Functies

Bestandsmigratie naar Nextcloud

Inventariseren, selecteren, migreren en documenteren

Bronnen. Migreer bestanden van SharePoint Online, in SharePoint opgeslagen Teams-bestanden, OneDrive, SharePoint Server en bestandsshares naar Nextcloud Files.
Bestemmingstoewijzing. Wijs bibliotheken en mappen toe aan Nextcloud-teammappen of -gebruikersmappen, voeg bronnen samen en maak teammappen dynamisch aan. Ontdek OneDrives automatisch en wijs ze toe aan Nextcloud-gebruikersmappen, waarbij de toewijzingen vóór uitvoering worden gecontroleerd.
Versies en metadata. Behoud bestandsversies, tijdstempels, gebruikers en SharePoint-inchecknotities. Breng SharePoint-kolommen en metadata over met Nextcloud-tags of MetaVox, afhankelijk van de configuratie van de bestemming.
Metadatatransformatie. Gebruik directe toewijzing, lookups, samenvoeging, voorwaardelijke logica en conversie van gegevenstypen om bronmetadata aan te passen.
Terugkerende migratie. Breng nieuwe en gewijzigde bronbestanden over via terugkerende taken om een gefaseerde overgang te ondersteunen of een parallelle Nextcloud-bestandsomgeving te onderhouden.
Optionele SharePoint-URL-koppelingen. Vervang na de migratie de oorspronkelijke SharePoint-bestanden door kleine URL-koppelingen naar hun gemigreerde kopieën in Nextcloud, zodat de SharePoint-opslag kleiner wordt. Controleer de gemigreerde inhoud en de toegang tot de bestemming vóór de conversie. Het volgen van een koppeling verleent geen toegang.
Omgekeerde migratie. De ondersteunde migratiepaden omvatten ook Nextcloud naar SharePoint.

Nextcloud-vereisten en -beperkingen

App en server. De workflow van de Nextcloud-app vereist zowel de native Nextcloud-app als SMART Migration Server. De app beheert taken, voortgang en resultaten. De afzonderlijke Windows-toepassing leest bronnen, voert migraties uit en genereert rapporten; deze moet worden geïnstalleerd en met de app worden verbonden.
Toegangsrechten. Bronmachtigingen worden niet gemigreerd. Configureer toegangsrechten afzonderlijk in Nextcloud en controleer accounts en gebruikerstoewijzingen vóór uitvoering.
Bestandsbereik. Office-documenten, pdf's, afbeeldingen, video's, tekstbestanden en ZIP-archieven vallen binnen het bereik. OneNote vereist een afzonderlijke beoordeling. E-mail, agenda's en applicatieworkflows vallen buiten het bereik van de Nextcloud-bestandsmigratie.
Pilotvalidatie. Test representatieve bestanden, versies en metadata en valideer de toegang tot de bestemming voordat u opschaalt.

BI-discovery en migratiedocumentatie

Power BI van eerste analyse tot projectoverdracht

Discovery. Analyseer de bestandsinventaris op bron, bestandstype, opslagvolume, ouderdom, metadata en versiegeschiedenis om het migratiebereik te bepalen.
Uitvoering en controle. Verken de resultaten per taak en per bestand, controleer fouten en achterhaal wat er is verplaatst, waarheen en of dat is gelukt.
Blijvende documentatie. Bewaar het .pbix-rapport als vastlegging van de inventaris en de migratieresultaten. Na afronding werkt het onafhankelijk van SMART Migration, zonder dat de migratieserver actief hoeft te blijven.

SharePoint- en IDE-bewerkingen

De volgende secties beschrijven SharePoint-databewerkingen en platformintegraties. Verwijzingen naar lijsten, kolommen, inhoudstypen, Managed Metadata-GUID's en Microsoft 365-bewaarlabels hebben betrekking op de Microsoft-omgeving.

Itemgegevens zoeken en vervangen

Itemgegevens opschonen met behoud van auditgegevens

Zoek en vervang itemgegevens, met opties om de waarden van Modified en ModifiedBy te behouden en het aanmaken van nieuwe versies te voorkomen.

