Beveiliging, privacy en gegevenseigendom

Uw gegevens blijven in Nextcloud

Jobs, Run-geschiedenis, Bestandsproblemen en sessielogs worden opgeslagen in de Nextcloud-database. Bestanden en rapporten zijn gewone bestanden in Nextcloud Files.

Geen toegang tot Microsoft 365

De app bevat geen Microsoft 365-inloggegevens en roept Microsoft 365 nooit aan. Alleen de SMART Migration-server in uw netwerk doet dat.

Beheerders en uw projectteam

De app staat in het app-menu van Nextcloud voor beheerders en voor de leden van de groepen die zij kiezen op het tabblad Instellingen; niemand anders kan de app openen.

Waar de app zijn gegevens bewaart

Jobdefinities, groepen, tags, Run-geschiedenis, Bestandsproblemen en sessielogs worden opgeslagen in de Nextcloud-database, in tabellen die de app aanmaakt via het standaard migratiemechanisme van Nextcloud. De app maakt geen verbinding met een andere database.
Gemigreerde bestanden worden weggeschreven naar Nextcloud Files, in de Teammap of de bestanden van de gebruiker die elke job opgeeft.
Rapporten en geëxporteerde logs zijn bestanden in de Teammap SMART Migration Reports, één map per run. Zie Rapporten en runmappen in Nextcloud Files
De rapportagedatabase achter het Power BI-rapport is een PostgreSQL-database die u zelf beheert, op een machine naar keuze. Zie SMART BI.pbix vernieuwen, uploaden en delen

De app heeft geen eigen account

De app draait binnen Nextcloud, maar nooit als een eigen Nextcloud-gebruiker en nooit met eigen rechten. Alles wat de app doet, gebeurt als het account dat erom vroeg.

Wie vraagt	Wat draait als wie
Een persoon in de app	Elke pagina en elke wijziging draait als het eigen Nextcloud-account van die persoon: een beheerder, of een lid van een groep die is gekozen onder Wie de app kan gebruiken.
De SMART Migration-server	Elke aanroep van de API van de app draait als het account waarmee de server zich aanmeldt. Het claimen van een job, het aanmaken van de runmap en het uploaden van de rapporten gebeuren als dat account.
Een migratie naar de bestanden van een gebruiker	Weggeschreven als die gebruiker, met een app-wachtwoord dat de app voor de run aanmaakt wanneer deze wordt geclaimd, versleuteld naar de SMART Migration-server stuurt en intrekt wanneer de run voorbij is — een beheerder kan niet in de bestanden van een andere gebruiker schrijven. Zie Het app-wachtwoord van de bestemmingsgebruiker
Achtergrondtaken van Nextcloud	Het uurlijkse bewaarschema draait binnen Nextcloud zonder enige gebruiker en raakt alleen de eigen gegevens van de app en de bijbehorende Teammap aan.

De SMART Migration-server heeft een beheerdersaccount nodig

Omdat de app de server geen rechten leent, werkt de server uitsluitend met de rechten van zijn eigen account. Voor het wegschrijven van de gemigreerde bestanden naar Teammappen, het aanmaken van de mappen die een job opgeeft en het uploaden van de rapporten is een Nextcloud-beheerdersaccount nodig. Met een gewoon account mislukt elke job die buiten de eigen bestanden van dat account schrijft.

Hoe de SMART Migration-server zich aanmeldt

De SMART Migration-server meldt zich bij Nextcloud aan met een Nextcloud-app-wachtwoord, via dezelfde HTTPS-verbinding als al het andere in Nextcloud. De app voegt geen eigen aanmeldings- of rechtenmodel toe: de API antwoordt dezelfde personen als de app — de beheerders en de leden van de groepen die zijn gekozen onder Wie de app kan gebruiken op het tabblad Instellingen — en weigert elk ander account, zodat geen enkele andere gebruiker via de API een job kan claimen, annuleren of wijzigen.

Gebruik een speciaal account voor de server en maak er een beheerdersaccount van: de server werkt uitsluitend met de rechten van dat account. De eigen login van een persoon is de verkeerde keuze: het account dat jobs claimt, wordt ook toegevoegd aan de Nextcloud-groep SMART Migration Reports, waarmee het toegang krijgt tot de rapportmap van elke run.
Maak het app-wachtwoord aan onder Instellingen → Beveiliging → Apparaten & sessies terwijl u bent aangemeld als dat account.
Trek het daar in om de server direct af te sluiten. Er wordt daarbij niets in de app gewijzigd of verwijderd.

De app communiceert nooit met Microsoft 365

De app roept Microsoft Graph, SharePoint of enige andere Microsoft 365-dienst nooit aan en slaat geen Microsoft 365-inloggegevens op. De Entra ID-app-registratie en het bijbehorende certificaat — of de NTLM-inloggegevens voor on-premises SharePoint — bevinden zich alleen op de SMART Migration-server, binnen uw eigen netwerk. Geen externe partij beschikt over inloggegevens voor uw omgeving.

Het enige uitgaande verzoek: AI Help

AI Help in het helppaneel is de enige functie van de app die iets buiten uw Nextcloud verstuurt. Deze roept de Claude API van Anthropic aan, en alleen wanneer aan twee voorwaarden is voldaan: AI Help is ingeschakeld onder Instellingen → AI Help, en de beheerder die de vraag stelt, heeft het toestemmingsvakje in het helppaneel aangevinkt.

Verzonden aan Claude	Nooit verzonden
De getypte vraag, en de recente vragen en antwoorden uit hetzelfde gesprek	Jobdefinities, Run-geschiedenis, Bestandsproblemen
Pagina's van deze handleiding die bij de vraag passen	Bestandsnamen, bestandsinhoud, rapporten
	De licentiesleutel, gebruikersnamen en alle andere Nextcloud-gegevens

Lees meer in Helppaneel en AI Help

SharePoint-rechten worden niet gemigreerd

SMART Migration neemt SharePoint-rechten of toegangsrechten niet mee naar Nextcloud: de twee systemen gebruiken verschillende rechtenmodellen. Wie de gemigreerde inhoud mag openen, wordt in Nextcloud bepaald — door de leden van elke Teammap en de groepen waar zij vandaan komen, bijvoorbeeld uit LDAP, Keycloak of de eigen groepen van Nextcloud. Plan dit als onderdeel van het bestemmingsontwerp; zie Bestemmingen

Een registratie die u kunt bewaren

Elke run van elke job laat een rij achter in de Run-geschiedenis, met een momentopname van de configuratie van de job zoals die was bij de start van de run, de aantallen, het resultaat en de meldingen, en het rapport en de log in Nextcloud Files. De rijen blijven bestaan totdat een beheerder ze verwijdert, zodat ze jaren later nog steeds kunnen aantonen waar een bestand vandaan kwam. Zie Run-geschiedenis

Zie ook