SMART Offload — Veelgestelde vragen
Section titled “SMART Offload — Veelgestelde vragen”SHAREPOINT OFFLOAD NAAR AZURE BLOB STORAGE
Verminder het opslagverbruik in SharePoint terwijl documentproxy's, metadata en de bibliotheekstructuur zichtbaar blijven in Teams en SharePoint. Deze vragen behandelen de configuratie, de gebruikerservaring, de herstelmogelijkheden en de licenties.
Configuratie en inhoudsselectie
Section titled “Configuratie en inhoudsselectie”Moet IT de bron en het doel van de offload configureren?
Ja. Het configureren van de SharePoint-bronomgeving, het Azure Blob Storage-doelaccount en de criteria voor inhoudsselectie is een taak voor IT-beheer. IT beheert de infrastructuur, legt het offloadbeleid vast en bepaalt de uitvoering. Eindgebruikers hoeven de jobs niet te configureren.
Selecteer voor een offload van volledige bestanden inhoud die zelden wordt geraadpleegd, zoals documenten van afgeronde projecten en inactieve records die in aanmerking komen voor offload. Veelgebruikte bestanden kunnen doorgaans beter actief in SharePoint blijven, omdat voor toegang tot geoffloade binaire inhoud een herstel nodig is.
U kunt ook de huidige versie in SharePoint behouden en alleen historische versies offloaden.
De ervaring voor eindgebruikers
Section titled “De ervaring voor eindgebruikers”Blijven gebruikers werken via Teams en SharePoint?
Ja. Geoffloade items blijven via kleine proxy's zichtbaar in de bestaande documentbibliotheek. Gebruikers kunnen door de vertrouwde mappen bladeren en de behouden metadatakolommen bekijken in Teams en SharePoint.
Bij een offload van volledige bestanden wordt de oorspronkelijke binaire inhoud opgeslagen in Azure Blob Storage. Een document zoals myfile.docx wordt vertegenwoordigd door een proxy met de naam myfile.docx.url. Wanneer u de proxy opent, wordt het geconfigureerde proces voor een herstelaanvraag gestart in plaats van dat het oorspronkelijke document direct wordt geopend.
De resterende opslagruimte in SharePoint hangt af van de metadata, het aantal versies en de vraag of het huidige binaire bestand behouden blijft.
Kunnen gebruikers geoffloade documenten nog steeds vinden?
Gebruikers behouden de mappenstructuur, de zichtbare proxynamen en de metadata om te bladeren en te filteren. Zoeken kan gebruikmaken van behouden informatie wanneer de betreffende velden geïndexeerd en doorzoekbaar zijn.
Vindbaarheid op basis van metadata en zoeken in de volledige tekst van de inhoud zijn niet hetzelfde. Binaire inhoud die alleen in Azure Blob Storage staat, is niet automatisch beschikbaar voor de inhoudsindexering van SharePoint. Als de huidige documentversie in SharePoint blijft, blijft die actieve inhoud beschikbaar voor de normale indexering.
Bestanden herstellen
Section titled “Bestanden herstellen”Moet een gebruiker IT vragen om bestanden te herstellen?
In de standaardopzet wel. IT voert via SMART Migration een herstel-job uit en selecteert daarbij de inhoud en het doel. Bestanden kunnen worden hersteld naar hun oorspronkelijke locatie, naar een ander ondersteund SharePoint-doel of naar een bestandsshare.
De herstelconfiguratie is eenvoudig. De doorlooptijd hangt af van het volume, de infrastructuur en de Azure-opslaglaag. Inhoud in de Archive-laag moet eerst worden gerehydrateerd voordat deze kan worden opgehaald.
Is er een selfservice-optie voor herstel beschikbaar?
Ja. De .url-proxy kan verwijzen naar een Power App en argumenten doorgeven die de gegevens vooraf invullen die nodig zijn om een herstel-job aan te maken.
myfile.docx → myfile.docx.url → Power App → Herstel-job
De broncode van de Power App wordt meegeleverd, zodat de klant de interface en de workflow kan aanpassen aan zijn eisen. Dit is een configureerbare aanpak voor herstelaanvragen; het is niet automatisch een ingebouwde opdracht ‘Bestand herstellen’ in het bestandsmenu van SharePoint.
IT moet de beheerscontrole over herstelrechten, de keuze van het doel en de uitvoering behouden. Aanvragen van gebruikers kunnen worden opgenomen in het goedkeuringsproces van de organisatie.
Hoe de aanpak de acceptatie ondersteunt
Section titled “Hoe de aanpak de acceptatie ondersteunt”Wat is er anders aan de gebruikersinterface?
SMART Offload behoudt zichtbare documentproxy's en metadata in de bestaande Teams- en SharePoint-omgeving. Gebruikers kunnen inhoud vinden via vertrouwde bibliotheken en mappen in plaats van uitsluitend te moeten vertrouwen op een aparte archiefinterface.
Deze continuïteit kan de inspanning voor verandermanagement verminderen. Gebruikers moeten nog steeds begrijpen wat de proxybestanden zijn, hoe het proces voor herstelaanvragen werkt en wat het verschil is tussen zoeken op metadata en zoeken in de inhoud van geoffloade documenten.
Licenties en toegang tot opgeslagen inhoud
Section titled “Licenties en toegang tot opgeslagen inhoud”Moet de klant voor onbepaalde tijd een betaald abonnement aanhouden?
Nee. Voor het uitvoeren van offloadbewerkingen is een betaalde SMART Offload-licentie vereist. Voor de herstelfunctionaliteit worden geen MigrateDMS-licentiekosten in rekening gebracht, ongeacht wanneer of hoe vaak inhoud wordt hersteld.
Een doorlopende betaalde licentie is vereist als de klant nieuwe bestanden of historische versies die in aanmerking komen wil blijven offloaden. Kosten voor Azure-opslag, ophalen, transacties en gegevensoverdracht staan los van de MigrateDMS-licentie.
Is de geoffloade inhoud vastgelegd in een gesloten, propriëtair formaat?
De indeling in Azure Blob Storage is transparant en is niet afhankelijk van een propriëtair, ondoorzichtig opslagformaat. De ontwikkelaars van de klant of een derde partij kunnen met de opgeslagen inhoud en de bijbehorende verwijzingen een alternatief proces voor ophalen of herstellen bouwen.
Voor het opnieuw opbouwen van het volledige SharePoint-item, de metadata en de versiegeschiedenis zijn de betreffende mappinggegevens en een goed geïmplementeerde herstelworkflow nodig.
Belangrijke beperkingen
Section titled “Belangrijke beperkingen”Vertrouwelijkheidslabels, bewaarlabels en Purview-versleuteling
De hier beschreven SMART Offload-workflow ondersteunt het behouden van vertrouwelijkheidslabels of bewaarlabels tijdens de offload niet. Als u deze bestanden toch door het proces haalt, kunnen de labels verloren gaan. Bestanden die zijn versleuteld met Microsoft Purview vallen eveneens buiten het ondersteunde bereik van deze workflow.
Sluit de betreffende inhoud uit van de offload en bepaal vóór de uitvoering hoe deze moet worden behandeld. Dit zijn beperkingen van de beschreven SMART Offload-workflow, geen algemene uitspraak over Azure Blob Storage.
Houd inhoud zichtbaar. Beheer de offload centraal. Herstel bestanden wanneer ze nodig zijn.
Zie ook