Selecteer items met criteria: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Stel het querybereik voor mappen in en neem desgewenst submappen op.
Werk itemkolommen bij met vaste waarden of gebruik berekeningen op basis van alle itemkolommen om dynamische waarden te genereren.
Pas bewaarlabels toe en wijs Lookup- en Managed Metadata-waarden toe op naam. De interne SharePoint-ID of -GUID wordt automatisch omgezet.
Gebruik opties om de waarden van Modified en ModifiedBy te behouden en het aanmaken van nieuwe versies te voorkomen.

Items taggen met Managed Metadata

Termen toewijzen met leesbare labels

Wijs Managed Metadata-waarden toe met labels of berekende termlabels. SMART Migration zet deze automatisch om naar de bijbehorende interne SharePoint-GUID.

Wijs Managed Metadata-kolommen toe met labels. De interne SharePoint-GUID wordt automatisch omgezet.
Gebruik berekeningen op basis van alle itemkolommen om het termlabel dynamisch te berekenen.
Gebruik auditopties om de waarden van Modified en ModifiedBy te behouden en het aanmaken van nieuwe versies te voorkomen.
Selecteer de te taggen items met criteria: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Stel het querybereik voor mappen in en neem desgewenst submappen op.

Items aanmaken of bijwerken op basis van andere lijsten en bibliotheken

Itemgegevens toewijzen, berekenen en synchroniseren

Maak items aan of werk ze bij met brongegevens uit andere SharePoint-lijsten en -bibliotheken, met directe kolomtoewijzing, berekende waarden en incrementele selectie.

Selecteer bronitems met criteria: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Gebruik incrementele selectie op basis van Modified, Created of aangepaste sleutels in elke lijst.
Stel het mapbereik in en neem desgewenst submappen op.
Wijs kolommen één-op-één toe of gebruik berekeningen op basis van alle kolommen van bronitems om dynamische waarden te genereren.
Wijs Lookup- en Managed Metadata-waarden toe met labels, die automatisch worden omgezet.
Gebruik opties om de waarden van Modified en ModifiedBy te behouden en het aanmaken van nieuwe versies te voorkomen.

Lijst- en bibliotheekitems verwijderen of naar de prullenbak verplaatsen

Items selecteren om te verwijderen of naar de prullenbak te verplaatsen

Selecteer items met criteria, mapbereik of invoer uit een andere lijst of een externe gegevensbron.

Selecteer bronitems met criteria: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Stel het mapbereik in en neem desgewenst submappen op.
Gebruik invoerselectie uit een andere lijst of een externe gegevensbron om te bepalen welke items moeten worden verwijderd of naar de prullenbak verplaatst.

Externe gegevens integreren met lijst- en bibliotheekitems

SharePoint-gegevens koppelen aan externe bronnen

Gebruik tweerichtingsintegratie met SQL Server, CSV, Access, ODBC en Excel.

Gebruik tweerichtingsintegratie met SQL Server, CSV, Access, ODBC en Excel.
Selecteer brongegevens met criteria: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Gebruik waar nodig onbewerkte, geparametriseerde SQL.

Inhoudstype van items wijzigen

Inhoudstypen toewijzen op label of via berekening

Stel het inhoudstype van een item in met het label ervan, of bereken het label of de GUID dynamisch op basis van kolomwaarden.

Stel het inhoudstype in met een label, zoals SpecialReport.
Gebruik berekeningen op basis van alle kolommen om het label of de GUID dynamisch te berekenen.
Selecteer items met criteria: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Gebruik opties om de waarden van Modified en ModifiedBy te behouden en het aanmaken van nieuwe versies te voorkomen.

Lege itemwaarden bijwerken na het toevoegen van nieuwe kolommen

Ontbrekende waarden vullen met relevante standaardwaarden

Vul lege waarden met vaste standaardwaarden of met berekeningen op basis van andere itemkolommen, inclusief Lookup- en Managed Metadata-labels.

