---|
| Microsoft 365 naar Nextcloud Files | Migreer bestanden van SharePoint Online, Teams-bestandslocaties en OneDrive naar Nextcloud Files. |
| SharePoint Server naar Nextcloud Files | Verplaats bestandscontent uit een bestaande SharePoint-omgeving naar Nextcloud met de overeengekomen doelstructuur en metadataverwerking. |
| Bestandsshares naar Nextcloud Files | Migreer bestanden van gedeelde schijven naar Nextcloud en gebruik inzichten uit de discovery om content te selecteren en de bestemming in te richten. |
| Selectieve of gefaseerde migratie | Migreer geselecteerde gebieden en bestanden in plaats van de volledige bronomgeving in één keer. Dit ondersteunt pilotprojecten en een geleidelijke overgang. |
| Digitale soevereiniteit | Ondersteun de overgang van bestandscontent van Microsoft naar een Nextcloud-omgeving waarvoor de organisatie zelf de hosting, de beherende partner en de datalocatie kiest. |
| Parallelle Nextcloud-omgeving | Richt een parallelle kopie van geselecteerde bestandscontent in en houd deze actueel via terugkerende, incrementele runs vanuit de Microsoft-bron. |
| Operationele weerbaarheid en continuïteitsplanning | Gebruik de parallelle omgeving als onderdeel van de continuïteits- en noodplanning van de organisatie, inclusief DORA-gerelateerde initiatieven. |
| Uitgebreide migratie met bestandsverwijzingen | Na de migratie kunnen originele SharePoint-bestanden worden vervangen door kleine URL-links naar hun gemigreerde kopieën in Nextcloud. Gebruikers kunnen content dan nog steeds via de bestaande SharePoint-bibliotheek vinden, terwijl de opslagruimte daarvan afneemt. Controleer de gemigreerde content en de toegang tot de bestemming vóór de conversie. Het volgen van een link verleent geen toegang; gebruikers moeten over de juiste toegangsrechten in Nextcloud beschikken. |
| Nextcloud naar SharePoint | Migreer bestandscontent van Nextcloud naar SharePoint wanneer de eisen aan de bestemming veranderen. |
| Migratie in eigen beheer of met ondersteuning van een partner | Beheer de migratie via de native Nextcloud App, met interne medewerkers of een SMART Migration-partner voor planning, configuratie en uitvoering. |
De parallelle omgeving wordt bijgehouden door kopiëren en incrementele runs van de bron naar Nextcloud. Deze moet worden omschreven als een parallelle bestandsomgeving en niet als automatische failover of bidirectionele synchronisatie.
Kernelementen van het platform
Section titled “Kernelementen van het platform”1. Business Intelligence en diepgaande bestandsanalyse
Power BI biedt een interactief overzicht van het bestandslandschap en de projectvoortgang. Analyses kunnen grote bestanden, uitgebreide versiegeschiedenissen, oudere content en relevante metadata aan het licht brengen, zodat organisaties de reikwijdte van de migratie kunnen bepalen.
2. Selectieve migratie
Met SMART Migration kunnen organisaties content en doellocaties selecteren naargelang de projectvereisten. Analyse, selectie en uitvoering zijn met elkaar verbonden, zodat beslissingen kunnen worden genomen voordat bestanden worden verplaatst.
3. Metadatatoewijzing en versieverwerking
Het platform ondersteunt de migratie en toewijzing van metadata, samen met de verwerking van versiegeschiedenis. Bij migratie naar Nextcloud kunnen SharePoint-kolommen en metadata worden overgezet met Nextcloud-tags of MetaVox, afhankelijk van de configuratie van de bestemming. Wat daadwerkelijk wordt overgezet, hangt af van de bron, de bestemming en de configuratie.
4. Geplande en terugkerende jobs
Migratiejobs kunnen worden gepland en herhaald. Incrementele runs ondersteunen gefaseerde projecten en het bijwerken van een parallelle doelomgeving.
