Business intelligence met Power BI

Business intelligence

Power BI: weet precies wat u hebt — elk gevonden bestand, wat er is gemigreerd, wanneer, en waar het nu in Nextcloud staat.

Eén rapport voor vóór, tijdens en na de migratie

Voordat u migreert

Bepaal de omvang en het budget van het werk op basis van wat er werkelijk is: hoeveel, hoe oud, hoe diep, en hoeveel ervan al jaren door niemand is geopend — inclusief de content die helemaal niet gemigreerd hoeft te worden.

Tijdens de uitvoering

Voortgang die een stuurgroep kan lezen, in plaats van een console die alleen degene begrijpt die de migratie uitvoert: welke waves zijn afgerond, welk volume is gemigreerd en waarover vóór de volgende wave een beslissing nodig is.

Bij de afsluiting

Het overdrachtsdocument: wat er is gemigreerd, waarvandaan, wanneer, en wat bewust is achtergelaten — en jaren later het antwoord op de vraag waar een bestand vandaan kwam.

Voor een blijvende kopie die door een terugkerende job wordt bijgehouden, is het rapport ook het bewijs van wanneer elke beschermde set voor het laatst is vernieuwd. Zie Digitale operationele weerbaarheid (DORA)

Wat het rapport laat zien

Planning: sites en documentbibliotheken, OneDrives en bestandsshares; bestandsvolumes, leeftijd en activiteit, bestandstypen, versiegeschiedenis en opslag.
Metadata: bewaar- en gevoeligheidslabels, inhoudstypen, datums, auteurs — en elke metadatakolom van elke SharePoint-bibliotheek, verzameld op één plek. Op alles kan worden gefilterd.
Monitoring: jobstatus, migratievoortgang, de status van elk bestand, doorvoer, fouten en uitzonderingen, en de corrigerende acties die ze vereisen.
Documentatie: een volledige inventaris van de bestanden, hun bron en bestemming, het migratieresultaat, metadata en versie-informatie, de geslaagde en de mislukte migraties, en een zoekfunctie voor bestanden — waar is dit bestand naartoe gegaan?

Het rapport houdt rekening met versies: het telt het volledige versievolume van SharePoint-bestanden, niet alleen de huidige bestandsgrootte. Dat maakt het een betrouwbaardere basis voor het dimensioneren van de migratie, het schatten van de duur en het plannen van de opslag op de bestemming.

Meer lezen: Een rondleiding door het SMART BI-rapport

Elk bestand één keer, met zijn status

Het rapport is niet alleen een weergave van wat Discovery heeft gevonden: het is de status van elk bestand. Een bestand dat door Discovery is gevonden, staat vermeld als Discovery Report; een Testmigratie zet dezelfde rij op Test Migration, en een migratie die het bestand verplaatst op Migration, met de plaats waar het naartoe is gegaan. Elk bestand staat één keer in het rapport — of het nu uit SharePoint, OneDrive of bestandsshares komt — zodat het laat zien hoe ver de migratie is gevorderd, welke bestanden nog moeten volgen en waar elk gemigreerd bestand terecht is gekomen. Een gemigreerd bestand dat volgens een latere Discovery is gewijzigd, gaat terug naar Discovery Report.

De rij van elk bestand verwijst naar de run die het heeft verwerkt: klikken op de Job link opent de SMART Migration-app op die run.

Meer lezen: Volg elk bestand van discovery tot migratie

Van het rapport naar een job

In het rapport wordt ook een selectie van bestanden gemaakt: filter het tot de bestanden die u wilt en geef ze vervolgens aan een job.