Stel vaste waarden in of gebruik berekeningen op basis van andere itemkolommen om dynamische waarden te genereren.
Selecteer items met criteria: = <= >= <> Contains BeginsWith IN AND OR.
Lookup- en Managed Metadata-labels worden automatisch omgezet.
Gebruik opties om de waarden van Modified en ModifiedBy te behouden en het aanmaken van nieuwe versies te voorkomen.

Hoogtepunten

Lijsten aanmaken, mappen en transformeren

Nieuwe lijsten aanmaken op basis van bestaande gegevens. Gebruik Excel, CSV, SQL, ODBC of een andere SharePoint-lijst als bron. Gebruik bronkolommen als sjabloon, stel het inhoudstype in en voeg sitekolommen en aangepaste kolommen toe met dezelfde interne namen en titels als in de bron. Alle SharePoint-gegevenstypen worden ondersteund. Lookup-, Managed Metadata-, inhoudstype- en retentielabelwaarden worden automatisch op naam omgezet. Synchroniseer daarna de gegevens.
Een gegevensbron mappen naar een bestaande SharePoint-lijst. Bronnen zijn onder meer Excel, CSV, SQL, ODBC en andere SharePoint-lijsten. Alle SharePoint-gegevenstypen worden ondersteund. Lookup-, Managed Metadata- en inhoudstypewaarden worden automatisch omgezet aan de hand van het label of de naam. Synchroniseer daarna de gegevens.
Bestaande items bewerken, bijwerken en transformeren. Gebruik bestaande lijst- en bibliotheekgegevens om waarden te transformeren, ook complexe typen zoals Lookup en Managed Metadata. Wijzig inhoudstypen op basis van voorwaarden. Alle SharePoint-kolomtypen worden ondersteund, waarbij interne GUID's worden omgezet aan de hand van labels of namen. Bij updates kunnen Version, Modified en ModifiedBy in de meeste gevallen behouden blijven.
SharePoint-lijsten en -bibliotheken met meer dan 5.000 items opvragen. Gegevensbronnen uit SharePoint-lijsten en -bibliotheken zijn niet beperkt tot 5.000 items. Filters gebruiken geoptimaliseerde SharePoint CAML en ondersteunen operatoren zoals BeginsWith, Contains, IN en NOT IN. Query's kunnen alle mappen vanaf een geselecteerd niveau omvatten of binnen één map blijven.
SharePoint-lijstitems met bijlagen migreren. Wijs waarden tijdens de verwerking opnieuw toe en transformeer ze, inclusief het dynamisch toewijzen van verschillende inhoudstypen, Managed Metadata- en Lookup-waarden.
Opzoeklijsten aanmaken op basis van unieke waarden. Haal unieke items op uit een lijst of bibliotheek om een opzoeklijst aan te maken met één item per unieke waarde. Werk daarna de oorspronkelijke lijst bij met waarden uit bestaande kolommen om de lookup om te zetten.

Bulkacties, retentielabels en inhoudstypen

Items in bulk verwijderen of naar de prullenbak verplaatsen. Pas voorwaardelijk verwijderen of naar de prullenbak verplaatsen toe op items in lijsten en bibliotheken.
Microsoft 365-retentielabels op basis van voorwaarden toepassen of verwijderen. Om een retentielabel toe te wijzen, stelt u de kolom [Retention label] in op de naam van het label. Bij de update kunnen Version, Modified en ModifiedBy behouden blijven. Dit is een Microsoft 365-bewerking; hiermee wordt in Nextcloud geen gelijkwaardige handhaving van retentie ingericht.
Inhoudstypen op basis van voorwaarden toepassen of verwijderen. Om een inhoudstype toe te wijzen, stelt u de kolom [Content Type] in op de naam van het inhoudstype. Bij de update kunnen Version, Modified en ModifiedBy in de meeste gevallen behouden blijven.