5. Traceerbaarheid en validatie van resultaten
Rapportages koppelen bronbestanden aan hun verwerking, bestemming en run-resultaten. Zo kunnen teams fouten onderzoeken, de oplevering valideren en projectresultaten documenteren.
6. Documentatie na afronding van het project
Projectgegevens kunnen worden opgeleverd in een Power BI-rapport in .pbix-formaat dat na afronding van het project onafhankelijk van SMART Migration bruikbaar blijft. Het rapport ondersteunt auditactiviteiten, projectafronding en het opzoeken van de bestemming van bestanden.
7. Parallelle werkstromen en schaalbare uitvoering
Het platform ondersteunt parallelle werkstromen en een architectuur met meerdere servers. Zo kunnen teams taken verdelen en de verwerkingscapaciteit afstemmen op de omvang van het project.
8. Beheerinterface en afzonderlijke migratieserver
SMART Migration Server is de Windows-applicatie die het werk uitvoert. Deze leest broncontent, voert jobs uit en genereert rapportagegegevens. SMART Migration IDE biedt configuratie- en beheertools voor het platform. De Nextcloud App biedt de projectbeheerinterface voor de Nextcloud App-workflow.
Voor de Nextcloud App-workflow zijn zowel de native Nextcloud App als SMART Migration Server vereist. De server moet zijn geïnstalleerd en met de App zijn verbonden om migraties uit te voeren.
9. Implementatie in een beheerste omgeving
SMART Migration Server kan draaien op een fysieke Windows-server of een virtuele machine binnen de omgeving van de organisatie of van de partner. De beveiliging hangt af van de totale configuratie, waaronder toegangscontroles, verbindingen en de doelomgeving.
10. Ondersteuning door partners en AI-ondersteunde begeleiding
De Nextcloud App biedt toegang tot documentatie, AI-ondersteunde begeleiding en informatie over gekwalificeerde partners. Partners kunnen ondersteunen bij discovery, planning, licenties, migratie en documentatie.
Hoe de platformcomponenten samenwerken
Section titled “Hoe de platformcomponenten samenwerken”Beheerinterface
SMART Migration IDE biedt tools voor de configuratie en het beheer van het platform. Voor de Nextcloud App-workflow zijn zowel de native Nextcloud App als SMART Migration Server vereist. Gebruikers beheren jobs, planningen, status, Run-geschiedenis en Bestandsproblemen via de App. De App leest zelf geen Microsoft-bronnen en voert zelf geen migraties uit.
SMART Migration Server
De Windows-applicatie voert de verwerking uit. Voor de Nextcloud App-workflow haalt deze in aanmerking komende jobs op uit de App, leest de bronsystemen, schrijft bestanden naar Nextcloud en stuurt status en resultaten terug.
Business Intelligence en rapportage
De rapportagedatabase slaat discovery- en uitvoeringsgegevens op bestandsniveau op. Power BI gebruikt deze gegevens voor interactieve analyse, voortgangsrapportage en projectdocumentatie.
Reikwijdte en vereisten
Section titled “Reikwijdte en vereisten”SMART Migration richt zich op bestanden, metadata, versies en documentatie. Migratie van e-mail, agenda's, Teams-chats, Power Automate-flows, Power Apps en andere applicatielogica valt buiten de beschreven reikwijdte.
Bronmachtigingen worden niet gemigreerd. Toegangsrechten moeten afzonderlijk in Nextcloud worden geconfigureerd om de gemigreerde content te beschermen. De precieze dekking van metadata, versies, offload en automatisering moet worden afgestemd op de gekozen licentie, het migratietype en de technische configuratie.
Documentatie voor governance en compliance
De rapportages van SMART Migration ondersteunen de documentatie voor governance en compliance. De algehele compliance van de organisatie hangt daarnaast af van haar processen, toegangsbeheer, bewaarbeleid en bedrijfsvoering.
Zie ook