Manier	Hoe de bestanden de job bereiken	Actueel gehouden
Bestandslijst-CSV	Vanuit het rapport geëxporteerd naar een CSV-bestand in Nextcloud Files; de job migreert de bestanden op de lijst	Nee: de lijst ligt vast op het moment van exporteren, maximaal 30.000 bestanden per export
Dynamische BI-gegevensquery — in ontwikkeling	Een DAX-query die vanuit het rapport is vastgelegd, of een SQL WHERE-component, die SMART Migration bij elke run op de BI-gegevens toepast	Ja: elke run neemt de bestanden die op dat moment voldoen

Een incrementele Discovery houdt de BI-gegevens — en daarmee het rapport en de query — elke nacht gelijk met de documenten: zie Incrementele runs: alleen de bestanden die sinds de laatste run zijn gewijzigd

Meer lezen: Een lijst met bestanden uit een CSV-bestand migreren · Bestanden kiezen met een Power BI- of SQL-query

Run-geschiedenis bepaalt wat het rapport bevat

Het rapport bevat de runs die in Run-geschiedenis staan. De resultaten van elke run worden in de rapportagedatabase bewaard; als u een rij in Run-geschiedenis verwijdert, worden de gegevens van die run ook uit de rapportagedatabase gewist, voordat de rij definitief wordt verwijderd. Een bestand hoort bij de run die het als laatste heeft gerapporteerd, dus een latere run die het bestand gewijzigd aantrof, houdt het in het rapport: het verwijderen van de eerdere run wist alleen de bestanden die geen latere run heeft overgenomen — zie Run-geschiedenis. Elke run draagt de groep van zijn job, zodat het rapport de migratie wave voor wave kan tonen. De titel, beschrijving, tags en groep van een run die in Run-geschiedenis zijn gewijzigd, worden bij de volgende controle van SMART Migration ook in de rapportagedatabase weggeschreven.

Een wijziging bereikt het rapport pas wanneer SMART BI.pbix wordt vernieuwd: zowel gegevens die door nieuwe runs zijn toegevoegd als gegevens die door verwijderde rijen zijn weggehaald. Zie SMART BI.pbix vernieuwen, uploaden en delen

Houd de gegevensset beperkt en relevant

Omdat Run-geschiedenis de gegevensbasis van het rapport is, houdt u het rapport relevant door Run-geschiedenis relevant te houden. Om iets uit de rapporten te halen, verwijdert u de rijen in Run-geschiedenis die het bevatten:

een proefrun op een bibliotheek waarmee u alleen aan het testen was,
een Discovery van een bibliotheek die buiten de scope bleek te vallen,
een oudere run van dezelfde job die door een nieuwere wordt vervangen, of die niets toevoegt,
dubbele runs — het filter Duplicaten op het tabblad Run-geschiedenis vindt ze.

Niet voor een incrementele job — een job waarbij Incrementeel (alleen bestanden die sinds de laatste geslaagde run zijn gewijzigd) is ingeschakeld: elk van zijn runs bevat alleen de wijzigingen sinds de vorige, dus geen nieuwere run vervangt een oudere. Bewaar ze allemaal. Zie Incrementele runs: alleen de bestanden die sinds de laatste run zijn gewijzigd

Een run archiveren is niet hetzelfde: een gearchiveerde run wordt alleen buiten het dagelijkse werk opgeborgen, en de gegevens ervan blijven in het rapport. Maak de runs vast die moeten blijven, zoals het verslag van een goedgekeurde wave, zodat ze niet per ongeluk worden verwijderd.

Belangrijk

Het Dashboard toont de staat van de BI-gegevens: zolang SMART Migration nog verwijderde runs moet wissen, wordt de markering bij de kop Power BI van het Dashboard rood en geeft aan hoeveel het er zijn, en een oranje markering ernaast geeft aan hoeveel gewijzigde runs nog moeten worden bijgewerkt; zodra beide zijn verwerkt, is de markering groen Bijgewerkt — vernieuw dan het rapport.

Zie Run-geschiedenis

De rapportagedatabase

De rapportagedatabase is PostgreSQL 18.3 of nieuwer: gratis en open source, zonder opslaglimiet en zonder licentiekosten op een willekeurig aantal cores, en ongeveer twee keer zo snel als SQL Server voor de query's die Power BI uitvoert. Het installatieprogramma van SMART Migration richt deze standaard in.