Excelrapportage en database-integratie

Vooraf gedefinieerde Excel-rapporten vullen. Plaats gegevens in tabellen, bereiken of afzonderlijke cellen verspreid over meerdere werkbladen. Gebruik meerdere doorlopen om verschillende gebieden te vullen. Het rapport kan naar meerdere bestemmingen worden gekopieerd of per e-mail worden verzonden. Maak het Excel-bestand aan op basis van een sjabloon en geef de vernieuwde uitvoer dynamisch een naam.
Gegevens uit meerdere lijsten en bibliotheken combineren. Plaats itemgegevens op basis van voorwaarden in vooraf gedefinieerde Excel-rapporten en gebruik meerdere doorlopen om tabellen of afzonderlijke cellen te vullen voordat u het rapport verspreidt.
SharePoint-itemgegevens synchroniseren met databasetabellen. Combineer gegevens uit meerdere lijsten en bibliotheken, voer SQL-joins en andere SQL Server-bewerkingen uit en plaats de resultaten vervolgens in vooraf gedefinieerde Excel-rapporten of terug in SharePoint.

Inventarisatie, bestanden kopiëren en integratie met bedrijfsapplicaties

Inventarisatie van bestandsshares. Scan een bestandsshare en genereer een gedetailleerde dataset van mappen, bestanden en datavolumes. Bekijk een voorbeeld van de dataset en exporteer deze naar Excel, CSV, SQL Server of ODBC voor verdere analyse.
Inventarisatie van de sitecollectiehiërarchie. Scan een sitecollectie, of met For-Each-automatisering meerdere sitecollecties, en genereer een gedetailleerde dataset van lijsten, bibliotheken en aantallen items. Bekijk een voorbeeld van de dataset en exporteer deze naar Excel, CSV, SQL Server of ODBC voor verdere analyse.
Communiceren met bedrijfsapplicaties. Gebruik CSV, Excel, Access, SQL, ODBC, Power Automate en SharePoint-lijsten en -bibliotheken.
Bestanden kopiëren of synchroniseren. Kopieer of synchroniseer bestanden van SharePoint-documentbibliotheken naar bestandsshares, inclusief versiegeschiedenis, of tussen bestandsshares.

Automatisering, Power Automate en PowerShell

Processen automatiseren. Gebruik procesautomatisering en For-Each-lussen.
Onbeheerde uitvoering plannen. Plan taken en processen met de ingebouwde onbeheerde Job Server.
Microsoft Power Automate-flows uitvoeren. Roep flows aan met de HTTP Request-trigger. Geef een array met meerdere rijen en kolommen door, of één rij met waarden. Het vereiste JSON-argument wordt automatisch gegenereerd. Het aanroepen van bestaande flows is een integratiemogelijkheid; Power Automate-flows worden hiermee niet naar Nextcloud gemigreerd.
Ondersteunde gegevensbronnen als flowargumenten gebruiken. Bronnen zijn onder meer Excel, CSV, SharePoint-lijsten, SQL Server, Access en ODBC. SharePoint-bronnen kunnen on-premises omgevingen of een andere Microsoft 365-tenant omvatten. Langlopende flows kunnen worden uitgevoerd zonder time-out.
Flowresultaten verwerken. Een flow kan een tekenreeks, datum, numerieke waarde of JSON-array retourneren. Een geretourneerde JSON-array kan automatisch worden geserialiseerd en worden gebruikt als bron voor volgende taken, zoals het bijwerken van SharePoint on-premises, databases, CSV of Excel, of het aanroepen van een andere flow in dezelfde of een andere Microsoft 365-tenant.
PowerShell-code integreren en hosten. Voer geautomatiseerde, geparametriseerde PowerShell uit vóór of na andere taken, of binnen enkele of geneste For-Each-lussen.

Hoogwaardige bestandsmigratie en -synchronisatie naar SharePoint met automatisering

SMART Migration ondersteunt bestandsmigratie naar SharePoint, inclusief contentmapping en transformatie van metadata. Combineer migratiewerkzaamheden met de plannings- en procesautomatiseringsmogelijkheden van het platform, afhankelijk van de projectvereisten en de gekozen licentie. Deze SharePoint- en IDE-mogelijkheden staan los van de hierboven beschreven App-gebaseerde Nextcloud-workflow.

Zie ook