SMART Migration schrijft de BI-gegevens er in realtime in weg, terwijl elke Discovery- en Migratie-run loopt. Een vernieuwing van SMART BI.pbix wordt uitgevoerd op de pc waarop het rapport staat en neemt over wat de database op dat moment bevat: iedereen van wie de pc verbinding heeft met de database, kan het vernieuwen — zie SMART BI.pbix vernieuwen, uploaden en delen

Microsoft SQL Server wordt niet ondersteund voor het rapport van de app

Met de Nextcloud-app en het bijbehorende Power BI-rapport worden de rapportagegegevens uitsluitend in PostgreSQL bewaard; Microsoft SQL Server, inclusief Azure SQL, wordt hiervoor niet ondersteund. SQL Server kan de BI-gegevens alleen bevatten in eigen opstellingen, zonder het rapport van de app. Zie Hoe SMART Migration wordt geïnstalleerd: de repository en de BI-database

De database kan draaien op de SMART Migration-server zelf, op een andere machine die de server kan bereiken, of als gehoste dienst. Voor tientallen miljoenen bestanden is het een eigen server, daarop gedimensioneerd — en dat geldt ook voor de computer die het rapport vernieuwt: zie De servers dimensioneren voor een grote migratie

De tabellen zijn gewone tabellen, gemodelleerd voor rapportage, zodat elke BI-tool ze rechtstreeks kan lezen — waaronder Tableau, Qlik, Looker of Excel. Het meegeleverde rapport is een vliegende start, geen vereiste.

Power BI: een gratis programma en een optionele betaalde portal

SMART BI.pbix is een Power BI-bestand en het opent in beide vormen van Power BI:

Power BI Desktop — gratis voor iedereen

Een Windows-programma dat Microsoft gratis weggeeft: er hoeft geen licentie te worden gekocht en er is geen abonnement nodig om het rapport te openen en te vernieuwen. Hiervoor is het rapport gemaakt, en het is alles wat de meeste projecten nodig hebben.

De Power BI-service — optioneel, tegen licentiekosten

De onlineportal van Microsoft voor het publiceren van rapporten binnen een organisatie. Publiceer het rapport daar vanuit Power BI Desktop alleen als u wilt dat het in de browser wordt gelezen en volgens een schema wordt vernieuwd — onder uw eigen betaalde Power BI-licenties. Niets in SMART Migration heeft het nodig.

Gratis voor iedereen

Power BI Desktop is gratis, voor iedereen. Iedereen kan het bij Microsoft downloaden en SMART BI.pbix kosteloos openen — het projectteam, managers, auditors, de eigenaren van elke bibliotheek, een partner of een klant. Het rapport kan daarom als bestand worden gedeeld, per mail of in een Teammap, en worden geopend door wie het ontvangt, zonder dat er een licentie hoeft te worden gekocht.

Alleen voor de Power BI-service — de portal van Microsoft voor het publiceren van rapporten binnen een organisatie — gelden licentiekosten. Daar publiceren is optioneel.

Nextcloud heeft geen viewer voor Power BI, dus het rapport wordt vanaf het Dashboard gedownload en geopend in Power BI Desktop, of door uw organisatie gepubliceerd in de Power BI-service. Het onderdeel Business Intelligence van het Dashboard, dat het rapport uitlegt, is verborgen totdat u erom vraagt: Architectuur naast Power BI toont het. Nog nooit Power BI gebruikt? „Power BI voor beginners” legt het vanaf het begin uit.

Meer lezen: Power BI voor beginners

Een op zichzelf staand bestand: de documentatie van het project

Een vernieuwing kopieert de gegevens uit de rapportagedatabase naar het bestand, en vanaf dat moment draagt het bestand ze mee: het opent overal, zonder de database, de server of de app — zoals het tabblad Aan de slag laat zien. Elke kopie bewaart de gegevens van het moment waarop ze is vernieuwd, waardoor het opgeslagen bestand de documentatie van het project op die datum is: bewaar bij elke mijlpaal een kopie, met de vernieuwingsdatum in de naam, en de laatste is het overdrachtsdocument wanneer het project wordt afgesloten.

Meer lezen: SMART BI.pbix vernieuwen, uploaden en delen

Aan te passen naar uw wens

Het rapport is open: verwijder de visuals die u niet nodig hebt, voeg uw eigen visuals, pagina's en metingen toe en geef het uw eigen uitstraling.

Meer lezen: Het SMART BI-rapport aanpassen aan uw behoeften

Zie ook